Komplexe Prozesse beherrschen

Einfacher ProzessProzesscontrolling  ist ein Thema, das im Rahmen des Business Process Management (BPM) aktuell im Fokus steht. Der Prozessgedanke hat sich mittlerweile in vielen Unternehmen etabliert und wird dort auch aktiv getrieben.

Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung reicht es nicht sich seinen Prozessen bewusst zu sein und diese zu leben. Man muss auch stets auf äußere Einflüsse und sich ändernde Bedingungen reagieren können. Um aktiv Veränderungen in Prozessen zu treiben ist es daher essentiell die eigenen Prozesse zu messen, um Änderungsmaßnahmen zu überwachen und ggf. eingreifen zu können.

Bevor man hier jedoch ins Detail geht und sich um Kennzahlen zu Prozesskosten, Prozesszeiten und Prozessqualität kümmert, sollte man sich zuerst die Frage stellen, ob die eigenen Prozesse bereits ein Niveau erreicht haben, dass man verstehen und vor allem auch beherrschen kann.

Ein wichtiger Indikator für die Komplexität eines Prozesses ist die Variantenzahl*. Die Variantenzahl gibt die Anzahl der möglichen Prozesspfade wieder, auf denen ein Prozess durchlaufen werden kann. Je höher die Variantenzahl ist, desto schwieriger ist es für den Prozessverantwortlichen sich allen Pfaden bewusst zu sein. Dies resultiert darin, dass man gegenüber Veränderungen eine gewisse Hemmschwelle hat, da man die Auswirkungen nicht mehr abschätzen kann.
Ein komplexerer Prozess

Dieses Problem kennt man auch in der klassischen Software-Entwicklung. Sie kennen doch sicher die Situation, in der man sich in der Absicherung fragt, ob man mit den definierten Testfällen auch wirklich alles abgedeckt hat, was es zu beachten gilt. Man hat den Überblick verloren und die Anzahl möglicher Varianten überschreitet die eigene Vorstellungskraft.

Eine hohe Variantenzahl resultiert meist aus einer großen Anzahl an Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Ein probates Mittel zur Prozessbeherrschung ist an dieser Stelle das gezielte Steuern von Subprozessen auf Grundlage der Variantenzahl. Mit einer strikten Begrenzung der Variantenzahl gibt man eine klare und verständliche Richtlinie vor, ab wann Subprozesse gebildet werden müssen. Dies schafft auch dann eine einheitlichere Prozesslandschaft, wenn die Prozesse von unterschiedlichen Personen modelliert werden. Denn wie Sie sicher aus eigener Erfahrung kennen, kann die subjektive Wahrnehmung der Prozesskomplexität durchaus stark von Person zu Person variieren.

Das Begrenzen der Variantenzahl führt zwar meist zu einer höheren Anzahl an Prozessen, diese sind jedoch verständlich gestaltet. Daraus folgt, dass man sich nun vermehrt mit den Zusammenhängen zwischen den Prozessen beschäftigt, anstatt versucht Prozesse im Einzelnen zu begreifen. Aus dem Puzzle aus einzelnen Prozessen setzt sich die Prozesslandschaft als Gesamtbild zusammen.

Wenn man diesen Punkt erreicht hat beherrscht man seine Prozesse und kann damit beginnen ein Prozesscontrolling aufzusetzen und die Prozesse unter Zuhilfenahme von Kennzahlen aus den Bereichen Prozesskosten, Prozesszeiten und Prozessqualität zu steuern.

* Quelle

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Ein Kommentar zur “Komplexe Prozesse beherrschen

  1. Prozessoptimierung ist sicher immer ein Thema und wird es auch immer bleiben. Alle Prozesse müssen kontinuierlich optimiert werden, das schließt das BPM natürlich ebenfalls mit ein. Kein Prozess ist perfekt.

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