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Agiles Projektmanagement Quiz – Part 3: Reporting – Ist unser Projekt erfolgreich?

23.03.2020

Let’s Quiz

Herzlich willkommen zum Agile- Projektmanagement-Quiz – Part 3. Hier könnt Ihr eure Scrum-Kenntnisse und euer Projektmanagementwissen an realen Projektbeispielen testen. Wie in den letzten beiden Teilen unserer Quiz-Reihe geht es wieder um eine Projektsituation, die wir selbst erlebt haben und für die wir eine Lösung finden mussten.

Auch in diesem Fall stammt die Projektsituation aus einem agilen Projekt, in dem das Vorgehensmodell Scrum eingesetzt wurde. Falls Du noch nicht mit Scrum vertraut und auf der Suche nach weiteren Informationen bist, dann schau gerne in den ersten beiden Teilen unserer Quiz-Reihe vorbei. Dort wirst du sicher fündig!

In den ersten beiden Teilen haben wir uns mit dem Sprint Planning sowie dem Sprint Backlog beschäftigt. Nun ist der Sprint vorbei und es steht die Überprüfung aus, wie erfolgreich wir das Sprint Backlog abgearbeitet haben. Haben wir unser Sprint Ziel erreicht? Konnten wir alle User Stories erfolgreich umsetzen, die wir für den Sprint eingeplant hatten?

Reporting – Ist unser Projekt erfolgreich?

Ein konsequent umgesetztes Reporting ist unweigerlich mit dem Projekterfolg verbunden. Auch in agilen Projekten ist es daher wichtig den Projektfortschritt kontinuierlich zu überprüfen.

Im Optimalfall sind zum Sprintende alle User Stories vollständig abgearbeitet und umgesetzt. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig auch ein anderes Bild und das Sprintziel konnte nicht erreicht werden. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Möglicherweise haben Informationen zu einzelnen Arbeitspaketen gefehlt, oder aber es fehlten schlicht die personellen Kapazitäten im Team, um alle Aufgaben vollständig abzuarbeiten.

In jedem Fall lassen sich zum Ende eines Sprints wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, wie erfolgreich gearbeitet wurde und was im kommenden Sprint Planning berücksichtigt werden muss, um das Sprintziel in Zukunft zu erreichen.

Da die Summe aller erreichten Sprintziele den Fortschritt des Projektes als Ganzes repräsentiert, eignen sich diese Informationen auch hervorragend, um den Gesamtfortschritt aufzuzeigen und zu dokumentieren.

Burndown Chart

Ein in der Praxis gängiges Instrument, um den Projekt- und oder Sprintfortschritt zu überprüfen, sind die sogenannten Burndown Charts. Sofern gewisse Rahmenbedingungen erfüllt sind, ist die Anwendung denkbar. Welche Rahmenbedingungen das sind, erfahrt Ihr gleich. Zunächst wollen wir uns das Prinzip eines Burndown Chart näher anschauen. Wie ist es aufgebaut? Was sagt es aus?

In einem Burndown Chart werden auf der y-Achse die Story Points der einzelnen User Stories aufgetragen, die noch abgearbeitet werden müssen. Die x-Achse weist die Sprints des Projektes aus. Mit jedem Sprint verringert sich der Vorrat an verbleibenden Story Points im Backlog. Im Idealfall fällt die Kurve linear bis zum Projektende ab, bis irgendwann keine Story Points mehr vorhanden sind und sämtlicher Arbeitsaufwand „verbrannt“ ist.

In der nachfolgenden Abbildung seht ihr ein exemplarisches Burndown Chart für den Burndown im Projekt. Der Verlauf des realen Burndowns ist zwar nicht ideal, dafür aber realistisch. Der Grund hierfür liegt in der schwankenden Velocity des Teams. Die Velocity gibt an, wie viele Story Points je Sprint durch das Team abgearbeitet wurden. Nach einer Eingewöhnungsphase steigt diese langsam an. Entsprechend schneller sinkt auch die rote Kurve (Real Burndown) ab. Der Estimated Burndown (blaue Kurve) zeigt den prognostizierten Zustand – eine linear abfallende Kurve, die von einer konstanten Velocity des Teams ausgeht.

Produkt Burndown
Burndown im Projekt – eigene Darstellung

Nun wollen wir auf die eingangs genannten Rahmenbedingungen zurückkommen. Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit ein Burndown Chart funktioniert und aussagekräftig ist?
Das Burndown Chart funktioniert super, wenn…
• … die Teamstärke über alle Sprints stabil ist
• … die Sprintlänge gleich bleibt
• … das Product Backlog zu Projektstart vollständig gefüllt, mit Story Points geschätzt und priorisiert ist.

Sind diese Rahmenbedingungen nicht erfüllt steigt damit auch die Komplexität. Unmöglich ist die Arbeit mit dem Burndown Chart aber auch dann nicht.

Eine Anwendung des Charts ist auch auf einzelne Sprints denkbar. In diesem Fall gibt die y-Achse die Story Points eines Sprints an während die x-Achse Zeitpunkte innerhalb des Sprints ausweist.

Kombiniert man die beiden Charts hat man zwei sehr gute Instrumente, um ganz einfach den Projektfortschritt zu messen.

Burndown Chart
Burndown im Sprint – eigene Darstellung

Übrigens: Burndown Charts lassen sich auch in anderen Projekten anwenden, sofern man anstelle von Sprints in Meilensteinen und anstelle von User Stories in offenen Aufgaben denkt.

Der Praxisfall – ein magisches Dreieck

Im konkreten Praxisfall wurde im letzten Viertel eines agilen Projektes der Arbeitsfortschritt des Projektes im Rahmen des magischen Dreiecks durch den Projektleiter überprüft.

Magisches Dreieck
Magisches Dreieck – eigene Darstellung

Der Projektleiter stellte fest, dass…
85% der Zeit verstrichen ist,
35% des Scope umgesetzt wurden und
65% der geplanten Kosten bereits verbraucht wurden.

Jetzt seid Ihr an der Reihe!

Frage 1: Mit welchen Mitteln konnte der Projektleiter das feststellen?
Frage 2: Welche möglichen Ursachen kann dieser Projektstatus haben?
Frage 3: Was sollte der Projektleiter eurer Meinung nach tun, um die Situation zu verbessern?

Auch für diesen Fall gibt es nicht die richtige Lösung. Sende uns gerne Deine Antworten per Kontaktformular oder poste einen Kommentar unter diesen Beitrag, dann senden wir Dir gerne die Musterlösung, das heißt unsere Empfehlung mit der Projektsituation umzugehen, per Mail zurück. Wir freuen uns auf deine Ideen!

 

Mehr agiles Projektmanagement bekommst du hier

 

Hier findest Du Teil 1, 2 und 4 der Projektmanagement-Reihe:

Zum 1. Teil des PM Quiz – Sprint Planning – Aller Anfang ist schwer

Zum 2. Teil des PM Quiz  – Sprint Backlog – Der Sprint kann los gehen!

Zum 4. Teil des PM Quiz – Sprint Review – Was haben wir geschafft?

 

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