Prozesscontrolling  ist ein Thema, das im Rahmen des Business Process Management (BPM) aktuell im Fokus steht. Der Prozessgedanke hat sich mittlerweile in vielen Unternehmen etabliert und wird dort auch aktiv getrieben.

Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung reicht es nicht sich seinen Prozessen bewusst zu sein und diese zu leben. Man muss auch stets auf äußere Einflüsse und sich ändernde Bedingungen reagieren können. Um aktiv Veränderungen in Prozessen zu treiben ist es daher essentiell die eigenen Prozesse zu messen, um Änderungsmaßnahmen zu überwachen und ggf. eingreifen zu können.

Für kleinere Projekte mit einem geringen Projektumfang ist Excel in Unternehmen eine einfache und praktische Planungshilfe.

Um komplexe Kampagnen im Marketing zu planen, trifft man als Anwender häufig auf verschiedene Hindernisse. Man kann schon sagen, dass je größer eine Firma ist, die Überschaubarkeit und Transparenz beim Arbeiten mit Excel-Sheets extrem absinkt. Als Tochterfirma bzw. weiterer Standort ist man zwar in der Lage mit den Marketing-Vorgaben der Zentrale zu arbeiten, aber leider fehlen jegliche Informationen über regionale Adaptionen der anderen Standorte.  Weil jeder Standort seine eigenen Anpassungen vornimmt, ist die Aktualität des verwendeten Excel-Sheets nicht gegeben, da Excel nicht über eine Synchronisationsfunktion verfügt, bei der Änderungen und Arbeiten an der jeweiligen Datei sofort in Echtzeit übernommen werden können, ohne dass ein anderer Bearbeiter behindert wird.

Moderne IT-Systeme eines Unternehmens bauen auf komplexe Datenquellen- und Umwandlungsprozesse, welche nur mit sorgfältiger Planung und Entwicklungsmethoden zum Erfolg führen. Häufig müssen Daten zwischen verschiedenen Systemen eines Unternehmens ausgetauscht und weiter verarbeitet werden.  Hierbei interagieren zum Beispiel klassische J2EE-Anwendungen mit SAP Systemen.

doubleSlash setzt für den effizienten Datenaustausch in solchen Projekten unter Anderem Technologien wie den SAP Java Connector (SAP JCo) und ETL (ein Prozess zur Extraktion, Transformation und Laden von Daten) ein.

Der SAP Java Connector ist eine Middleware-Komponente, die die Entwicklung von SAP-fähigen Komponenten und Anwendungen in Java ermöglicht. SAP JCo unterstützt die Kommunikation mit dem SAP Server in beiden Richtungen: inbound (Java ruft ABAP) und outbound calls (ABAP ruft Java).

Um einen einfachen Sachverhalt darzustellen, benötige ich ab und zu mal ein Prozessschaubild. Da ich Prozesse am Liebsten als BPMN (Business Process Modell and Notation) darstelle und das bei uns in der Firma ein Quasi-Standard ist, stellt sich nur noch die Frage, welches Tool ich dafür verwende?

Ich kenne natürlich die großen Modellierungswerkzeuge, die bei jedem größeren Projekt erste Wahl sind: Besonders empfehlenswert ist hier Visual Architect. Aber manchmal braucht man eben nur eine Grafik und dafür möchte man kein komplettes Modellierungs-Projekt mit allen seinen Ressourcen öffnen.

In meiner Funktion als Business Consultant für Marketing und Vertrieb erhalte ich von Interessenten immer wieder ähnliche Fragestellungen im Bezug auf unsere Softwaresuite zur Marketing- und Vertriebsplanung.

Darum ein kleiner interessanter Auszug aus Fragen und (kurzen) Antworten meinerseits:

Wie intensiv werden Sie bei der eigentlichen Implementierung des Tools in der Regel um Unterstützung gebeten?
Das Tool ist für große und sehr große Unternehmen konzipiert. D.h. dass es fast immer Anpassungen und Schnittstellen gibt, die immer mit Hilfe und in Zusammenarbeit mit der Kunden-IT durchgeführt werden. Auch und gerade für das erfolgskritische Projektmarketing wird auf unsere Erfahrungen zurückgegriffen. Für einen spezialisierten Softwaredienstleister ist die Implementierung tägliches Brot, während der Kunde in der Regel erstmalig ein so umfassendes zentrales Planungsinstrument im Marketing einführt.

