Dateitransfer ist sensibler Touchpoint für Unternehmen
Ein sehr sensibler Touchpoint ist der, wenn es um die Übertragung vertraulicher Informationen von der Zentrale hin zu den Point of Sale (POS) geht. z.B. wenn Dateien mit Verkaufs- oder aktuelle Kundeninformationen sicher an Verkaufsniederlassungen transportiert werden müssen.
Gestern sprach ich kurz mit jemanden von doubleSlash der sich mit dem Thema sicherer Dateitransfer in Unternehmen auskennt. Jochen ist nämlich erfahrener Senior Berater und führt u.A. die Anforderungsanalysen beim Kunden durch.
1. Jochen, an einem solchen Touchpoint ist die Zuverlässigkeit und Usability des eingesetzten Softwaretools ganz wichtig. Was sind deine Erfahrungen in diesem Zusammenhang?
Wenn Handelsvertreter, freie Berater oder Verkäufer beispielsweise in der Telekommunikationsbranche an solchen Touchpoints nicht gut unterstützt werden, wächst deren Unzufriedenheit und sie drohen schlimmstenfalls eher den Mittbewerb und dessen Produkte zu bevorzugen.
Ideale Unterstützung erfahren die am Touchpoint wirkenden Menschen durch einfach anzuwendende Tools mit gewohnter Windows Benutzeroberfläche, welche intuitiv bedien bar ist. Damit Mitarbeiter in jeder Situation flexibel agieren können, sind webbasierte Anwendungen unabhängig vom Endgerät ganz oben auf der Favoritenliste. Bei allem Komfort wie zentraler Login (Single Sign On) sowie on- und offline Verfügbarkeit sind dabei die Unternehmensweiten Vorgaben und Compliance Anforderungen stets einzuhalten
2. Wie bei kaum einem anderen Tochpoint spielt beim Dateitransfer die Sicherheit und der Datenschutz eine wesentliche Rolle. Was sind hierzu deine speziellen Erfahrungen?
Sicherheit und Vertraulichkeit sollte in jedem Touchpoint eine Rolle spielen. Es ist aber richtig, dass ein Tool wie secureTransfer eingesetzt wird, wenn es besonders schützenswerte Daten zu transferieren gibt. Ein Interessent wollte neulich sogar verhindern, dass die Dateien vom Adressaten bearbeitet oder ausgedruckt werden können. Selbst dafür haben wir Lösungen beschrieben.
Ein gutes, automatisches und intelligentes Dateimanagement ist in der Zusammenarbeit verschiedener Organisationen enorm wichtig. Genau darum kommen Kunden ja zu uns.
So zeigt sich in vielen Statistiken, dass häufig veraltete oder noch temporär vorhandene Informationen zu Sicherheitsproblemen führen. Einfach weil Dateien vergessen wurden und keiner traut sich diese zu löschen. Aus diesem Grund erhält jede Datei, jeder Ordner ein Gültigkeitsdatum bis wann die Informationen verfügbar sind. Danach werden nicht mehr benötigte Informationen gelöscht. Denn was nicht da ist, kann auch nicht in falsche Hände geraten.
3. Dateitransfer als Touchpoint hört sich zunächst trivial an. Schließlich tansferiert jeder Attachments per Email oder legt Dateien bei Google oder sonstwo in der Unternehmens-Cloud ab. Diese Tools sind vielen Nutzern bekannt und geläufig. Warum können nicht einfach diese Instrumente verwendet werden?
Als Beratungs- und Softwarehaus ist unsere Stärke individuellen und speziellen Anforderungen der Kunden entsprechen zu können. Natürlich haben wir unser Produkt secureTransfer, das bereits viele Standard-Use-Cases abdeckt.
Interessant wird es allerdings, wenn z.B. große Handelsorganisationen mit einer Vielzahl an externen und internen Verkaufs- und Projektbeteiligten auf ein zentrales Tool zugreift. Ein webbasiertes Tool wie secureTransfer schafft dabei die Brücke zwischen internen IT Anforderungen und externen Zugriffen mittels eines einfach, aber klar differenzierten Benutzerrollen-/ Gruppenmodells.
Zudem stoßen E-Mail und gängige Cloud Dienste schnell an Ihre Grenzen im Bezug auf Dateitransfergröße, deren Sicherheit sowie Verschlüsselung während des „Transports“ durch das world wide web. In der Regel ein „No-Go“ erfährt man bei Cloud Diensten bei Themen wie „Anbindung an ein bestehendes Benutzermanagementsystem“ oder der „Integration eines Datenmanagementsystems“ als Dateiquelle. Hinzu kommen letztlich K.O. Kriterien wie fehlende Monitoring– und Reportingmöglichkeiten sowie generell höhere interne Aufwände für den Betrieb von FTP- oder Eigenlösungen.
Auf diese Bedürfnisse und Funktionen sind herkömmliche E-Mail, FTP oder Cloud Dienste nicht ausgelegt und können den Anforderungen mittlerer und großer Unternehmen nicht entsprechen. Diese Hürde kann mit einem webbasierten Tool wie secureTransfer erfolgreich genommen werden und trägt sowohl für den Anwender wie auch die Unternehmens-IT zur Entlastung und Effizienz bei der täglichen Arbeit bei.
Der Touchpoint sicherer Dateitransfer in den Unternehmen scheint lange noch nicht gelöst zu sein. Mit unserem secureTransfer arbeiten wir weiter daran auf der einen Seite ein Standard-Softwareprodukt und auf der anderen Seite individuelle Beratung anbieten zu können.
