Agiles Projektmanagement Quiz – Part 1 Sprint Planning – Aller Anfang ist schwer

Let’s Quiz Agile

Herzlich willkommen zum Quiz Agiles Projektmanagement. Hier kannst Du Deine Scrum-Kenntnisse und Dein Projektmanagementwissen an realen Projektbeispielen testen.

Stell Dir vor, Du bist in der Rolle eines Coaches und musst – ohne tieferes Verständnis des Projektinhaltes – dem Team Feedback zu seinem Arbeitsprozess, seinem Reporting oder seinem Anforderungsmanagement geben.

Wir bieten Dir eine vierteilige Quiz-Reihe an, die anhand von abstrahierten Beispielen aus unseren Projekten und Coaching-Workshops zeigt, wo die zentralen Herausforderungen im agilen Projektmanagement liegen und wie man zielgerichtet mit ihnen umgehen kann. Denn meist gibt es keine eindeutige, allgemeingültige Musterlösung, sondern verschiedene Möglichkeiten, um mit solchen Projektsituationen umzugehen.

Basis sind Projektsituationen, die wir selbst erlebt haben und für die wir eine Lösung finden mussten. Und natürlich erfährst Du hier auch, wie wir mit der jeweiligen Projektsituation umgegangen sind.

In unserem Quiz betrachten wir Projektsituationen aus folgenden vier Bereichen:

• Sprint Planning
• Sprint Backlog
• Reporting
• Sprint Review

Die beschriebenen Projektsituationen stammen vor allem aus agilen Projekten, in denen das Projektmanagement-Vorgehensmodell Scrum beziehungsweise eine vom jeweiligen Kunden adaptierte Variante eingesetzt wurde.

Scrum beschreibt einen iterativen Prozess für die Softwareentwicklung, eine Iteration wird als Sprint bezeichnet. Er startet mit dem Sprint Planning, in dem die Arbeitspakete (User Stories) festgelegt und geplant werden, die in diesem Sprint umgesetzt werden. Diese User Stories bilden das Sprint Backlog.

Wie in jedem Projekt ist das Reporting ein zentrales Element im Projektmanagement, in Scrum erfolgt dies häufig mit Hilfe von Burndown Charts. Den Abschluss eines Sprints bildet das Sprint Review, in dem das Team dem Produkt Owner die Ergebnisse des Sprints präsentiert.

Bei vielen Projekten im agilen Umfeld sprechen wir von hybriden Projekten, da sie Ansätze des agilen und phasenorientierten Projektmanagements vereinen. Generell gelten die im Quiz beschriebenen Projektsituationen nicht ausschließlich für agile Projekte. Ähnliche Projektsituationen können genauso auch in Projekten auftreten, in denen nach phasenorientierten Projektmanagement-Modellen wie dem Wasserfallmodell oder dem V-Modell vorgegangen wird. Viele Themen gehen auch über das jeweilige Vorgehensmodell hinaus und betreffen generell das Projektmanagement. Denn es geht darum, Situationen richtig einzuschätzen und im Projektmanagement Entscheidungen zu treffen.

Sprint Planning – aller Anfang ist schwer

Im ersten Quiz geht es um das Sprint Planning: Am Anfang eines Sprints müssen wir die Arbeitspakete planen, die wir in diesem Sprint umsetzen. Diese sind in Form von User Stories beschrieben, um benötigte Funktionalitäten jeweils aus der Sicht des Anwenders zu definieren.

Das Sprint Planning klärt für einen Sprint die Frage, was zu tun ist und wie es zu tun ist. Der Product Owner ist für das „Was“ verantwortlich, das Team für das „Wie“. Deshalb teilt man das Sprint Planning in zwei Teile. Nur wenn vom Product Owner alle Fragen für das Team beantwortet sind, wird es eine User Story zur Umsetzung in den Sprint aufnehmen. Ist dies der Fall, plant das Team im zweiten Teil des Sprint Planning, wie es die jeweilige User Story umsetzt.

