RACI Matrix – für mehr Überblick über (Projekt-) Beteiligte
Der Projektalltag zeichnet sich in der Regel durch Hektik, knappe Terminvorgaben, viele To-Dos und einer unüberschaubaren Anzahl an Beteiligten aus. Dabei den Überblick zu behalten, ist nicht immer einfach.
Natürlich gibt es auch Ausnahme-Projekte mit wenigen Beteiligten, überschaubarem Scope und alles verläuft nach Plan und ohne Stress. Aber wie häufig kommt man schon in diesen Genuss?! In den meisten Fällen haben wir kaum Einfluss auf den Projektumfang und können auch nicht wirklich auswählen, wer zum Erfolg beitragen kann und/oder muss. Doch im Punkt „Überblick“ gibt es Handlungsspielraum. Hierfür gibt es einige Methoden und Hilfsmittel, die Transparenz im Projekt zu verbessern und ein wenig Licht ins Dunkle zu bringen. Das steigert den Spaßfaktor am Projekt.
Eine Methode ist bspw. die RACI-Matrix, die wir euch genauer vorstellen möchten.
Definition RACI Matrix
Die RACI oder auch RAM (Responsibility Assignment Matrix) eine Matrix, welche die (Projekt-) Beteiligten und ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten abbildet (Wer macht Was).
Die Abkürzung „RAM“ ist jedoch nicht vorteilhaft, vor allem im IT- Umfeld. Die meisten werden diesen Begriff eher mit Arbeitsspeicher – Random-Access Memory (RAM) assoziieren. Deshalb belassen wir es bei RACI, um mögliche Verwechslungen und Irreführungen zu vermeiden.
Das Akronym RACI steht übrigens für Resposible, Accountable, Consulted, Informed und ist wie folgt definiert:
R – Responsible: Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
A – Accountable: Wer trägt die Gesamtverantwortung (z.B. Budgetfreigabe)?
C – Consulted: Wer unterstützt beratend bei der Durchführung?
I – Informed: Wer ist über die Ergebnisse der Aufgabe zu informieren?
Aufbau und Anwendung
Die Anwendung der RACI-Matrix ist recht simpel und selbsterklärend. Die jeweiligen Beteiligten bzw. Rollen und die Aufgabenfelder werden in einer Matrix gegenübergestellt und bilden somit das Grundgerüst (Abbildung 1).
Hinweis: Die Aufteilung kann nach persönlichen Vorlieben erfolgen (Zeilen = Rollen/Namen, Spalten = Aufgaben oder auch umgekehrt).
Anschließend werden die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Aufgaben zugeordnet, indem die entsprechenden Buchstaben (R A C I) in die Matrix eingetragen werden (Abbildung 2).
Einsatz in der Praxis
Zu den typischen Einsatzszenarien der RACI Matrix zählt die bereits erwähnte Auflistung der Projektbeteiligten und ihrer Zuständigkeiten. Dies kann wiederum auf unterschiedliche Art und Weise sowie Intension geschehen. Ein beliebter Einsatzzweck ist unter anderem die (Urlaubs-)Vertretung, indem diese eine Übersicht an Aufgaben und entsprechenden Kommunikationspartnern erhält und somit den Überblick hat.
Eine wesentlich umfangreichere Anwendung findet z.B. in den Service Level Agreements (SLA) statt. Hierbei erfolgt die Zuordnung von Verantwortlichkeiten zwischen den jeweiligen Rollen und typischen Aufgabenfeldern des Service Level Managements (nach ITIL). Auf diese Weise werden die Zuständigkeiten, Rollen sowie Informationswege zwischen zwei Parteien definiert. Damit wird die Transparenz in dem zumeist komplexen Umfeld erhöht.
Wesentliche Grundprinzipien
Bei der Erstellung der RACI Matrix sollten ein paar wenige Grundregeln beachtet werden, um mögliche Fehlinterpretationen und verzerrte Erwartungshaltungen zu vermeiden:
- Es ist nicht zwingend erforderlich, die Matrix vollständig auszufüllen (nicht in jedem Feld muss ein Buchstabe/Verantwortlichkeit definiert sein).