Jeder der Prozesse modelliert, stellt sich irgendwann die Frage ob sich mit Microsoft Visio auch ePK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) zeichnen lassen.

Darum haben wir im Post Vorlage zur Prozessmodellierung einige Shapes für Visio 2000, 2002 und 2003 veröffentlicht. Aufgrund einiger Nachfragen haben wir nun Shapes auch für Visio 2010 zum freien Download angepasst.

Download: Shapes für Visio 2010

Diese Datei entpacken und die die EPKVisio.2010.vss z.B. in den den persönlichen Ordner “meine Shapes” ablegen, öffnen und los modellieren. Eine übersichtliche Beschreibung über die Elemente von EPK hat hier die Hochschule Luzern publiziert.

Weitere Infos:

Als Planungswerkzeug wird das Tabellenkalkulationsprogramm Excel in vielen Marketing- und Vertriebsabteilungen eingesetzt, um Kampagnen und Events zu planen und zu erstellen. Dabei stößt der Nutzer häufiger auf Excel-Hürden: Es fehlt eine einheitliche Datenbasis, mangelnde Dokumentationsfeatures, sowie inkonsistente Daten, weil diese nicht rechtzeitig aktualisiert und angepasst werden.  Viele Unternehmen begeben sich deshalb auf die Suche nach einer spezialisierten Planungssoftware inklusive Budgetierungs- und Reporting-Funktionalität. Oliver Belikan, Business Consultant der doubleSlash Net-Business GmbH, berät Unternehmen im Bereich Marketing & Vertrieb. Gründe, um Planungssoftware im Marketing zu implementieren sind u.a.

Aufwandsreduzierung, Vereinfachung und Kosteneinsparung. Belikan erklärt: “Viele Unternehmen wollen nicht nur ihre individuelle Marketing Performance verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, Tochtergesellschaften und internationalen Organisationen effizienter gestalten. Häufig geraten die einzelnen Abteilungen auch unter Druck, weil sich Organisationseinheiten nicht transparent genug darstellen lassen.” In einem solchen Fall ist der Einsatz eines professionellen Marketing-Planungstools einfach unerlässlich. Oliver Belikan gibt hier wertvolle Tipps, die für eine erfolgreiche Implementierung notwendig sind:

Analyse, Aufklärung, Kommunikation: Der menschliche Faktor spielt bei der Implementierung von Marketingsoftware die Schlüsselrolle. Viele Unternehmen stoßen bei der Einführung von Neuerungen auf Widerstand in den eigenen Reihen. Der Mensch mit seinem grundsätzlichen Verlangen nach Stabilität empfindet Veränderungen als Bedrohung: “Change” wird nicht als Chance begriffen, sondern macht Angst.

Eine jüngst abgeschlossene Bachelor-Arbeit an der Hamburg School of Business Administration hat untersucht, welche Faktoren bei der Einführung von Software für Marketing-Planung und -Controlling Erfolg versprechen. Für Autor Christian Frank steht fest, dass sich Veränderungen nur mit

einer strukturierten und nachhaltigen Herangehensweise erfolgreich bewältigen lassen. Ein sauber geführter Change Management Prozess ist der entscheidende Erfolgsfaktor.

Rund zwei Drittel aller Geschäftsprozesse in deutschen Unternehmen werden von den einzelnen Fachabteilungen kontrolliert — die IT-Zentrale, die dafür eigentlich verantwortlich ist, bleibt dabei außen vor. Zu diesem Ergebnis kommt das Expertengremium “Quo vadis BPM”, dass unter der Schirmherrschaft der Software-Initiative Deutschland e.V., Geschäftsprozesse und deren Management-Lösungen genauer untersucht.

Die Mitarbeiter in Großunternehmen entfremden die vorhandene Microsoft Bürosoftware und “züchten” damit ihre eigenen Lösungen, um betriebliche Abläufe in Gang zu bringen.

Schon zu Beginn der Internetära wollten Unternehmen Dateien über das Internet schnell und zuverlässig austauschen.

Stetig ist das Bedürfnis nach Geschwindigkeit, Sicherheit und vor allem Einfachheit gewachsen. Gerade großen Unternehmen fordern die Fachabteilungen einfache Lösungen.

Heute werden diese Anforderungen von Fachabteilungen durch moderne Browserdienste wie Secure Transfer bestens erfüllt. Typische Funktionalitäten lassen sich in 5 Kategorien aufzählen.