Flexible Fileshare- und Kollaborationslösungen: Mehr Sicherheit bei der Auswahl des richtigen Tools

22.07.2021

Homeoffice, flexible Arbeitszeiten, wachsende Teams, internationale Kooperationen – die Gründe, warum sich Unternehmen für eine Fileshare- und Kollaborationslösung entscheiden, sind zahlreich.

Die Anforderungen der unterschiedlichsten Unternehmen vereinen sich aber in dem Wunsch nach höherer Flexibilität und maximaler Effizienz bei gleichzeitig sinkender Komplexität und Kosten.

 

 

Die Zeiten, in denen unternehmensinterne Dateien über E-Mail oder FTP-Server ausgetauscht werden, sind vorbei. Der Wunsch nach Datensicherheit und Flexibilität wird in internationalen Konzernen wie auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen immer größer. Flexible Fileshare Lösungen ermöglichen internen und externen Mitarbeitern auch unterwegs oder im Homeoffice den Zugriff auf alle Dateien. Es lohnt sich jedoch, bei der Entscheidung für eine bestimmte Software genau hinzuschauen, welche Anforderungen erfüllt werden sollen.

Wie finde ich die passende Fileshare- und Kollaborationslösung?

Wer ‚Filesharing Software‘ in eine Suchmaschine eingibt, erhält circa 18 Millionen Suchergebnisse, der Markt scheint schier endlos. Für jede Unternehmensgröße und für jeden Use Case gibt es eine vermeintlich passende Lösung. Aber wie lässt sich die passende Lösung auswählen? Welche Kriterien müssen bei der Auswahl beachtet werden, um hinterher nicht festzustellen, dass das ausgewählte Tool gar nicht zum Unternehmen passt oder im schlimmsten Fall sogar Sicherheitsrisiken birgt?

Ein Aspekt, der oft vernachlässigt wird, ist das sogenannte Vendor Profile. Es gibt Auskunft über die Stabilität und Vertrauenswürdigkeit eines Anbieters. Im Zentrum der Aufmerksamkeit steht vor allem das Thema Datenschutz und Datensicherheit. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, sollte man darauf achten, dass die Anbieter ihren Standort in Deutschland oder zumindest in Europa haben. So bergen die gewünschten Filesharing – oder Kollaborationslösungen kein verstecktes Sicherheitsrisiko.

Ist dieser Punkt geklärt, sollte man sich weiter mit dem Product Profile beschäftigen. Dabei sind Themen wie das Leistungsportfolio, der Funktionsumfang, Betrieb und Support oder die Vertragsgestaltung relevant. Das sind die wesentlichen Fragen, über die man sich im eigenen Unternehmen Gedanken machen sollte, damit eine Filesharing – und Kollaborationslösung effizient eingesetzt werden kann.

doubleSlash Checkliste zur Auswahl eines Managed File Transfer Tools
doubleSlash Checkliste zur Auswahl eines Managed File Transfer Tools

Hohe Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz durch Anpassung der Fileshare Lösung an
Look & Feel des Unternehmens

Die Akzeptanz einer neuen Software innerhalb eines Unternehmens spielt eine wichtige Rolle, um auch tatsächlich die gewünschten Effekte Flexibilität, Effizienz und Kosteneinsparung zu erreichen. Hilfreich dabei kann es sein, eine Filesharing – und Kollaborationslösung auszuwählen, die sich an Look & Feel des Unternehmens anpassen lässt. Oder die neue Software bietet Plugins oder andere Anpassungsmöglichkeiten, um die Umstellung so einfach wie möglich zu gestalten. Dies wirkt sich bei den Mitarbeitern positiv auf die Akzeptanz aus und vermittelt Externen eine klare Aussage der eigenen Markenidentität. So entsteht bei Mitarbeitern nicht der Eindruck, dass sie sich an ein weiteres Tool gewöhnen müssen, sondern es fügt sich perfekt in die bestehende Infrastruktur ein. Effizienz und Produktivität kann gesteigert werden.

Einige Filesharing-Lösungen bieten neben zubuchbaren Plugins und einer Anpassung an das Branding des Unternehmens auch flexible Lizenzmodelle. Hier gibt es die Auswahl zwischen einem SaaS-Modell, welches oft wegen der hohen Flexibilität und dem geringen Aufwand für die interne IT-Abteilung gewählt wird. Außerdem gibt es viele Filesharing- und Kollaborationslösungen auch als on Premise Variante, diese bietet den Unternehmen uneingeschränkte Datenkontrolle ohne Größenbeschränkung, wodurch wiederum die Produktivität und Datensicherheit erhöht wird.

Die richtige Fileshare- und Kollaborationslösung bietet erhöhte Flexibilität ohne Sicherheitseinbußen

Bequemes und flexibles Zusammenarbeiten heißt auch sicheres Zusammenarbeiten. Die Überprüfung und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, Sicherheitsvorschriften und Compliance-Regelungen bringt oft hohe Aufwände für Unternehmen mit sich. Bei der Auswahl einer Filesharing- und Kollaborationssoftware muss darauf geachtet werden, dass Nutzer standort- und geräteunabhängig auf Dateien zugreifen sowie diese teilen können, ohne damit gegen Datenschutzrichtlinien zu verstoßen. Einige Software-Lösungen bieten interne Virenscanner, mit denen die Datensicherheit gewährleistet werden kann. Außerdem verhindert eine Filesharing- und Kollaborationslösung, die sicher und einfach von jedem Mitarbeiter verwendet werden kann, die Entstehung einer Schatten-IT. Bietet ein Unternehmen den Mitarbeitern kein Tool, um flexibel und standortunabhängig zusammen zu arbeiten, sehen sie sich oft gezwungen, eigene Lösungen zu finden. Bei privaten Fileshare Lösungen wird aber oft nicht genau auf Datenschutzrichtlinien geachtet. Diese Sicherheitsrisiken können im Nachhinein einen erheblichen Mehraufwand für die IT bedeuten. Deswegen ist es auch so wichtig, dass Datenschutz und Datensicherheit entscheidende Kriterien im Auswahlverfahren für eine neue Software sind.

 

Fazit

Die Erweiterung der IT-Infrastruktur um eine moderne Filesharing- und Kollaborationslösung kann Produktivität und Effizienz steigern und gleichzeitig die unternehmensinterne IT entlasten. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten die für den Auswahlprozess festgelegten Kriterien erfüllt sein:

  • Passt die neue Software genau in den Use Case für das Unternehmen?
  • Ist die neue Software so benutzerfreundlich wie möglich?
  • Erfüllt sie alle Richtlinien zum Datenschutz und Datensicherheit?

 

Dann steht einer tatsächlichen Entlastung der IT-Abteilung nichts mehr im Wege. Datenübertragung wird schneller, flexibler und dabei auch noch sicherer.

Für Unternehmen, die ihre bestehende oder künftige Filemanagement Lösung evaluieren wollen, hat doubleSlash eine Checkliste zusammengestellt, welche Fragen im Zuge einer Auswahl unbedingt beantwortet werden müssen. Die Checkliste steht hier zum kostenlosen Download bereit.

 

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