- Es soll möglichst nur ein Verantwortlicher (R) für eine Aufgabe definiert werden, da
–> bei mehreren (R) sonst die klare Verantwortlichkeit verloren geht,
–> bei keinem (R) – keiner für die Aufgabe verantwortlich ist,
–> falls es doch mehrere (R) sind, dann sollte die Aufgabe aufgeteilt bzw. feiner geschnitten werden, um mögliche Überschneidungen zu vermeiden. - Möglichst nur ein (A) je Aufgabe, sonst besteht die Gefahr des Bottlenecks.
- Commitment von allen Beteiligten verhilft dazu, mögliche Missverständnisse auszuschließen.
Tipps zur Anwendung der RACI Matrix
- Bei der Erstellung der RACI Matrix ist es enorm wichtig, zu Beginn ein einheitliches Verständnis unter den Beteiligten zu schaffen, vor allem im komplexen Umfeld:
o Wesentliche Grundprinzipien der RACI Matrix sollten bekannt sein.
o Aus welcher Sicht betrachten wir das Aufgabenfeld?
o Welche konkreten Aufgaben sind hinter einem Aufgabenfeld zu verstehen?
o Wie laufen die Prozesse bei der Abarbeitung der Aufgabe ab?
o Welche Rollen sind bei der Erfüllung der Aufgabe beteiligt? (klare Aufgabentrennung) - Bei komplexen Sachverhalten ist die Teilnahme von Beteiligten Personen zu empfehlen. Alternativ muss die erstellte RACI Matrix im Nachgang mit den Beteiligten abgestimmt werden.
- Praxisnahe Beispiele und konkrete Anwendungsfälle aus dem jeweiligen Teilgebiet sind sehr hilfreich, um die richtigen Verantwortlichkeiten zu definieren und auch Abläufe besser zu verstehen.
- Die Definition von RACI (Bedeutung einzelner „Buchstaben“) sollte während der Erstellung stets für jeden Beteiligten sichtbar sein bzw. muss immer wieder aufgelegt werden. Das ist hilfreich für die Unterscheidung der einzelnen Zuständigkeiten, da es häufig zu Rückfragen kommen kann.
Erweiterung der RACI Matrix
Die RACI Matrix ist nicht nur in ihrer Basisform simpel, sondern lässt sich auch individuell anpassen und erweitern. Auf diese Weise können je nach Einsatzzweck verschiedene Variationen der ursprünglichen RACI Matrix verwendet werden.
Eine mögliche Variation stellt dabei die RASIC (oder RASCI) dar, welche eine Erweiterung um S = Support in sich trägt. Darunter sind Personen zu verstehen, welche die „responsible“ Person bei der Durchführung der Aufgabe unterstützen (Support). Sie hat sich z.B. für die Abbildung von Verantwortlichkeiten der IT-Systeme bewährt.
Eine weitere Variante stellt die CAIRO Matrix dar, welche die Standard-RACI (andere Anordnung der Buchstaben) um O = Omitted ergänzt. Damit können gezielt zugewiesene Personen von einer Aufgabe ausgeschlossen werden.
Es gibt zahlreiche Abwandlungen der Standard-RACI Matrix, die weitere Verantwortlichkeiten mit sich bringen und bestehende ergänzen oder ersetzen. Ist das Grundprinzip einmal verstanden worden, können neue Variationen zweckorientiert eingesetzt werden.
Vorteile der RACI Matrix
+ Transparenz über die Rollen und ihre Zuständigkeiten bei jeweiligen Aufgaben.
+ Klare Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen
+ Verbesserung der Kommunikation
+ Eliminierung von Missverständnissen und verzerrten Erwartungshaltungen
+ Sehr einfach zu erstellen
+ Ausgefüllte Matrix kann wiederverwendet bzw. als Vorlage für ähnliche Einsatzzwecke genutzt werden
+ Beliebig erweiterbar (Variationen)
+ Vielseitig einsetzbar
Fazit
Die RACI Matrix ist eine relativ leicht erlernbare und einsatzbare Methode, um den Überblick über die Aufgaben und beteiligte Personen/Rollen/Organisationseinheiten in einem bestimmten Kontext zu erhalten. