Anforderungen an ein Fileshare-System für Unternehmen werden immer anspruchsvoller
Mit der Selbstverständlichkeit der Cloud-Nutzung werden auch die Anforderungen an das verwendete Fileshare-System immer anspruchsvoller. Die Zeiten in denen die Cloud für den reinen Zugriff auf Daten genutzt wird, sind längst vorbei.
Der Funktionsumfang wird immer größer und damit auch die Frage, welche Leistungsmerkmale für deren Einsatz wirklich wichtig sind.
Cloud-Speicher als Alternative zur Festplatte gehören mittlerweile zum Standardrepertoire in Konzernen sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen. Gerade während der Corona-Pandemie ist die Nutzung von Cloud-Anwendungen weiter gestiegen. Acht von zehn Unternehmen nutzen inzwischen Cloud-Services und der Trend soll laut einer Studie von Bitkom Research und KPMG, die im Cloud Monitor 2021 veröffentlicht wurde, weiter fortgesetzt werden [1].
Performance und Sicherheit sind die wichtigsten Kriterien bei Fileshare Services
Laut der Studie sind Performance und Stabilität der Systeme (89 Prozent) sowie das Vertrauen in die Datensicherheit und Compliance des Cloud-Providers (86 Prozent) essenzielle Bestandteile bei der Anbieter Auswahl.
Neben den anbieterspezifischen Merkmalen spielen jedoch auch weitere Faktoren eine wichtige Rolle. Neue technologische Möglichkeiten sowie die fortlaufende Globalisierung, die ein Arbeiten an unterschiedlichen Orten ermöglicht, zwingt das Filemanagement mit dieser Veränderung Schritt zu halten.
Flexibilität und Skalierbarkeit – ein Cloud Fileshare-System, das zum Unternehmen passt
Eine der wichtigsten Anforderungen an ein Filesharing System sind Flexibilität und Skalierbarkeit. So kann der Einsatz einer solchen Lösung zur Optimierung von Prozessen beitragen, da Anwendungsfälle über verschiedene Fachbereiche hinweg abgebildet werden können. Bekanntlich werden heutzutage in weitestgehend allen Abteilungen Daten generiert, die es zu verwalten und auch zu verteilen gilt. Die Filesharing-Lösung passt sich somit flexibel an die Größe und die daraus folgenden Anforderungen des Unternehmens an.
Standortunabhängiger Zugriff sorgt für reibungsloses Arbeiten
Für eine reibungslose Zusammenarbeit im Unternehmen ist der standortunabhängige Zugriff auf alle Daten wichtig. Durch virtuelle Datenräume sind alle Projektmitglieder und externen Partner immer auf dem aktuellsten Stand. Ein einfaches Rollen- und Rechtesystem ermöglicht dem Administrator die schnelle Registration neuer Mitglieder und die exakte Zuweisung von (zeitlich begrenzten) Zugriffsberechtigungen.
Versionierung und Kollaboration direkt im Fileshare-System
Um Datenverlust vorzubeugen, kann eine Versionierung nützlich sein. Hierbei können frühere Versionen des Dokuments wiederhergestellt oder diese separat herunterladen und mit dem aktuellen Bearbeitungsstand verglichen werden. Wenn Nutzer beispielsweise über das Office 365 Plug-In gleichzeitig ein Dokument online bearbeiten, gehen so keine Änderungen verloren und es besteht keine Gefahr des Überschreibens. Das ermöglicht maximal flexibles Zusammenarbeiten über Unternehmensgrenzen hinweg.
Wie es um die Datensicherheit steht
Eine weitere Anforderung an ein Fileshare-System ist ein umfangreiches Sicherheitskonzept. Ein integrierter Virenscanner kann die Dateien vor Schadsoftware schützen. Es sollte auf die DSVGO-Konformität geachtet werden und darauf, dass die Daten in deutschen Rechenzentren gespeichert werden. Wichtig ist auch die kontinuierliche Erstellung von Snapshots, um im Falle eines Maleware Angriffs, einzelne Dateien oder das gesamte System zurück setzen zu können. Einige Tools bieten auch die Möglichkeit sie direkt in Ihre IT-Infrastruktur zu integrieren. So werden Ihre Sicherheitsstandards eingehalten.
Für Unternehmen, die ihre bestehende oder künftige Filemanagement Lösung evaluieren wollen, hat doubleSlash eine Checkliste zusammengestellt. Hier finden Sie Fragen, die im Zuge einer Auswahl unbedingt beantwortet werden sollten. Die Checkliste steht hier zum kostenlosen Download bereit.
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Quellen: [1] https://hub.kpmg.de/cloud-monitor-2021
