Herausforderungen Software Evaluation: Für meine Anforderungen effizient die richtige Softwarelösung finden

Oft kommen wir in die Situation, dass eine neue Software eingesetzt wird, oder ein bestehendes System abgelöst wird. Dabei sind die Problemfelder bekannt, aber eine konkrete Lösung ist noch nicht gefunden. Bei einer Marktrecherche werden einem schnell viele Lösungen angeboten, doch wie und nach welchen Kriterien werden diese am besten verglichen?

Der folgende Beitrag beschreibt eine Best Practice Methode, die wir von doubleSlash in einem Kundenprojekt angewendet haben. Eine ideale Vorgehensweise gibt es aufgrund wechselnder Bedingungen in den seltensten Fällen. Die Auswahl der Methoden und Werkzeuge werden nahezu immer den Rahmenbedingungen des Projekts angepasst.

Priorisierte Anforderungen als Basis für eine Software Evaluation

Voraussetzung für eine Software Evaluation ist die richtige Priorisierung der Anforderungen. Gerade bei einem zeitlich begrenzten Prozessschritt können nicht alle Anforderungen auf eine Erfüllung geprüft werden. Eine Kategorisierung nach der Wichtigkeit (z.B. in Kat. A, B und C) hilft bei der Eingrenzung auf die wichtigsten Anforderungen. Dabei besteht natürlich die Gefahr, dass eine Anforderung gegenwärtig nicht erfüllt und überprüft, aber zu einem späteren Projektzeitpunkt gefordert wird. Besonders schwerwiegend kann dies bei einer Standardlösung werden, wenn keine nachträgliche Anpassung zusätzlicher Funktionalitäten möglich ist. Bei dem durchgeführten Projekt haben wir uns das Ziel gesteckt, die Anforderungen auf eine Anzahl von 25 bis 30 zu begrenzen. Eine Evaluation aller Anforderungen war dadurch selbst in knapper Zeit gewährleistet. Uns war dabei wichtig, alle „muss“ Anforderungen aufzunehmen. Die Eingrenzung sollte allerdings immer in einem vernünftigen Maß zum Projektvolumen stehen, da sonst die erwähnte Gefahr der Nachbesserungen stark zunimmt. Aus unserer Projekterfahrung hat sich für die Lösungsauswahl eine Eingrenzung der Anforderungen auf etwa 40 bis 50 Prozent der Gesamtanzahl als gesundes Maß herausgestellt.

Mit der eingegrenzten Auswahl an Anforderungen beginnt nun die Suche nach einer passenden Softwarelösung. Neben den Ergebnissen einer Suchmaschine ist es auch sinnvoll, Marktanalysen (z.B. bei Gartner) oder die Nachfrage innerhalb einer Unternehmensgruppe oder -struktur heranzuziehen. Eine weitere Quelle sind bereits im Unternehmen befindliche Systeme. Diesen wird oft der Vorzug gegeben, auch wenn sie schlechter sind als zugekaufte Lösungen (z.B. lieber auf Sharepoint setzen weil es schon vorhanden ist).

Eine Online-Marktrecherche liefert in der Regel sehr viele Ergebnisse und sollte daher strukturiert durchgeführt werden. Gerade bei den Suchwörtern kann man viel variieren, um den Markt aus verschiedenen Perspektiven zu durchleuchten. Zu Beginn kann eine Eingrenzung auf Branche, Aufgabengebiet oder funktionale Anforderungen durchgeführt werden. In einem weiteren Durchlauf können nicht-funktionale Anforderungen (z.B. Open-Source-Lösung) mögliche Produkte ausschließen. Wir empfehlen zuerst eine Sammlung vieler Anbieter zu erstellen, ohne auf alle Anforderungen im Detail einzugehen und dann sukzessive durch die Beachtung weiterer Anforderungen bis zu einer Anzahl von vier bis sieben Anbietern zu reduzieren.

Für eine abschließende Bewertung der möglichen Lösungen setzen wir auf eine Bewertungsmatrix. Damit schafft man eine strukturierte Herangehensweise, maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die Anforderungen werden dabei gegeneinander gewichtet und die potentiellen Lösungen auf die Erfüllung der Anforderungen geprüft. Die Kosten spielen in der Regel im ersten Schritt keine Rolle, können allerdings auch in den Vergleich einfließen. Am Ende sollte allerdings eine detaillierte Kosten-/Nutzenbetrachtung erfolgen, denn eventuell ist das beste System deutlich teurer als das zweitbeste System. Mit dieser Vorgehensweise lassen sich Entscheidungen für ein weiteres Vorgehen sukzessive für oder gegen eine Lösung treffen.
Sollte am Ende der Evaluationsphase noch Zeit sein, kann die Bewertung der Lösungen anhand weiterer Anforderungen durchgeführt werden. Das vorhandene Ergebnis kann dadurch überprüft und das erwähnte Risiko für mögliche Nachbesserungen kann miniert werden. Die einzelnen Bewertungsstufen müssen dabei genau definiert sein, damit die Anforderungen überhaupt vergleichbar sind.

Abschließend noch zwei Anmerkungen aus der Praxis:

Eine Standardlösung deckt erfahrungsgemäß nie 100 Prozent der Anforderungen ab. Sie sollten also schon bei der Auswahl möglicher Alternativen bereit für Kompromisse sein. Andernfalls wird eine Individualsoftware die richtige Wahl für Ihre Systemanforderungen sein.

Auf der anderen Seite können zu viele individuelle Anforderungen an eine Standardsoftware zu anderen Problemen führen. Diese sind meist nicht im Standard Support und der Wartung enthalten und müssen über Sondervereinbarungen abgedeckt werden. Dazu sollten Sie die Wartbarkeit, Updatefähigkeit und Supportfolgekosten in die Anforderungen aufnehmen und bereits in einer frühen Projektphase auf Erfüllung prüfen.