Multiprojektreporting – wie wird eine fehlende Akzeptanz des Reportings vermieden?
Ein Reporting im Rahmen des Multiprojektmanagement ist ein Mittel zur Kommunikation. Damit dieses Mittel akzeptiert wird, muss es gezielt genutzt werden.
Das Reporting darf keine (gefühlte) Mehrbelastung im Projektalltag sein, kein unnötiges Übel, dass nur wichtige Ressourcen (Projektleiter, Zeit) frisst. Die Frage, welche Informationen benötigt werden ist dabei eine zentrale, denn: Jede Information, die ich als Projektleiter zur Verfügung stellen muss, sollte auch eine relevante Information für meinen Adressaten sein. Andernfalls ist diese Information nur ein Aufwand ohne Nutzen. Die Folge: sinkende bzw. keine Akzeptanz. Weder des Reports oder der Multiprojekt-Reports, noch des Prozesses oder des Reporting-Verantwortlichen.
Neben der (oft) fehlenden Relevanz hat die Verwendung der Informationen ebenso großen Einfluss auf die Akzeptanz von Reports. Wenn sich ein Projektleiter fragt, ob sein Report überhaupt gelesen wird oder ob jemand merkt, dass die Hälfte der Daten nicht mehr aktualisiert werden, dann ist eine Schieflage in der Wahrnehmung des Reportings entstanden. Wenn Informationen keine Verwendung finden, dann kann man sich auch das Erstellen von Reports erleichtern bzw. sparen.
Gero Lomnitz gibt deshalb in seinem Buch „Multiprojektmanagement“ aus: „Die Unternehmensleitung fordert und nutzt die Informationen des Multiprojektmanagements.“ (S.134)
Die Lösungsansätze sind schnell zu finden:
- Ein Bericht muss in einem standardisierten Prozess genutzt werden, d.h. er stellt die Basis für Entscheidungen.
- Ein Report enthält nur die Informationen, die für eine Entscheidung relevant sind… aber auch nicht weniger. Unnötige Informationen können vernachlässigt werden, essentielle müssen berücksichtigt werden (Stichwort „Informationsbedarfanalyse“)
- Ein Report wird so weit wie möglich automatisiert erzeugt. Die meisten Daten stehen digital zur Verfügung, es gilt diese in einem Reportingprozess zu integrieren.
Um dem Reporting Akzeptanz zu verschaffen, vor allem im Multiprojektreporting, bedarf es einer easy-to-handle Software, welche deren Benutzer nicht abschreckt, sondern mit wenig Aufwand einen hohen Nutzen bringt. Mit einer Software dieser Art ist der erste Schritt zum erfolgreichen Multiprojektreporting getan.
Quellen:
Lomnitz, Gero (2004): Multiprojektmanagement. Projekte erfolgreich planen, vernetzen und steuern. Redline Wirtschaft, Frankfurt.