Scrum Cooking Workshop

Die erste Projektsituation entstand in einem Scrum Cooking Workshop. In diesen Workshops wird die Idee von Scrum spielerisch in einem agilen Kochprojekt vermittelt.
Im konkreten Projekt geht es um ein Mittagessen in einer Premium Kantine. Ziel ist es, dem Kunden und Endanwender, in diesem Fall dem Kantinen-Gast, die Gerichte anzubieten, die er sich vorgestellt hat. Neben dem Gast gibt es jedoch auch andere Stakeholder, deren Anforderungen berücksichtigt werden müssen, zum Beispiel den Betreiber der Kantine.

Der Product Owner ist für die Priorisierung und Spezifikation der Anforderungen an die Speisen verantwortlich, die das Team zubereitet. Er muss also die – teilweise wenig konkreten – Vorstellungen der Stakeholder (Kantinen-Gäste, Kantinen-Betreiber, etc.) sammeln und in konkrete, umsetzbare Arbeitspakete umwandeln. Eine Herausforderung dabei ist, dass es auch widersprüchliche Anforderungen geben kann, die dann aufgelöst werden müssen.

Der Scrum Master muss dafür sorgen, dass der agile Prozess eingehalten wird. Das heißt, er muss unter anderem dafür sorgen, dass die Scrum-Meetings wie Sprint Planning und Dailys durchgeführt werden.

Natürlich könnte man auch direkt mit dem Projekt starten, ohne viel Zeit in die Planung zu investieren. Aber das rächt sich erfahrungsgemäß im Laufe des Projekts: Im konkreten Projekt ist z.B. der Fall eingetreten, dass das Team Abhängigkeiten zwischen Tasks aufgrund der unfertigen Planung viel zu spät erkannte. Ein Ofengericht wurde dann aufgrund der fehlenden Ofenvorheizphase zu spät und ziemlich „bissfest“ serviert. Und wenn solche Situationen schon in einem – im Vergleich – einfachen Kochprojekt eintreten, wie sieht es dann erst bei komplexen Softwareprojekten aus?

Über mehrere Sprints hinweg werden verschiedene Gerichte gekocht. Wie in jedem Projekt können dabei auch unvorhergesehene Situationen eintreten, etwa der Ausfall eines Teammitglieds oder nicht verfügbare Technologien wie ein fehlendes Rührgerät.

Der konkrete Fall – Mittagessen in der Premium Kantine

In unserem Mittagessen-Projekt in der Premium Kantine geht es um folgende Situation: Das Scrum Team besteht aus vier Köchen, einem Scrum Master und einem Product Owner. Zwei Sprints, in denen das Scrum Team eine Vor- und eine Hauptspeise zubereitet hat, sind bereits abgeschlossen. Das Ziel für den dritten Sprint ist die Nachspeise.

Der Product Owner hat zwei User Stories für das Sprint Planning mitgebracht.

Das Ergebnis des Sprint Plannings findet sich am Taskboard:

Stell Dir vor, ein Teammitglied muss wegen einer dringenden Telefonkonferenz das Team für einige Zeit verlassen, und Du übernimmst dessen Platz.

Frage 1: Welche Fragen stellst Du, um möglichst schnell mit der Arbeit anfangen zu können?

Frage 2: Mit wem klärst Du Deine Fragen?

Frage 3: Ist das Taskboard, so wie es aufgebaut ist, aus Deiner Sicht geeignet, damit das Team selbstorganisiert arbeiten kann? Findest Du Dich mit den Aufgaben gut zurecht? Aus welchen Gründen ist dies so?

Hier findest Du Teil 2, 3 und 4 der Projektmanagement-Reihe:

Zum 2. Teil des PM Quiz  – Sprint Backlog – Der Sprint kann los gehen!

Zum 3. Teil des PM Quiz – Reporting – Ist unser Projekt erfolgreich?

Zum 4. Teil des PM Quiz – Sprint Review – Was haben wir geschafft?