Rollen, Verantwortung, Informationsfluss – der Schlüssel zum Erfolg

Da das Reporting eine Kommunikationsfunktion im Multiprojektmanagement (MPM) hat,  ist es unvermeidlich, eine klare Rollenverteilung zu definieren und diese mit Verantwortung für einen Informationsfluss zu belegen.
Die Frage nach dem „WER bekommt WAS von WEM, WANN, WARUM und in WELCHER Form?“ zu beantworten,  ist eine der zentralen Aufgaben für das Reporting. Besonderes Augenmerk wird im Folgenden auf das WER, WAS und WEM gelegt.

Der Multiprojektmanager ist in der Regel auch der Reporter im MPM. Er ist dabei Empfänger von Informationen, bearbeitet diese und je nach Stakeholder bereitet er sie auf und kommuniziert sie. Dabei gilt es, in einem ersten Schritt, alle beteiligten Parteien und Informationsflüsse zu identifizieren. Lomnitz (S. 136) liefert eine Beschreibung möglicher Stakeholder, die folgende Grafik ist daran angelehnt:

Im Rahmen des Projektmanagements findet eine Identifikation von Stakeholder statt (bspw. Kapitel 2.3, „Stakeholders“ im PMBoK, S.23ff), warum sollte man dies im MPM nicht durchführen? Die Bedeutung der Stakeholder und ihrer Informationsbedürfnisse ist im MPM durch die komplexere und vernetzte Struktur sogar noch höher.

In dem nächsten Schritt muss festgestellt werden, welche Informationen durch jeden einzelnen Stakeholder übermittelt werden sollen. Welche Informationen müssen für den MPM-Reporter bereitgestellt werden (Projekt Status durch den Projektleiter, Kosten und Aufwände aus dem Controlling, etc.) und welche Informationen muss der MPM-Reporter zur Verfügung stellen? Diese Informationsflüsse müssen zwingend mit einer Verantwortung durch die Rolle bzw. im konkreten Fall mit dem Rolleninhaber (Projektleiter, Controlling Mitarbeiter, etc.) versehen werden. Diese Strukturierung ermöglicht es, Informationslücken zu finden bzw. zu schließen und die Ansprechpartner können schnell identifiziert und kontaktiert werden.

Rollen, Verantwortung und Informationsflüsse werden am Besten durch ein Informationssystem unterstützt, dass auf die speziellen Gegebenheiten im Projekt- wie auch im Multiprojektmanagement angepasst ist. Ein solches System verbirgt sich hinter der Software Project Monitor. Wie kein anderes Reporting System ermittelt und erstellt der Project Monitor einheitliche und vergleichbare Aussagen über den Status Quo von Prozessen und der Geschäftsentwicklung. Verlässliche Zahlen und ein einheitliches System machen das Reporting zu einer angenehmen und stressfreien Angelegenheit. Überzeugen Sie sich selbst!

Siehe auch:
Datenqualität und Reporting
Reporting im Multiprojektmanagement
Multiprojektreporting – Ziele, Einordnung und Grundverständins
Darstellung des Projektfortschritts – Meilensteintrendanalyse (MTA)

Quellen:
Lomnitz, Gero (2004):  Multiprojektmanagement. Projekte erfolgreich planen, vernetzen und steuern. Redline Wirtschaft, Frankfurt.
Project Management Institute (2008):  A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide). 4. Ausgabe. PMI, Newtown Square, Pa.