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Die Digitale Kopie der deutschen Post: Was steckt dahinter?

08.04.2021

Unser Kunde Deutsche Post DHL Group rüstet immer weiter auf in Sachen Digitalisierung. Hier entstehen Lösungen, die das einst so analoge Thema „Post und Brief“ neu erfinden und an das Zeitalter der Digitalisierung anpassen.

Und wer sich jetzt die Frage stellt „Was bringt das Ganze mit der Digitalisierung für mich?“ – für den hat Schauspieler Jürgen Vogel bestimmt eine passende Antwort:

 

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Wir sehen also: Durch die Digitalisierung verschiedener Post Services wird die Nutzung für uns alle einfacher. Nach der Verbesserung der DPDHL App Ende letzten Jahres, wurde nun die Digitale Kopie bei der Deutschen Post DHL Group gelauncht.

Diese Entwicklungen verfolgen wir mit großem Interesse und wollen deshalb einen kleinen Einblick in den Service der Digitalen Kopie geben.

 

Die Digitale Kopie der deutschen Post
Abbildung 1: Die Digitale Kopie der deutschen Post, Quelle: https://www.dpdhl.com/content/dam/dpdhl/de/media-center/media-relations/images/2021/digitale-kopie.jpg

Die Digitale Kopie – was genau ist das eigentlich?

Der Name ist Programm. Bei der Digitalen Kopie wird der Inhalt eines Briefes als E-Mail zugestellt. Im Gegensatz zur klassischen Briefankündigung, bei der lediglich ein Scan des Briefumschlags im E-Mail-Postfach (web.de/gmx.de) landet, wird bei der digitalen Kopie nun der tatsächliche Inhalt des Briefs übermittelt. Die Briefankündigung, die es bereits seit Juli 2020 gibt, war somit ein erster Schritt, der jetzt mit der Digitalen Kopie erweitert wurde.

Wie funktioniert das mit der Digitalen Kopie?

Prozessablauf Digitale Kopie
Abbildung 2: Prozessablauf der Digitalen Kopie, Quelle: https://www.deutschepost.de/content/dam/dpag/images/D_d/digitalekopie/dp-text-image-digitale-kopie-infografik-122020.jpg/jcr:content/renditions/w1024.jpg

Der regelmäßige postalische Verkehr via Brief zwischen Unternehmen (Geschäftskunden der Post) und ihren eigenen Kunden ist nach wie vor gang und gäbe. Hier setzt die Digitale Kopie an. Der Geschäftskunde übermittelt der Post die zu versendenden Briefe, zusammen mit dem Namen und der Adresse des Empfängers. Der reguläre Brief wird erstellt und versendet. Zusätzlich wird geprüft, ob der Adressat bei der Digitalen Kopie registriert ist, um den Brief auch digital zuzustellen. Die Post versendet eine Digitale Kopie an die Benutzer bei GMX und WEB.de, wenn eine erfolgreiche Zuordnung hergestellt werden konnte.

Dadurch, dass der Inhalt eines Briefes zugestellt wird, muss hier das Briefgeheimnis gewahrt werden. Denn nur der tatsächliche Empfänger des analogen Briefs darf natürlich auch die E-Mail bekommen. Es muss also sichergestellt sein, dass es sich um eine eindeutige Zuordnung handelt. Wenn das nicht möglich ist, wird die Digitale Kopie sofort verworfen. Der physische Brief wird jedoch regulär versendet.

Identity Management als Schlüsseltechnologie

Um zu gewährleisten, dass nur ein registrierter Benutzer die Digitale Kopie erhält, muss dessen Identität eindeutig bestimmt werden, damit das Briefgeheimnis nicht verletzt wird.

Für die Bestimmung der Identität müssen mehrere Systeme und Informationen miteinander verknüpft werden. Das sind einerseits die Informationen des versendenden Geschäftskunden und andererseits die Informationen der registrierten Benutzer der Digitalen Kopie (wie in Abbildung 2 dargestellt). Wie könnte das funktionieren? Anhand von Name und Adresse auf dem Brief wird ermittelt, ob es einen entsprechenden registrierten Benutzer gibt, dem die Digitale Kopie zugestellt werden kann. Hier besteht die Schwierigkeit darin, dass Tippfehler in der Adresse oder Name vorhanden sein können, aber trotzdem eine Zuordnung erfolgen soll. Gleichzeitig muss verhindert werden, dass eine ähnlich geschriebene Person angeschrieben wird.

 

Fazit

Mit der Briefankündigung und der Digitalen Kopie wird der analoge Alltagsgegenstand Briefkasten digitalisiert. Als Benutzer erhält man die Information, dass Briefe im Briefkasten liegen oder kann im Fall der Digitalen Kopie mit dem Smartphone sogar auf den kompletten Briefinhalt zugreifen. Die Anmeldung für die Briefankündigung ist einfach in zwei Schritten abgeschlossen, danach kann die Digitale Kopie durch eine Option aktiviert werden.

Vielleicht wird es in Zukunft die Möglichkeit geben, dass jeder Brief zusätzlich auch digital zugestellt wird?
Wir sind gespannt auf die nächsten digitalen Services bei der Deutschen Post DHL Group.

 

Quellen:
https://www.deutschepost.de/de/d/digitale-kopie.html
https://www.deutschepost.de/de/b/briefankuendigung.html?3243
https://www.heise.de/news/GMX-und-Web-de-lassen-Nutzer-in-ihre-Post-Briefsendungen-schauen-5995914.html
https://www.dpdhl.com/de/presse/pressemitteilungen/2021/deutsche-post-gmx-und-web-de-liefern-briefinhalte-auf-wunsch-per-e-mail.html

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