Effizienz in Projekten

Herrschen bei einem Klein- und Kleinstunternehmen in und nach der Startuphase noch völlig flexible Bedingungen für Mitarbeiter in Bezug auf Projektgestaltung und Prozesse wird spätestens nach einigen Jahren des erfolgreichen Wachstums in diesem Bereich Optimierungspotential gesehen. Dabei gilt es genau diese Wettbewerbsvorteil im Vergleich zu Großunternehmen und Konzernen nicht allzu sehr einzuschränken und einen guten Mittelweg zwischen Freiheit und Vorschriften für die Mitarbeiter zu finden ohne deren Kreativität und vor allem Motivation allzu sehr einzuschränken.

Typischerweise denken kleine Unternehmen zuallererst an die Buchhaltung und steuerliche Rahmenparameter. Oft st dies auch getrieben durch gesetzliche Vorgaben und einen häufig betriebswirtschaftlichen Background der Geschäftsführung. Jedoch auch im Bereich Produktion und Systemadministration schlummern erheblich Potentiale, die es zu heben gilt und die nicht durch gesetzliche Rahmenparameter beeinflusst sind. Im Bereich Projektcontrolling gilt es zudem regelmäßige Statusreports und Ausblicke sowohl für das Management als auch Kunden bereitzustellen.

Sicherlich gibt es zu all diesen Themen schöne Standards und Vorgehensweisen die jedoch in der Regel nur in Großunternehmen Anwendung finden und häufig auch gezielt für diese gestaltet sind. Diese versuchen zudem immer gezielt, einzelne Bereiche im Unternehmen anzusprechen. So fokussiert Six Sigma speziell auf den Bereich Qualität und geht hier von einer pyramidenförmigen Verantwortungskette in Unternehmen mit mehreren 100 Mitarbeitern aus. Andere Standards wie ITIL beschreiben gezielt Prozesse und definieren Begriffe im Umfeld IT Service, in aller Regel auch unternehmensintern und relevant für größere Firmen mit einer Vielzahl von Mitarbeitern in diesem Bereich.

Für viele Unternehmen ist die Adaption und strikte Einhaltung solcher Standards aus verschiedenen Gründen häufig nicht rentabel oder reduziert deren Schlagkraft. Hier bieten sich Lösungen an, die Mitarbeiter indirekt bei der Nutzung von Standards unterstützen indem sie entsprechende Produkte einfach im täglichen Arbeiten nutzen. So hilft z.B. der doubleSlash Project Monitor gezielt einzelne Prozessschritte entlang solcher Standards einzuhalten ohne das es den Mitarbeitern direkt bewusst wird.

Andere Lösungen können über kombinierte Zeiterfassungs– und Ressourcenplanungssysteme sicherstellen, das Projekte in Bezug auf die wichtigsten KPI Zeit, Budget und Ressourcen geplant, bearbeitet und gemonitort werden können. Dabei dienen solche zentralen softwaregestützten Tools nicht zuletzt auch dazu, die verschiedenen Sprachen und Sichtweisen zwischen Entwicklern, Projektleitung, Management und Controlling zu übersetzen.

Unabhängig von der letztendlichen Darstellungsweise bzw. Auswertung werden Daten erfasst und stehen für individuelle Reports zur Verfügung. Durch regelmäßige Auswertungen und Eskalationsmöglichkeiten vom Entwickler direkt bis hin zum obersten Management kann somit sichergestellt werden, daß Projekte betriebswirtschaftlich rentabel und gleichzeitig technisch effizient abgewickelt werden können. Und last but not least lassen sich durch Metriken über historische Daten auch Auswirkungen von Maßnahmen in der Vergangenheit beurteilen. Schon alleine die Einführung eines solchen Systemes macht allen Beteiligten klar, worin die Erwartungshaltung der beteiligten Parteien besteht und wird sich schon dadurch im Laufe der Zeit positiv bemerkbar machen.