Gerade Marketingabteilungen müssen Mediendaten in Echtzeit austauschen. Eine effiziente Zusammenarbeit mit Kunden, Agenturen und Partner ist nur mit einer sicheren File Sharing Plattform möglich.

Die aktuell verfügbaren Technologien für den Dateiaustausch sind für Verbraucher ausgelegt, und es mangelt ihnen üblicherweise an den Hauptmerkmalen, die für die geschäftliche Nutzung notwendig sind: Sicherheit, Einfachheit und hohe Integrationsfähigkeit.

Genau dafür haben wir secureTransfer entwickelt. Als einzelnes Softwaretool oder als integraler Bestandteil eines Marketing Management Systems dient es dazu Agenturmaterial wie Fotos, Filme und Konzepte auszutauschen.

Wenn es um den schnellen Austausch großer Dateien geht existieren eine Vielzahl geeigneter Services im Web.

Für Internetuser mögen diese Dienste völlig ausreichend sein, für den Businessbereich kommen wichtig Anforderungen an Sicherheit und Integrationsfähigkeit in die eigene IT-Infrastruktur hinzu.

Einiger solcher Uploadservices haben wir anhand drei Kriterien bewertet:

Sicherheit
Ein Unternehmen tauscht  in der Regel vertrauliche und häufig geheime Dokumente und Informationen aus. Nicht selten sind dies Forschungsdaten oder Strategieinformationen.
Kommen solche Informationen im Geschäftsalltag an die Öffentlichkeit oder in andere Hände, kann dies für ein Unternehmen ein enormer Imageschaden bedeuten.

Sicherer und zuverlässiger Dateiaustausch ist nach wie vor bei vielen Unternehmen nicht hinreichend gelöst. Im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz besteht sogar ein zunehmendes Interesse an guten Softwarelösungen.

Das webbasierte Tool zum sicheren Dateiaustausch Media Space, bietet in der aktuellen Version einige wichtige Funktionen wie z. B. zielgerichtetes Publizieren und automatisches Löschen von Dateien.

In der neuen Version sind weitere, wichtige Funktionen geplant. Beispiele hierfür sind:

• Sub-Administration
  Vom Admin bestimmbare Sub-Administratoren können nun selber Benutzer-Accounts anlegen und verwalten. So wird gewährleistet, dass beispielsweise Projektgruppen sich selbst verwalten können und nicht auf die zentrale Administration angewiesen sind, um Mitarbeitern oder Dienstleistern einen Media Space Account einzurichten.

Vor allem im Business-Umfeld wird immer häufiger erkannt welche Vorteile das mobile Internet mit sich bringt. Hier ist es vor allem besonders wichtig, dass vorhandene Anwendungen auch als mobile Varianten zur Verfügung stehen.

Im Zuge meiner Diplomarbeit ”Portierung einer Media-Content-Plattform auf mobile Endgeräte“, habe ich daher untersucht inwieweit vorhandene Anwendungen auf mobile Endgeräte portiert werden können. Dabei sollten im Besonderen die Einschränkungen der mobilen Devices, wie die grafische Auflösung, die real verfügbare Bandbreite, sowie die Usability beachten werden.

Will man große Videos und Daten ohne EMail sicher an Kollegen oder Geschäftspartner versenden, so geht dies mit dem Tool secureTransfer denkbar einfach:

Man öffnet den Browser, meldet sich an und lädt seine große Datei in ein bestimmtes Verzeichnis.
Die Empfänger der Datei erhalten eine Nachricht, dass die betreffende Datei zum Download bereit steht. Diese melden sich ebenfalls an, klicken den Link und laden die Datei herunter, das wars.

Die Datei wird mit secureTransfer stets verschlüsselt übertragen und gespeichert. Weiterhin wird auf Wunsch die Datei automatisch nach einer bestimmten Zeit vom Server gelöscht. Dies ist besonders bei sensiblen und schützenswerten Daten notwendig, denn was nicht mehr existiert kann auch nicht in falsche Hände geraten.

Eigentlich ist das Softwaretool MediaSpace zur Übertragung sensibler Unternehmensdaten gedacht. Speziell sollen Marketing- und Mediendaten übertragen werden (Deshalb auch der Name MediaSpace).

Wie das Tool noch verwendet werden kann, zeigt uns die IT-Organisation einer unserer Kunden.

Dort besteht das Problem, dass zahlreiche Softwarelieferungen diverser Lieferanten sehr unstrukturiert und nur schwer nachvollziehbar geschehen. Der eine stellt die Software auf den eigenen FTP-Server, der andere frei zugänglich auf die Webseite oder versucht 99 MB per EMail an einen Mailverteiler zu senden.
Neben erheblichen Sicherheitsbedenken ist dieses Vorgehen vor allem unpraktisch.

Was gibt es profaneres als Geschäftsdokumente mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner auszutauschen. Per EMail ist dies offensichtlich kein Problem. Mit fünf Klicks die Quartalszahlen an ausgewählte Empfänger zu senden ist per EMail genauso simpel wie die neuste Firmenpräsentation an die ganze Belegschaft zu versenden. Klingt einfach – ist es auch. Wenn da nichts das Problem mit der Sicherheit wäre.

Sicherheit kostet Zeit, ist unbequem und irgendwie störend. Zwar gibt es zahllose Lösungen wie die Email und die Kommunikationsstrecke zum Empfänger verschlüsselt werden kann, doch werden diese in der Praxis nicht genutzt.

Fast täglich kommt es vor, dass sehr grosse Dateien an einen Kollegen verwendet werden müssen. Handelt es sich um Videos oder hochauflösende Bilder, kann eine solche Datei locker 1 GB bis 2 GB gross sein. Als Attachment per EMail lässt sich ein solches Datenmonster nicht mehr versenden. Was also tun?

Glücklicherweise werden dafür Online-Dienste und Softwarelösungen angeboten, die auch herkömmlichen FTP-Servern weit überlegen sind. Fraglich ist, ob diese auch für den Business-Einsatz taugen. Sieben Beispiele dazu:

DropSend

Mit DropSend lassen sich bis zu 1GB große Dateien versenden.