Aufgaben organisieren mit WeKan

25.02.2022

Seit ein paar Wochen benutze ich WeKan zur Aufgabenorganisierung. In diesem Blogbeitrag möchte ich meine Erfahrungen teilen.

Am Anfang war das Chaos

Kennst du das auch? Du hast einen anspruchsvollen Arbeitstag und auf einmal kommt dir eine super Idee. Du behältst sie im Kopf und willst sie später umsetzen, doch in der Zwischenzeit kommt ein Meeting. Nach dem Meeting gehst du noch einen Kaffee trinken und schon ist die Idee vergessen. Außerdem wolltest du noch eine technische Schuld in ein Ticket gießen und bei einer Kollegin oder einem Kollegen vorbeigehen, um etwas zu besprechen. Diese To-dos häufen sich, bis irgendwann ein paar unter den Tisch fallen, weil andere Dinge wichtiger sind. Am Ende des Tages hast du einiges weggeschafft, aber vielleicht ein paar gute Ideen vergessen.

Mir ging es genauso. Ich wollte das aber nicht mehr akzeptieren und eine Lösung für das Problem finden. Also habe ich erstmal versucht, die To-dos auf Stickies zu schreiben und an den Bildschirm zu kleben. Mit dem Wechsel aus Homeoffice und Präsenz ist das aber keine praktikable Lösung. Also habe ich versucht, die Stickies in mein Notizbuch zu kleben. Leider hatte ich dann das Problem, dass ich nicht immer in das Buch geschaut habe.
Nach einer kleinen online Recherche habe ich dann endlich, die für mich perfekte Lösung gefunden.

 

WeKan: Kanban Yourself!

Unser ganzes Projektgeschäft dreht sich um Kanban Boards. Alle Aufgaben, die wir zu erledigen haben, sind dort schön organisiert und können abgearbeitet werden. Warum verkanbanisieren wir uns dann nicht auch gleich selbst?

Jetzt, als die Idee da war, musste sie nur noch umgesetzt werden. Da ich auch projektspezifische To-dos erstellen wollte, kamen jedoch keine öffentlichen Kanban Lösungen wie Trello (free version) für mich infrage. In meiner Recherche bin ich dann auf WeKan gestoßen.

WeKan ist ein Open Source Kanban Board, das man lokal hosten kann. Sobald man das hosting eingerichtet hat, kann man es bequem über den Browser verwenden. Das hat den Vorteil, dass man sich einfach nur im Browser eine Bookmark setzten muss und dann immer darauf zugreifen kann.

Die Benutzung von WeKan ist sehr simpel und schlicht aufgebaut. Als erstes richtet man sich ein Board für seine Aufgaben ein:

Erstellen eines neuen Kanban-Boards
Abbildung 1: Erstellen eines neuen Kanban-Boards

Wenn man auf „neues Board“ klickt, öffnet seich ein Fenster, in das man den gewünschten Namen des Boards eingeben kann. Danach klickt man auf „Erstellen“, um das Board zu erstellen.
Als nächstes kann man Listen hinzufügen.

Abbildung 2 : Erstellen einer Liste

Ich empfehle drei Listen zu erstellen „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“:

Abbildung 3: Fertiges To-do Kanban-Board

Sobald man sich WeKan, wie oben beschrieben, eingerichtet hat, kann es schon losgehen. Mit dem „+“-Symbol kann man in der To-dos-Liste alles eintragen, was gerade ansteht:

Abbildung 4: To-do hinzufügen

Mit dem Klick auf „Hinzufügen“ kann das To-do hinzugefügt werden. Außerdem können im Nachhinein bei einem Klick auf das To-do weitere Felder befüllt werden:

Abbildung 5: Bearbeitung eines To-dos

Ich benutze sehr gerne die Checklisten, um das To-do in kleinere Subtasks aufzuteilen. Das Fälligkeitsdatum ist auch sehr hilfreich, wenn die To-dos einen zeitlichen Horizont haben.

 

WeKan installieren und lokal hosten

Die Einrichtung ist eigentlich ganz simpel. Befolge dazu einfach die Step by Step Anleitung von WeKan: https://github.com/wekan/wekan/wiki/Offline

Autostart

Jetzt, da man WeKan installiert hat, will man natürlich zu jeder Zeit losstarten können. Daher ist es sinnvoll, die Anwendung (die .bat Datei) beim Starten des PCs automatisch zu starten. Dazu musst du zuerst die start-wekan.bat zu start-wekan.cmd umbenennen. Erstelle dann davon eine Verknüpfung und lege sie in den Autostart Ordner (%appdata%\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\Startup).

Backups

Da das Kanban Board lokal gehostet wird, ist es unheimlich wichtig Backups zu erstellen um nicht aus versehen To-dos zu verlieren. Daher ist es sinnvoll, regelmäßig ein Backup von der Datenbank zu erstellen. Wie du beim Installieren wahrscheinlich schon gemerkt hast, liegen die Daten in einer MongoDB. Die MongoDB liefert ein paar Tools, mit der man sich den DB-Dump als Backup erstellen kann. Diese Tools stehen hier zum Download bereit: https://www.mongodb.com/try/download/database-tools
Erstelle nun einen Ordner und lege die Tools in einem Unterordner dort hinein. Erstelle ein Git Repository in dem Ordner und trage den Tools Ordner in die .gitignore ein:

Abbildung 6: Ordnerstruktur für die Backups

Erstelle dann in dem Ordner mit den Tools eine .bat Datei mit folgendem Inhalt.

cd „path/to/backup/tools“
mongodump.exe -d=wekan -o ../backup
git add ..
git commit -m „Backup“
git push

 

Die Batch Datei ist jetzt in der Lage, ein Backup zu erstellen und auf ein Repository zu pushen.

Als letzten Schritt kannst du noch einen Windows Scheduled Task erstellen, der diese Batch regelmäßig ausführt. Befolge dazu die Schritte in diesem Artikel: https://active-directory-wp.com/docs/Usage/How_to_add_a_cron_job_on_Windows/Scheduled_tasks_and_cron_jobs_on_Windows/index.html

 

Fazit

Ich benutze WeKan nun seit ein paar Wochen und meine Produktivität hat sich dadurch enorm erhöht. Man kann spürbar feststellen, dass deutlich weniger Aufgaben und Ideen unter den Tisch fallen. Ich schätze es sehr, dass das Tool im Browser bedient werden kann. Mit einem Klick kann ich ohne Wartezeit direkt im aktuellen Browser meine To-dos einsehen und eintragen. Das Einstellen von To-dos geht sehr einfach und intuitiv von der Hand, sodass es keine Hürde ist, schnell eine Aufgabe einzustellen. Außerdem ist es immer verfügbar, da es lokal auf dem PC läuft. Die Backups über ein Git-Repository geben mir auch genügend Sicherheit. Ich muss mir nie Sorgen machen, dass meine Liste verloren geht für den Fall, dass der PC nicht mehr mitmacht.

Wie organisiert ihr eure Aufgaben? Nutzt ihr dafür auch ein Kanban-Board? Wenn ja, nutzt du vielleicht sogar schon WeKan dafür? Ich bin sehr interessiert von euren Erfahrungen zu hören.

 

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