Antworten zur Implementierung eines Marketingplanungstools
In meiner Funktion als Business Consultant für Marketing und Vertrieb erhalte ich von Interessenten immer wieder ähnliche Fragestellungen im Bezug auf unsere Softwaresuite zur Marketing- und Vertriebsplanung.
Darum ein kleiner interessanter Auszug aus Fragen und (kurzen) Antworten meinerseits:
Wie intensiv werden Sie bei der eigentlichen Implementierung des Tools in der Regel um Unterstützung gebeten?
Das Tool ist für große und sehr große Unternehmen konzipiert. D.h. dass es fast immer Anpassungen und Schnittstellen gibt, die immer mit Hilfe und in Zusammenarbeit mit der Kunden-IT durchgeführt werden. Auch und gerade für das erfolgskritische Projektmarketing wird auf unsere Erfahrungen zurückgegriffen. Für einen spezialisierten Softwaredienstleister ist die Implementierung tägliches Brot, während der Kunde in der Regel erstmalig ein so umfassendes zentrales Planungsinstrument im Marketing einführt.
Was sind häufige Gründe für die Implementierung eines Marketingplanungstools?
- Aufwandsreduzierung, Kosteneinsparung, Vereinfachung, Unzufriedenheit mit dem Status Quo, etc.
- Verbesserung der individuellen Marketing Performance im operativen Tun
- Mehr Effizienz in der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Töchter und Organisationen
- Besseres Management-Reporting und somit mehr Transparenz in den unterschiedlichen Organisationseinheiten
- Größere Transparenz bezüglich individueller Auslastungen und Leistungen
Erachten Sie die Verwendung von Erfolgsmodellen des Change Management für sinnvoll?
Ja, das ist sehr sinnvoll. Es reicht nicht aus, ein technisch brillantes Softwaretool abzuliefern. Speziell in dezentralen Unternehmen schafft man Akzeptanz durch Methoden des CM. Requirement-Engineering, Stakeholder (Betroffene zu Beteiligten machen), Projektpromotion, Kommunikation des Fortschritts und der Erfolge.
Inwiefern ist der Schwierigkeitsgrad einer Implementierung abhängig von der Komplexität der Rahmenbedingungen? (Anzahl an Betroffenen, Internationalität, etc.)
Die Schwierigkeit hat auch zu tun mit der Prozessreife im Unternehmen. D.h. wie stark im Unternehmen oder in der Abteilung in Prozessen gedacht und gearbeitet wird. Hierzu Bedarf es u. a. Prozessverantwortliche, Prozessdokumentationen, Zuständigkeiten und gute, bereichsübergreifende Kommunikation. Während die eine Abteilung noch komplett auf Zuruf sehr unorganisiert arbeitet, hat ein anderes Unternehmen bereits Erfahrungen im softwaregestützten Arbeiten. Zwar noch nicht durchgängig, mindestens aber mit verschiedenen Excelsheets.
Wann ist die Schaffung einer Projektgruppe sinnvoll?
Immer. Denn nur dadurch kann den Implikationen eines solchen Vorhabens entsprochen werden. Die Größe und Zusammensetzung einer Projektgruppe hängt dabei immer vom Charakter des Projekts ab. Soll/muss z.B. ein Pilotprojekt zunächst eher „unter dem Radar“ laufen, darf auch eine Projektgruppe nicht zu groß sein. Muss hingegen z.B. aus politischen/organisatorischen Gründen dem Thema Gewicht verliehen werden, so ist eine größere Gruppe unabdingbar.
Wann ist die Erstellung eines verbindlichen Zeitplans sinnvoll?
Immer. Nur dadurch entsteht Vertrauen und bei Einhaltung des Zeitplans die sehr wichtige Verlässlichkeit. Auch wenn schon sehr frühzeitig zu erkennen ist, dass alle Bedürfnisse nicht im ersten Wurf berücksichtigt werden können, benötigen alle Beteiligten einen Ausblick.
Empfehlen Sie eine Analyse der internen/externen Rahmenbedingungen vor der Implementierung? (Stakeholder, Risiken, etc.)
