Nachhaltige Kommunikation als Schlüssel für erfolgreiche Software-Implementierung

Als Planungswerkzeug wird das Tabellenkalkulationsprogramm Excel in vielen Marketing- und Vertriebsabteilungen eingesetzt, um Kampagnen und Events zu planen und zu erstellen. Dabei stößt der Nutzer häufiger auf Excel-Hürden: Es fehlt eine einheitliche Datenbasis, mangelnde Dokumentationsfeatures, sowie inkonsistente Daten, weil diese nicht rechtzeitig aktualisiert und angepasst werden.  Viele Unternehmen begeben sich deshalb auf die Suche nach einer spezialisierten Planungssoftware inklusive Budgetierungs- und Reporting-Funktionalität. Oliver Belikan, Business Consultant der doubleSlash Net-Business GmbH, berät Unternehmen im Bereich Marketing & Vertrieb. Gründe, um Planungssoftware im Marketing zu implementieren sind u.a.

Aufwandsreduzierung, Vereinfachung und Kosteneinsparung. Belikan erklärt: „Viele Unternehmen wollen nicht nur ihre individuelle Marketing Performance verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, Tochtergesellschaften und internationalen Organisationen effizienter gestalten. Häufig geraten die einzelnen Abteilungen auch unter Druck, weil sich Organisationseinheiten nicht transparent genug darstellen lassen.“ In einem solchen Fall ist der Einsatz eines professionellen Marketing-Planungstools einfach unerlässlich. Oliver Belikan gibt hier wertvolle Tipps, die für eine erfolgreiche Implementierung notwendig sind:

1. Kommunikation

Bereits in der Anfangsphase, wenn interne und externe Rahmenbedingungen analysiert werden sollen, ist es essentiell die Vorstellungen und Erwartungen an die Marketing-Software und die damit einhergehenden Veränderungen in der Abteilung klar zu kommunizieren. „Je nach Projektgröße kann dieses auch von einem entsprechenden Kommunikationskonzept begleitet werden“ erläutert Belikan. Der Experte weiß, dass vor allem auch der interne Dienstleistungsgedanke erst in den Köpfen der Unternehmen mentalisiert werden muss.

2. Projektgruppen bilden

Die Schaffung einer Projektgruppe ist immer sinnvoll. Dabei hängt die Größe und Zusammensetzung dieser Gruppe vom Charakter des eigentlichen Projekts ab. Handelt es sich dabei um ein Pilotprojekt sollte die Gruppe in einem kleinen Rahmen agieren. Muss hingegen aus politischen oder organisatorischen Gründen dem Projekt eine spezielle Gewichtung verliehen werden, so ist das Bilden einer größeren Gruppe unabdingbar.

3. Meilensteine planen

Das Erstellen eines verbindlichen Zeitplans sowie das Definieren von Meilensteinen ist ebenfalls ein relevanter Faktor für die erfolgreiche Implementierung einer neuen Marketingsoftware. Nebeneffekte, die durch eine feste Planung begünstigt werden, sind Vertrauen und Verlässlichkeit. Diese Eigenschaften sind ausschlaggebend für eine konstruktive Zusammenarbeit, auch wenn schon frühzeitig erkennbar ist, dass nicht alle Bedürfnisse in der ersten Phase berücksichtigt werden können.

4. Aus Betroffenen, Beteiligte machen

Die Software, die ein Unternehmen in die jeweiligen Abteilungen einsetzen möchte, sollte sich immer an die bestehenden Abteilungsprozesse anpassen und diese optimieren. Aus diesem Grund ist es wichtig auch die beteiligten Mitarbeiter in den Implementierungsprozess mit einzubeziehen. Denn: Ein System ohne Nutzer hat keinen Nutzen. „Ziel der Einführung einer neuen Software sollte sein, dass auch den Mitarbeitern der Mehrwert dieses Tools vor Augen geführt wird. Da die Mitarbeiter diejenigen sind, die das neue Planungswerkzeug nutzen werden, sollten auch sie Freude daran haben und ein solches System als wertvoll und unverzichtbar schätzen lernen“ fasst Oliver Belikan zusammen.

Wird ein umfassendes, zentrales Planungsinstrument wie beispielsweise ein Marketingplanungstool in ein Unternehmen neu eingeführt, sollte auf die umfangreichen Erfahrungen des spezialisierten Dienstleisters zurückgegriffen werden: Bei der Implementierung der Kernfunktionalitäten ist eine Unterstützung durch den Dienstleister auf jeden Fall erforderlich, weil diese das Grundgerüst der Software darstellen und entsprechende Erfahrungswerte haben. Das gemeinsame Kommunizieren zwischen Dienstleister und Unternehmen ist zu jeder Zeit der Zusammenarbeit bedeutend, da nur durch eine entsprechende Beratung, Vorbereitung und qualifizierte Workshops, kann die erfolgreiche Implementierung des Marketingplanungstools auch zu einer erfolgreichen Inbetriebnahme der selbigen führen.