Marketing Software – mieten oder kaufen?

Sie suchen eine Business-Software. Beispielsweise für Ihr Marketing ein MRM oder für den Vertrieb ein neues CRM-System. Einige Angebote kommen in die engere Wahl. Nun stellt sich die Grundsatzfrage: Welches Modell rechnet sich für Ihre Firma? Software mieten oder kaufen?

Gleich vorab: Die Kosten sind nicht entscheidend. Gehen Sie davon aus, dass die Anbieter entsprechend kostendeckend kalkulieren. Für Sie als Abnehmer ist es nicht preiswerter, wenn Sie Business-Software mieten. Ausschlaggebend sind andere Kriterien.

Doch der Reihe nach.

Was ist Mietsoftware?

Wenn wir von Mietsoftware sprechen, dann ist damit eine Gebühr für die Nutzungszeit der Marketing Software gemeint. Die moderne Form der Miete besteht aus der Kombination zwischen Nutzungsgebühr und Hosting der Software. Anbieter verwenden dafür Begriffe wie Software as a Service (SaaS) oder das stark diskutierte private Cloud. Der Kunde erhält in der Regel eine URL-Adresse mit Benutzer-Logins und nutzt die Software über das Internet. Die eingegebene Daten liegen im lokalen Rechenzentrum des Anbieters. Der Anbieter sichert den Betrieb der Software und aktualisiert diese regelmäßig, damit diese stets auf dem neusten Stand ist. Als Kunde brauchen Sie sich um keine technischen Belange kümmern. Für reine Marketing-Fachabteilungen ist eine „All-Inklusive“ Mietsoftware sehr attraktiv, da kein eigener IT-Support in Anspruch genommen werden muss. Prominenter Vertreter von Mietsoftware ist z.B. der CRM-Anbieter Salesforce mit der Sales Cloud oder auch Adobe mit der Marketing Cloud.

Hingegen geht beim Kauf einer Marketing-Software das Produkt mit allen Rechten in Ihr Eigentum über. Im Prinzip können Sie damit anstellen was Sie wollen. Betriebswirtschaftlich wird die Software als immaterielles Wirtschaftsgut über 3 oder 5 Jahre abgeschrieben und im Anlagevermögen aktiviert.

Fragenliste zur Entscheidung, mieten oder kaufen?

Um festzustellen ob Miete oder Kauf für Sie besser ist, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie schnell benötigen Sie eine Lösung? Beim Kauf und internen Betrieb kann es mehrere Wochen oder gar Monate dauern bis Ihre interne IT die notwendige Infrastruktur bereitstellen kann. Die Mietsoftware können Sie in wenigen Stunden nutzen.
• Wie ist die Politik Ihrer Firma hinsichtlich externem Betrieb? Vor allem in Sachen Sicherheit, Compliance und Datenschutz. Es ist gut möglich, dass Ihr Management grundsätzlich kein externes Hosting (und somit Mietvariante) zulässt.
• Wie „sensibel“ schätzen Sie die zu speichernde Daten ein? Sie geben unter Umständen Kundendaten, Verkaufszahlen oder Marketingpläne außer Haus. Das muss Ihnen bewusst sein.
• Welche Variante lässt sich besser in die bestehende Anwendungslandschaft integrieren? Eine Kaufvariante lässt sich in der Regel besser an vorhandene Systeme anbinden, als eine Mietsoftware. Der Dienstleister kann zudem zusätzliche Funktionen leichter anpassen. Es hängt also auch davon ab, wie viele Schnittstellen zu weiteren Systemen gefordert sind.
• Wie groß schätzen Sie das Änderungs- und Weiterentwicklungspotential für die nächsten Jahre ein? Soll die Marketing Software nach und nach zur zentralen Sales- und Marketing Plattform ausgebaut werden, so empfiehlt sich vor vorne herein ein Softwarekauf. Sie können dann ihre individuellen Wünsche und Anforderungen von der eigenen IT oder von IT-Dienstleister umsetzen lassen.
• Welche Variante ist günstiger? Betrachten Sie die gesamte Nutzungsdauer. z.B. über 3, 5 oder 10 Jahre und stellen Sie alle Kosten (auch die der Nachbarabteilungen) gegenüber. Auf Ihre IT kommen Kosten für Datensicherung, Anschaffung Hard- und Betriebssoftware, Update/Wartung, Miete des Serverraums, Energie, Gebühren für Datenleitung, Monitoring und internes IT-Personal zu.
• Enthält der Mietvertrag versteckte Kosten oder Verpflichtungen? Vordergründig günstige Mietsoftware kann sich schnell als Kostenfalle herausstellen, wenn z.B. die Mietlizenz nur eine gewisse Anzahl von Benutzer zulässt. Jeder weitere Benutzer müssten Sie zusätzlich und teuer bezahlen. Gehen Sie darum nicht automatisch davon aus, dass Mietsoftware für Sie und Ihre Firma günstiger ist. Ihr Anforderung kann sich schnell ändern.

Ohne ihre IT-Abteilung können Sie die Entscheidung vermutlich nicht fällen.

Stellen Sie Ihrer IT die wichtigsten Fragen:

• Betreibt Ihre IT bereits vergleichbare Software-Systeme? Somit wäre Erfahrung für einen eigenen Betrieb im eigenen Haus vorhanden. Gegebenenfalls gibt es sogar Vorgaben seiten der IT.
• Kann Ihre IT die notwendige Hardware und Infrastruktur bereit stellen? In der Regel nehmen Neuanschaffungen einige Wochen oder gar Monate in Anspruch. Deutlich schneller geht es, indem Sie Marketing Software mieten. Ggf. auch nur zur Überbrückung bis die eigene Infrastruktur bereit steht.
• Gibt es in der IT-Abteilung ausreichend spezifisches und technisches Know-How? Eine Business-Software besteht z.B. aus GlassFish Application Server, Tomcat Servlet-Engine und Oracle Datenbank. Diese Software muss administriert, konfiguriert und supported werden können. Ist diese Erfahrung im eigenen Haus – prima. Ansonsten spricht fehlendes Know-How für eine Miete beim Anbieter. Diese Unterstützung muss Ihnen zugesichert werden.
• Haben Sie ausreichend Kapazitäten für einen guten „in House“ Support? Eine Anwendung mit 200 aktiven Benutzern am Tag benötigt im Schnitt einen IT-Mitarbeiter um 1st, 2nd und 3rd Level-Support selbst abwickeln zu können. Wenn nicht, bietet sich ein Support-Vertrag mit dem Anbieter der Miet-Software an.
• Wie ist die Performance bei weltweitem Zugriff über das interne Firmennetz? Eventuell greifen entfernte Niederlassungen am anderen Ende der Welt schneller über das Internet auf die Marketingsoftware zu, als über das eigene Firmennetz. Diese Performancevorteile würden klar für eine Mietsoftware sprechen.
• Sind Lizenzen für Drittsoftware wie z.B. Oracle Datenbank oder IBM Websphere bereits im Haus? Dadurch müssen nicht zusätzlich noch Lizenzen für die Betriebssoftware gekauft werden. Sehr häufig wird bei gekaufter Software ein bestimmtes Betriebssystem und weitere Betriebssoftware vorausgesetzt.

Wenn Sie Marketingleiter oder Marketingverantwortlicher sind wird ihre Sympathie der Mietsoftware gelten. Schließlich wollen Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich nicht lange mit der Einführung von Marketing Software-Systemen beschäftigen.
Sehen Sie sich daher unbedingt die Tipps für den Vertrag mit Mietsoftware an.