Beispielprozess "On-Boarding" als Prozesskette mit Microsoft Visio

Prozesskette mit Visio Mitarbeitereintritt Wie lange dauerte es zuletzt bis der neue Mitarbeiter einen Zugang bzw. Login zu seinen IT-Systemen erhalten hat? Warum dauerte diese so lange und wie kann man diese Zeit verkürzen? Wie kann man diesen Prozess optimieren?
Mit diesen Fragen beschäftigt sich ein ganz spezieller Teilprozess des Identity Managements: Das „On-Boarding“ oder „der Mitarbeitereintritt“.

Bei vielen Unternehmen gleich: Der On-Boarding Prozess

Da bei vielen Firmen dieser Ablauf sehr ähnlich ist, haben wir im Rahmen unserer Initiative GenericIAM diesen wichtigen Prozess allgemeingültig (generisch) modelliert und mit den  Microsoft Visio Shapes für ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) visualisiert.

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Christian Mezler-Andelberg zu seinem Buch "Identity Management"

Mit Literatur über das Identity Management ist es bis auf wenige Ausnahmen nicht gerade prächtig bestellt. Zwar haben wir auf dem IAM-Wiki eine Literaturliste zusammengestellt, aber deutschsprachige Titel kamen auch dort nicht vor. Bisher.
Christian Mezler-Andelberg von Magna Steyr
Auf der European Identity Conference hatte ich die Gelegenheit mit Christian Mezler-Andelberg über sein erstes Buch zum Thema Idenitity Mangement zu sprechen. Er ist seit 1998 bei dem österreichischen Autozulieferer Magna Steyr tätig und ist dort seit 2005 für die Koordination der Betriebsprozesse zuständig, wozu neben den ITIL Prozessen auch das Identity Mangement gehört. Aktuell leitet er dazu ein IdM-Evaluierungsprojekt für den gesamten Magna Konzern.

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Roter Faden bei der Prozessmodellierung

Wer schon einmal Prozessmodelle erstellt hat, kennt die Problematik. Wie werden Abläufe korrekt beschrieben? Gerade bei semiformalen Modellierungssprachen wie der EPK bleibt dem Modellierer eine gewisse Freiheit. Grundsätzlich geht es um die Frage, ob zwei Modellierer den gleichen Sachverhalt identisch modellieren würden. Parallel dazu stellen sich weitere Fragen, etwa nach dem richtigen Detaillierungsgrad, einem ausgewogenen Verhältnis von Aufwand und Nutzen, oder nach dem Verständnis der Modellanwender.

Sie werden mir sicher bestätigen, es kommt praktisch nicht vor, dass zwei Modellierer identische Modelle vom gleichen Sachverhalt erstellen. Das liegt vor allem daran, weil die Erstellung von Modellen nicht nach einem fest definierten Schema abläuft. Etwas überspitzt ausgedrückt geht es beim Modellieren mehr um die „Konstruktion eines Modells“ als um das „Lösen einer mathematischen Gleichung„.

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Vorgehen zur Prozessmodellierung

Eine umfassende Modellierung von Unternehmensabläufen sollte – wie jedes andere Projekt auch – klar strukturiert angegangen werden. Wie sieht nun aber ein sinnvoller Ansatz aus?
Im Kern geht es darum, dass alle am Projekt beteiligten Personen ein gemeinsames Verständnis über das Modellierungsvorhaben entwickeln.

Vorbereitung Prozessmodellierung Zweck:

Der erste Schritt ist zugleich der bedeutendste. Nur wenn der Zweck der Prozessmodellierung definiert ist, können die weiteren Schritte unternommen werden. Die Kommunikationswege müssen immer dann detailliert festgelegt werden, wenn mehrere Personen im Team arbeiten. Sind sie klar definiert, können Reviewprozesse abgeleitet werden. Im Zentrum dieser Überlegung steht die Frage, wie die Modelle den Adressaten zugänglich gemacht werden können. In der Praxis haben sich verschiedene Methoden etabliert:

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Die Creme de la Creme des Identity Managements kommt

Frei nach dem Motto „Warum klein starten, wenn es auch groß geht“ hat es das Team um Martin Kuppinger und Tim Cole geschafft, eine Veranstaltung zu organisieren, die in dieser Art ihres Gleichen sucht. Dank hervorragender Kontakte nach USA ist es gelungen die Creme de la Creme der Identity Management-Branche nach München zur ersten European Identity Conference (EIC) zu holen.

