Planen mit Excel – eine Herausforderung ?!

Planen im Team mit ExcelFür kleinere Projekte mit einem geringen Projektumfang ist Excel in Unternehmen eine einfache und praktische Planungshilfe.

Um komplexe Kampagnen im Marketing zu planen, trifft man als Anwender häufig auf verschiedene Hindernisse. Man kann schon sagen, dass je größer eine Firma ist, die Überschaubarkeit und Transparenz beim Arbeiten mit Excel-Sheets extrem absinkt. Als Tochterfirma bzw. weiterer Standort ist man zwar in der Lage mit den Marketing-Vorgaben der Zentrale zu arbeiten, aber leider fehlen jegliche Informationen über regionale Adaptionen der anderen Standorte.  Weil jeder Standort seine eigenen Anpassungen vornimmt, ist die Aktualität des verwendeten Excel-Sheets nicht gegeben, da Excel nicht über eine Synchronisationsfunktion verfügt, bei der Änderungen und Arbeiten an der jeweiligen Datei sofort in Echtzeit übernommen werden können, ohne dass ein anderer Bearbeiter behindert wird.

Hat man als Großunternehmen über hundert verschiedene Firmensitze und Standorte, so müsste man für das Pflegen solcher Excel-Dateien eine Schaar von Praktikanten einstellen, die nur mit dem Pflegeaufwand betraut sind und verantwortlich für den Aktualitätsgrad der Excel-Sheets. Ein weiteres Problem ist, dass jeder Bearbeiter die verwendete Datei individuell speichert, bei dem einen liegt die Datei auf dem Desktop, beim anderen Kollegen in irgendeinem Unterordner. Ein einheitlicher und zentraler Speicherort würde hier so manche guten Dienste leisten um ein effizientes Arbeiten zu gewährleisten. Durch diese verschiedenen System- und Medienbrüche kommt ein produktiver Planungskreislauf innerhalb der Unternehmensstandorte gar nicht zustande. Hinzukommt die Fehleranfälligkeit aufgrund unterschiedlicher Excel-Versionen und individuellen Umformatierungen.

Um solchen Planungshindernissen in der täglichen Marketingarbeit aus dem Weg zu gehen, greifen immer mehr Firmen auf professionelle Softwaretools zurück, mit dem verschiedene Mitarbeiter gleichzeitig und zentral arbeiten können. Zentrale Lösungen bringen dabei noch weitere Vorteile mit sich: Benutzer-/Zugriffsmanagement, was so bei Excel (fast) nicht möglich ist. Integration in die IT Struktur lässt z.B. Single Sign-on zu. Ein einfaches und übersichtliches Tool macht mehr Freude bei der Arbeit. Akzeptanz und Effektivität in der Marketingplanung steigen und „was man gerne macht, macht man besser!“

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