Dies hängt sehr stark davon ab, ob und wie „reif“ ein Unternehmen für die Implementierung und Einführung ist. Wird schon bei frühen Gesprächen eine solche Notwendigkeit identifiziert, wird von uns eine entsprechende Beratung angeboten. Seitens Kunden wird die Notwendigkeit einer solchen vorherigen Analysephase immer häufiger erkannt.
Wie wichtig schätzen Sie folgende Faktoren bei derartigen Veränderungsvorhaben ein …?
- eine klare Vision
- Schaffung eines Bewusstseins über die Notwendigkeit des Wandels
- Motivation
- Glaubwürdigkeit & Vertrauen
- Veränderungs-Controlling
Konsequenz, Glaubwürdigkeit und Vertrauen sind sehr wichtig. Auch den tatsächlichen Nutzen glaubwürdig vermitteln zu können ist sehr wichtig. Denn nur wenn der Nutzen erkannt wird, wird ein System auch aktiv und mit Freude genutzt.
In welcher Phase der Implementierung sollten Führung & Vision besonders verstärkt werden?
Hauptsächlich zum Projektstart ist es wichtig Vorstellungen und Visionen sehr klar zu kommunizieren. Dadurch vermeiden Sie mögliche Vorurteile und bauen Erwartungshaltungen richtig auf. Ebenso ist es wichtig, kurz vor Fertigstellung über das Ergebnis, das man „in Händen“ halten wird präzise und richtig zu berichten. Ein solches Vorhaben können Sie auch eher als einen längeren Weg als ein einmaliges kurzes Projekt verstanden werden. D.h. Sie sollten diesen Weg kontinuierlich und nachhaltig beschreiten und konsequent den Nutzerkreis ausbauen.
Wie wichtig schätzen Sie das Thema Kommunikation bei der Implementierung ein?
Eine gute Kommunikation ist in der Praxis einer der erfolgskritischen Faktoren. Die wenigsten Abteilungen (vor allem zentrale Abteilungen) können und wollen ernsthaft mit den Märkten/Regionen sprechen. Hier ist sehr häufig der „interne Dienstleistungsgedanke“ noch nicht vollständig ausgeprägt.
Welche Instrumente der Kommunikation erachten Sie für sinnvoll? (Aushänge, Intranetseiten, Artikel in Mitarbeiterzeitungen, E-Mail, Informationsveranstaltungen, Teamrunden und Mitarbeitergespräche, etc.)
All das und vor allem durch echtes Involvement der Protagonisten. D.h. jeder relevante Stakeholder muss sehr einfach Feedback geben können, beispielsweise über einfache und kurze Formulare.
In welcher Phase der Implementierung sollte die Kommunikation besonders verstärkt werden?
Ganz zu Beginn, wenn es darum geht Erwartungshaltungen aufzubauen und das Vorhaben von Beginn an im rechten Licht erscheinen zu lassen. Je nach Größe des Projekts kann es ein richtiges, begleitendes Kommunikationskonzept dazu geben.
Bis zu welchem Maße ist eine Beteiligung sinnvoll?
Zu viel Beteiligung aller möglichen Abteilungen weckt in der Tat viele Erwartungshaltungen, welche im Zweifel zu Enttäuschungen führen können. In der Regel muss dies –vom Kunden- im Einzelfall entschieden werden, da nur der Kunde die Organisation und die wichtigen Spieler kennt.
In welcher Phase der Implementierung sollte die Beteiligung besonders verstärkt werden?
Ganz zu Beginn, wenn es darum geht Wünsche abzufragen und Key-User aus Key-Märkten zu involvieren.
Wie entscheidend ist die Qualifizierung für eine erfolgreiche Implementierung explizit von Marketingplanungstools?
