Projektportfolio Management – das ganze Universum der Projekte beherrschen

Die steigende Anzahl an Projekten macht es vor allem großen Unternehmen immer schwerer, im Makrokosmos aller Projekte den Überblick zu bewahren. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern kann auch zu vermeidbaren Misserfolgen führen bestätigt die deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) in ihrer Studie „Misserfolgsfaktoren im Projekt“.

Der größte Teil der 151 befragten Teilnehmer sieht es als kritisch für ihre Projekte an, dass das Top Management das Projektportfoliocontrolling nicht zur Steuerung der gesamten Unternehmensentwicklung nutzt. Große Unternehmen wie die ZF Friedrichshafen AG stellen sich dem Problem und starten Initiativen zur Abbildung der gesamten Projektlandschaft im Projektportfolio Management.

Knut Kämpfert, Leiter des Projektmanagement Office – Methoden und Tools der ZF Friedrichshafen AG, berichtete in seinem Vortrag vor der Regionalgruppe der GPM in Friedrichshafen von der Herausforderung, Transparenz über alle Projekte des Unternehmens zu erlangen. „Zur Zeit befinden wir uns bei etwa 6.000 Projekten“, sagt Kämpfert, „wobei es keine Rolle spielt ob es sich um IT-, Produktions-, Organisations- oder auch Marketingprojekte handelt.“ Eine wichtige Voraussetzung sei zunächst gewesen ein klares gemeinsames Projektmanagement-Verständnis in allen Projekten zu erlangen.

Akzeptanz der Mitarbeiter

„Die Akzeptanz der Mitarbeiter für eine neue Vorgehensweise zu gewinnen stellt eine der größten Herausforderungen an der operativen Basis dar“, so Kämpfert. In seinem Vortrag beschreibt er die Umsetzung als einen „steinigen Weg“, nicht nur bedingt durch die ZF-eigene Unternehmenskultur.

Transparenz

Mit der Schaffung der Transparenz im ersten Schritt, ist das Top Management erst einmal glücklich. Dann stellt sich jedoch die berechtigte Frage: Wann kommt der Nutzen des Projektportfolio Managements auch beim Projektleiter an? Denn Projektleiter sitzen in ihrem Mikrokosmos zwischen den Stühlen des Projekterfolges und den strategischen Unternehmensentscheidungen. Im ersten Moment wird das Projektportfolio Management als Gängelung und Mehrarbeit empfunden. Das ändert sich erst dann, wenn das Projektportfoliomanagement konsequent bis zu Ende gedacht und eingeführt ist.

Prioritäten setzen

Die richtige Auswahl und Priorisierung der Projekte ist eines der erklärten Ziele im Projektportfolio Management. Dadurch wird sichergestellt, dass Zeit und Geld in die richtigen Projekte investiert wird. Das verschafft dem Projektleiter für sein Projekt eine erhöhte Budget- und Ressourcensicherheit.

Damit aber nicht genug. Wenn sich Projekte im Verlauf immer mehr beeinflussen oder sogar abhängig voneinander sind, beginnt der Kampf um Ressourcen und Prioritäten. Ein übergreifendes Controlling der Projektabhängigkeiten verschafft dem Management die Grundlagen für Entscheidungen und gibt dem Projektleiter letztendlich die Rückendeckung, die er für sein Projekt braucht.

Übergreifendes Controlling

Gerade dieses übergreifende Controlling des ganzen Portfolios ist aus Erfahrung bei den Kunden der doubleSlash eine der schwierigsten Übungen. Denn sie muss scheitern, wenn sie primär kaufmännisch betrachtet wird. Die fachlichen und technischen Abhängigkeiten zwischen den Projekten erfordern die Einbindung aller Projektanforderer in die Vorbereitung von Managemententscheidungen. So darf auch das Anforderungsmanagement nicht mehr nur für einzelne Projekte betrachtet werden, sondern muss ebenfalls übergreifend agieren. Der Lohn ist ein abgestimmtes stimmiges Projektportfolio und für den Projektleiter und die Fachbereiche eine höhere Entscheidungssicherheit.

Ist dieser Mehrwert durch das Projektportfolio Management erst erreicht, lässt sich auch die Akzeptanz an der Basis schaffen. Darauf setzt auch die ZF Friedrichshafen AG, wie Knut Kämpfert in seinem Vortrag ausführt, und verfolgt die Einführung des Projektportfolio Managements konsequent weiter.

Mit der Schaffung von Transparenz, der richtigen Projektauswahl und einem fortlaufend übergreifenden Controlling aller Projekte wird das Universum der Projekte letztendlich beherrschbar.