Neben einigen Vordenkern der Identity Gang wie Dick Hardt, Conor P. Cahill und André Durand berichten vor allem viele Anwendungsfirmen von ihren Erfahrungen aus der Praxis (Referentenprofile).

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Virtuelle Managerin gewährt Einblicke

Gestatten, Frau Dr. Laura Slash„. So stellt sich heute unsere fiktive Managerin auf http://www.produktmanagerin.de vor. Heute startet Frau Dr. Laura Slash bei ihrem neuen Arbeitgeber als Verantwortliche für das Produkt- und Kundenmanagement.
Bloggt ab heute auf www.produtkmanagerin.de Sie wird uns auf ihrem Blog Einblicke von menschlichen und unmenschlichen Problemstellungen aus ihrem Beruf gewähren und dabei auf hoffentlich unterhaltsame Art schildern, wie sie die Rally der verschiedenen Aufgabenstellungen meistert. Manchmal tut sie dies mit viel Improvisationsvermögen, manchmal auch mit großer organisatorischer Sorgfalt.

In Ihrer Aufgabe als Produktmanagerin steht sie irgendwie immer zwischen den Stühlen. Mal ist es der Vertrieb den sie über die neuesten Entwicklungen informieren muss, mal ist es das Marketing das mit den richtigen Informationen ausgestattet werden muss und mal ist es die Produktion oder Entwicklung die verlässliche Auskunft über Lieferzeiten und Konfigurationsmöglichkeiten geben sollen.

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Vorlage und Shapes zur Prozessmodellierung mit Visio

Eigentlich darf es uns nicht wundern, dass wir auf den Beitrag „Visio Shapes zur Prozessmodellierung for free“ derartig viele Anfragen erhalten haben. Wir wurden gebeten die Shapes zur Modellierung von Prozessen und Workflows auch für Visio 2000, 2002 und 2003 zu optimieren.  Es scheint tatsächlich so, dass die Modellierung von Unternehmensprozessen zwar gefragt ist, aber wirklich gute, einfache, erschwingliche und weit verbreitete Werkzeuge eher Fehlanzeige sind.

Visioshapes zur Prozessmodellierung mit EPKGerade für uns hat sich herausgestellt, dass die erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) eine ideale Methode zur Visualisierung von Prozessen beliebiger Komplexität ist. Im Rahmen des ARIS Konzepts wird sie zur Modellierung der Zusammenhänge herangezogen und erlangt dadurch eine zentrale Bedeutung. EPK-Modelle sind intuitiv nachvollziehbar und eignen sich demnach zur Veranschaulichung von fachlichen Abläufen für ganz unterschiedliche Zielgruppen.

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Webseite "Prozesse des Identity & Access Management" gestartet

Generic Identity and Access Management Zu dem immer mehr an Bedeutung gewinnenden Thema Identity Management haben wir gemeinsam mit Partnern vor rund einem Jahr die Arbeitsgruppe „GenericIAM“ initiiert. Die Arbeitsgruppe, an der sich rund 20 Firmen beteiligen, darunter auch verschiedene DAX-Unternehmen, hat sich zur Aufgabe gamacht identische Prozessabläufe in einem allgemeingültigen (generischen) Modell zu finden, zu formulieren und Interessierten Anwenderunternehmen anzubieten.

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Visio Shapes zur Prozessmodellierung for free

Die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) wird zur Modellierung von Unternehmensprozessen verwendet. Als Werkzeug zur  Prozessmodellierung bietet sich hauptsächlich die Architektur Integrierter Informationssysteme (ARIS) an. Aber auch mit dem vergleichsweise günstigen Microsoft Visio lassen sich EPK´s gut modellieren. Vorausgesetzt man hat die richtigen Shapes.

Aus diesem Grund stellen wir einige Symbole aus unseren Arbeiten zum kostenlosen Download bereit.

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