Die reine technische Ausgestaltung wird häufig sehr überbewertet. Einfacherweise werden jedoch sehr häufig von Kunden statische Featurelisten gegenübergelegt. Unterm Strich ist die Auswahl eines Marktingplanungstools exakt identisch mit der Auswahl von anderer Business-Standardsoftware. Heutzutage ist die Software selbst der Reinheitsfaktor, Projekte gelingen oder scheitern aufgrund anderer Faktoren, nicht aufgrund der Software selbst.
Inwiefern sollten Mitarbeiter bei der Implementierung eines Marketingplanungstools qualifiziert werden? (Dokumentationen, Seminare, Workshops und Trainings, etc.)
Die Abbildung der Organisationen, Strukturen und deren fachlichen Bedeutung sollte in der Tat mithilfe eines Trainings geschehen. Dies kann auch das einfachste System nicht leisten. Wer und wie die Multiplikatoren geschult werden, hängt auch wiederum von Fall zu Fall ab.
In welcher Phase der Implementierung sollte die Qualifizierung besonders verstärkt werden?
Spätestens in einer Preview-Phase eines Pilotprojekts, da dann ggf. Abteilungen Feedback geben und spätere Nutzer als Multiplikatoren unterrichten sollen. Es soll Neugier und Lust auf das Thema erzeugt werden.
Welche Arten von Hindernissen treten häufig auf? (formale Restriktionen, Widerstand, Management Entscheidungen, externe Ereignisse, etc.)
Ganz zu Beginn, wenn es darum geht Wünsche abzufragen und wenn es darum geht Key-User aus Key-Märkten zu involvieren.
Inwiefern sollten Mitarbeiter bei der Implementierung eines Marketingplanungstools qualifiziert werden? (Dokumentationen, Seminare, Workshops und Trainings, etc.)
Die Abbildung der Organisationen, Strukturen und deren fachlichen Bedeutung sollte in der Tat mithilfe eines Trainings geschehen. Dies kann auch das einfachste System nicht leisten. Wer und wie die Multiplikatoren geschult werden, hängt auch wiederum von Fall zu Fall ab.
In welcher Phase der Implementierung sollte die Qualifizierung besonders verstärkt werden?
Spätestens in einer Preview-Phase eines Pilotprojekts, da dann ggf. Abteilungen Feedback geben und spätere Nutzer als Multiplikatoren unterrichten sollen. Es soll Neugier und Lust auf das Thema erzeugt werden.
Welchen der genannten Erfolgsfaktoren (Führung & Vision, Kommunikation, Beteiligung, Qualifizierung) erachten Sie als am wichtigsten?
Ganz klar Kommunikation. Damit kann man viel gewinnen, aber auch sehr viel verlieren.
Ich hoffe, ich konnte Ihnen ein paar Anregungen zum Thema Implementierung eines Marketingplanungstools geben. Geben Sie mir gerne Feedback in den Kommentarfeldern.
In unserer Praxis treten oft Mißverständnisse auf, weil die Beteiligten eine völlig unterschiedliche Sprache sprechen, aber dennoch das Gleiche meinen. Durch eine unterschiedliche Ausbildung werden oft Begriffe geprägt, die fachspezifisch sind.
Das ist zum Beispiel der Begriff der Kampagne. Der Begriff ist in vielen Punkten identisch mit dem Begriff Projekt. Ich weiss, es ist nicht komplett dasselbe, aber häufig hilft es in Diskussionen zunächst auf die Gemeinsamkeiten zu achten und nicht auf die Unterschiede.
ja, gute Kommunikation ist nie schädlich. Besonders in Projekten nicht, wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten dürfen oder müssen.
Das wird bei der Einführung von Warenwirtschaftssystemem nicht anders sein. Es gibt ja auch -je nach Situation- zwischen ERP und Marketing Planung eine sehr enge Verbindung. Manchmal deckt sich das Ganze sogar. z.B. wenn die Logistiksteuerung und Absatzplanung direkt von den Marketingaktivitäten abhängt.
Vielen Dank für den Artikel – ich finde ihn sehr interessant. besonders Kommunikation ist ein Thema, bei dem viel schief gehen kann – ich halte es für sehr sinnvoll, das dies mehrmals angesprochen wird.