Checkliste zur Auswahl eines Fileshare Tools: Welche Fragen Sie stellen müssen

Kaum ein Unternehmen beschäftigt sich im Rahmen der Digitalisierung nicht auch mit sicherem Datentransfer. Keiner großen Beliebtheit bei den Nutzern erfreuen sich Tools, bei denen die Möglichkeit zur sicheren Verschlüsselung oder Protokollierung fehlt. Das gilt genauso für komplizierte und zeitaufwändige Lösungen. Bei der Auswahl eines Datentransfer Tools stößt man auf eine große Produktlandschaft. Welche Kriterien zu beachten sind und wie man sich einen schnellen, detaillierten Überblick verschafft, steht in diesem Blogbeitrag.

Neben dem funktionalen Umfang eines Fileshare Tools sind vor allem auch die Themen Sicherheit, Betrieb und Support, sowie das Anbieterprofil wichtige Aspekte bei der Auswahl. Dabei legt jedes Unternehmen auf verschiedene Kriterien mehr oder weniger Wert – je nachdem, was die individuellen Anforderungen an eine Datentransfer Lösung sind. Um dennoch einen umfangreichen Überblick über die Mehrwerte und Unterschiede der verschiedenen Produkte zu bekommen, haben wir von doubleSlash, gemeinsam mit unserem Entwicklungsteam Business Filemanager, eine Evaluierungsmatrix erstellt.
Hier können einfach alle Anforderungen eingetragen und bewertet werden. Die Matrix eignet sich ideal zum Vergleichen mehrerer oder zum Evaluieren einer konkreten Lösung.

Zentrales, aber oft vernachlässigtes Thema ist das sogenannte „Vendor Profile“. Es umfasst die genaue Betrachtung des Datentransfer-Tool-Anbieters. Betrachtet werden vor allem die Stabilität und Vertrauenswürdigkeit des Anbieters. Das kann unter anderem mit Blick auf die Bilanz des Unternehmens (z.B. beim Bundesanzeiger) geschehen oder aber auch über den Hauptsitz des Unternehmens. Dieser ist ein zentrales Thema bei SaaS-Angeboten auf Grund des Datenschutzes. Hier sollte man auf europäische oder besser deutsche Standorte achten, um beim Thema Datenschutz auf der sicheren Seite zu stehen.

Sind die grundsätzlichen Fragen im Vendor Profile beantwortet und recherchiert, geht es weiter mit dem Hauptaspekt der Matrix: Das „Product Profile“. Dieser Bereich ist sehr weitläufig. So sind unter anderem Themen wie Leistungsportfolio, Funktionsumfang, Betrieb und Support, sowie die Vertragsgestaltung zu finden.
Bei der Bewertung des Leistungsportfolios ist darauf zu achten, dass die bevorzugte Hostingvarinate des eigenen Unternehmens angeboten wird: Eine SaaS-Lösung oder lieber eine On Premise-Variante? Wird zusätzlich zum Standardprodukt individuelles Customizing und Funktionserweiterungen angeboten? Diese zusätzlichen Features weisen unter anderem auch auf einen kompetenten Anbieter hin.

Checkliste Fileshare Tool: Auf die Kriterien kommt es an

Im Vorfeld einer solchen Produktauswahl ist es wichtig, zu definieren, welche Anforderungen absolute MUSS-Kriterien oder DARF NICHT-Kriterien sind. Die einzelnen Funktionen des Produktes gilt es zu priorisieren und abzuwägen. Viele Funktionen sind mittlerweile Standard in den Datentransfer-Tools, jedoch ist jede Lösung auf einen unterschiedlichen Usecase ausgelegt, über den sich die Anbieter am Markt abheben wollen. Es kann also hilfreich sein, auch einzelne Tools mit der Matrix zu testen, um Unterschiede herauszufinden.
Ebenfalls wichtige Grundvoraussetzungen sind Betriebsoptionen bzw. Systemvoraussetzungen. Bei der On Premise-Variante ist abzuklären, ob die eigene Infrastruktur passend ist (Windows-Server oder Linux-Server). Viele Anbieter bieten eine Liste der Systemvoraussetzungen an, die bei der Toolauswahl unbedingt abgeglichen werden sollten. Bei der SaaS-Variante lohnt es sich zu recherchieren, welcher Hostingdienstleister verwendet wird und in welchem Land somit die Daten liegen. Außerdem ist bei sensiblen Daten auf eine dedizierte Installation zu achten, da hier eine stärkere Trennung der Daten von Kunde zu Kunde vorliegt. Supportleistungen sind bei der Einführung einer neuen Software immer sinnvoll und hilfreich. Hier sollte abgewogen werden, ob ein „rundum-sorglos“-Paket benötigt wird oder ein einfacher 8×5 Support genügt. Viele Hersteller bieten auch individuelle Supportpakete an, die hilfreich sein können.
Ein weiterer Punkt, der zu einem guten Service-Angebot gehört, ist die Vertragsgestaltung und Abrechnung. Hier zeichnet sich ein guter Anbieter durch Flexibilität und nicht durch starre Verträge aus. Zu beachten sind insbesondere: Kündigungsfristen, Abrechnungszyklus, sowie die Abrechnungsmethode.

Vielen Unternehmen fällt die Auswahl einer passenden Fileshare Lösung schwer. Dies liegt vor allem an der Flut von Angeboten und den verschiedenen individuellen Anforderungen. Die Bewertungsmatrix hilft, Licht ins Dunkel zu bringen und sinnvoll zu bewerten, ob ein Tool die nötigen Anforderungen erfüllt. Wichtig ist, im Vorfeld ausreichend Tools zu recherchieren und sich gegebenenfalls Informationsmaterial zukommen zu lassen. Ebenfalls sollte man sich über die Anforderungen im Unternehmen bewusst sein und auf die Flexibilität des Anbieters und Produktes achten.

Download Checkliste zur Auswahl eines Fileshare Tools

Wir stellen Ihnen eine Evaluierungsmatrix für die Auswahl eines Datentransfer Tools kostenfrei zur Verfügung. Füllen Sie einfach das Kontaktformular aus und hinterlassen Sie uns Ihre E-Mail Adresse. Dann senden wir Ihnen die Bewertungsmatrix inklusive How To Anleitung gerne zu.

Die upgedatete Checkliste mit neuen Features ist ab sofort erhältlich! (Stand Mai 2021)