Document Sharing: Wie Sie Email-Anhänge vermeiden und trotzdem produktiv bleiben

Vor kurzem erst hatte ich wieder die Situation: Schnell eine Email an einen Kunden schreiben, Attachment anhängen und raus damit. Leider bemerkte ich noch beim Senden, dass ich die falsche Datei angehängt hatte.

Und nun? Zurückholen ist keine Option, denn entweder wird diese Funktion vom Mail-Client nicht angeboten oder funktioniert nicht zuverlässig. Beim Kunden anrufen und sagen: „Bitte löschen!“ ist auch keine Alternative.
Eigentlich verschicke ich ja gerne Dokumente als Email-Anhang, weil das einfach und bequem funktioniert. Das Beispiel oben zeigt aber einen klaren Nachteil. Und davon gibt es einige mehr, die Unbehagen bereiten aber meist auch verdrängt werden.

1. Änderbarkeit: Nachträgliches austauschen, hinzufügen oder entfernen von Anhängen geht nicht.
2. Zeitliche Beschränkung: Einmal verschickt, hat der Empfänger die Datei. Den Zugriff zeitlich einzuschränken, ist nicht möglich. Dies ist besonders dann interessant, wenn die Datenaktualität eine große Rolle spielt.
3. Fehlende Sicherheit: Verschlüsselung und digitale Signatur sind meist ein Schmerzpunkt, weil sie nicht nutzerfreundlich und kompliziert sind. Dies führt oft dazu, dass Emails samt Anhang unverschlüsselt übertragen werden. Mit dem Risiko, dass letztendlich ganz auf Sicherheit verzichtet wird.
4. Duplikate & Versionen: Jeder Empfänger der Email erhält eine Kopie des Anhangs. Ändert sich ein Dokument, z.B. weil daran gearbeitet wird oder ein Review mit Korrekturschleifen läuft, verliert man schnell den Überblick über die aktuelle Version. Gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten ist schon mal gar nicht möglich.
5. Größenbeschränkungen: Oft lassen Email-Server nur 5 MB bis 10 MB durch, oder sogar noch weniger. Hinzu kommt, dass in vielen Unternehmen die Postfächer in ihrer Größe beschränkt sind.
6. Empfangsbestätigung: Es besteht die Möglichkeit, im Email-Client eine Lesebestätigung einzustellen. Trotzdem bleibt die Unsicherheit, ob die angehängte Datei geöffnet wurde. Bei Business File Sharing Tools – so ist es zumindest bei calvaDrive – bekommt man sobald die Datei heruntergeladen wurde, eine direkte Rückmeldung.

Wie bekomme ich die Datei zu meinem Kunden? Document Sharing als gute Alternative

Auf Emails als Standardkommunikationsmittel mag und kann ich nicht verzichten. Dazu haben sie zu viele Vorzüge. Allerdings habe ich es mir angewöhnt, Links auf Dateien zu versenden, die in unserer Kollaborationsplattform abgelegt sind, statt die Dateien direkt an die Email zu hängen.
Solche File Sharing Lösungen werden in letzter Zeit – nicht zuletzt durch die Einführung der DSGVO – immer prominenter. Wichtig für die Akzeptanz bei den Usern – und das erlebe ich auch immer wieder bei mir selber – ist allerdings, dass diese Tools einfach in der Handhabung sind und sich ideal in die etablierten Workflows (wie z.B. das Versenden von Emails) integrieren. Ansonsten ertappt man sich wieder dabei, wie man auf Public Cloud Angebote wie Dropbox oder WeTransfer zurückgreift. Mit dieser Schatten IT gehen Unternehmen allerdings ein immenses Risiko ein: Unkontrollierte Datenflüsse auf fremden Servern, Datenklau, Downloads von Dateien ohne Virenprüfung – um nur mal einen kleinen Ausschnitt zu nennen.

Bei dem Kollaborationstool, das wir einsetzen, ist das sichere Anhängen von Mails kinderleicht, da es über ein Outlook-Addin verfügt.
Anstatt die normale Büroklammer zum Anhängen von Dateien anzuklicken, klicke ich einfach auf die calva-Büroklammer.

Die ausgewählten Dateien werden dann automatisch hochgeladen und beim Senden wird der Link in die Email eingefügt. Fertig.

Zudem habe ich noch die Option, die Datei zu beobachten, d.h. ich sehe, wenn der Empfänger den Mailanhang heruntergeladen hat.

Und wie löst mir ein Document Sharing mein Ausgangsproblem?

Wenn ich auf diese Art und Weise eine falsche Datei anhänge, kann ich diese im Nachhinein problemlos in meinem File Sharing Tool austauschen.

Gleichzeitig habe ich weitere Vorteile:

1. Ich kann den Zugriff zeitlich beschränken.
2. Die Datei wird über eine verschlüsselte Verbindung übertragen.
3. Über die zentrale Ablage entschärft sich das Problem der Unübersichtlichkeit durch viele im Umlauf befindliche Versionen.
4. Große Dateien zu versenden, auch wenn sie mehrere Gigabyte haben, sind kein Problem.

Mit diesem kleinen Outlook-Addin wird ein gängiges Problem in der Arbeitswelt gelöst. Ich möchte nicht mehr auf diese Funktion verzichten und kann es nur weiterempfehlen.