Darstellung des Projektfortschritts – die Meilensteintrendanalyse (MTA)

29.09.2009

Viele Projekte werden nicht rechtzeitig abgeschlossen und sorgen damit oftmals für eine Überraschung und unbeliebten Fragen nach den Gründen. Die nachträgliche Rechtfertigung wird durch eine simple, offensichtliche Tatsache zu einer Auseinandersetzung mit Handicap: Im Nachhinein ist man immer schlauer!

Rückblickend ist es leicht zu sagen: „Der Vorgang X hat 14 Tage länger gedauert, deswegen sind wir jetzt zu spät dran.“ Aber gesagt hat es keiner und so wurde das beliebte Spiel „Wir holen es am Ende wieder rein“ verloren. Da alles geheim gehalten wird, ist die Überraschung natürlich groß, wo es doch (angeblich) keine Probleme während des Projektverlaufs gab.

Frühzeitige Kommunikation ist ein wichtiges Element, um gemeinsam eine Lösung zu finden. In Anlehnung an den Kinofilm „Wer früher stirbt, ist länger tot“ kann man den Titel für das Projektmanagement umdichten und sagen: „Wer früher spricht, ist erfolgreicher im (Projekt-) Job“.

Ein mögliches Mittel, den Projektfortschritt zu kommunizieren, kann die Meilensteintrendanalyse sein. Dabei wird ein Zusammenhang zwischen Terminen und erledigten Aufgaben in Form von Meilensteinen hergestellt. In regelmäßigen Abständen, oft alle 14 Tage oder jeden Monat, wird das Erreichen aller Meilensteine geschätzt und dokumentiert. Die Ergebnisse werden in einer zweidimensionalen Grafik dargestellt, wobei in der Regel auf der horizontalen, der x-Achse, die Daten der periodischen Überprüfungen und auf der vertikalen, der y-Achse die Daten der prognostizierten bzw. abgeschlossenen Meilensteinen aufgetragen. Auf der Hypotenuse, einer Diagonalen von links unten nach rechts oben, wird angezeigt, wann die Meilensteine planmäßig beendet sein sollten.

Meilensteintrendanalyse

Es entstehen Trend-Linien. Eine steigende Linie bedeutet, dass der Meilenstein später als geplant beendet wird, dementsprechend bedeutet eine fallende Linie ein vorzeitiges Abschließen des Meilensteins. Bei einer horizontalen Trend-Linie läuft der Meilenstein planmäßig. Bei einem Zick-Zack-Muster ist keine Prognose möglich, da die Meilensteineinschätzungen unzuverlässig sind.

Durch die einfache Darstellbarkeit und Übersichtlichkeit können die Erkenntnisse der Analyse schnell erfasst werden. Allerdings darf die Aussagekraft nicht überbewertet werden, denn: Die MTA dokumentiert vergangene Ereignisse, der Trend wird darauf basierend geschätzt. Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass die MTA nicht den Aufwand eines Meilensteines berücksichtigt, sondern nur seine terminliche Erreichung.

Als Voraussetzung für die Meilensteintrendanalyse werden eindeutig definierte Meilensteine mit festen Terminen, am besten aus einem Meilensteinplan, benötigt.

Fazit:

Die MTA ist ein sehr gutes Kommunikationsmittel, das hilft, den aktuellen Projektstand u. –fortschritt zu visualisieren und schnell zu vermitteln. Es stellt ein einfach zu benutzendes Hilfsmittel für das Projektmanagement und –reporting dar. Wenn man die Einschränkungen berücksichtigt, ist es ein nützliches Projektmanagement-Werkzeug, auf das nicht verzichtet werden sollte.

 

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4 Kommentare zu “Darstellung des Projektfortschritts – die Meilensteintrendanalyse (MTA)

  1. Hallo Herr Volland,

    vielen Dank für Ihren Hinweis.

    Ich stimme Ihnen zu, dass die MTA ein sehr gutes Hilfsmittel ist, wenn der Reportempfänger dieses versteht und zu nutzen weiß.

    Die Pflicht einer Verschiebung von Meilensteinen wird dann in Frage gestellt, wenn zusätzliche Ressourcen (Überstunden, zusätzliche MA, etc.) bereitgestellt werden. Allerdings ist in der Regel der Reportempfänger in diese Vorgänge eingeweiht und kann die veränderten Umstände in seine Betrachtung einfließen lassen, damit er ein realistisches Bild vom Status des Projektes hat.

  2. Hinweis: Die Meilensteintrendanalyse hat schon eine starke Tendenz zum korrekten Reporting. Spätestens beim ersten Meilenstein wird sichtbar, wenn es nicht gestimmt hat. Auch das Nicht-verschieben eines Folgemeilensteins müsste sehr gut begründet sein: Meilenstein 1 verspätet – warum sollte die Bearbeitungszeit von Meilenstein 2 kürzer sein?
    Wenn der Reportempfänger die MTA versteht, dann ist das ein sehr gutes Mittel!

  3. Ehrlichkeit im Projektgeschäft geht leider viel zu häufig unter. Wie lassen sich Projekte monitoren, wenn nicht offen und Realitätsgetreu reported wird?

  4. Hallo Herr Meyer, informativer Beitrag. Wichtig erscheint mir nicht nur eine frühzeitige Kommunikation, sondern in gleichem Maße eine ehrliche Kommunikation. Häufig mangelt es exakt an diesem Punkt. Für Ehrlichkeit im Reporting gibt es bisher keine grafische Auswertung.

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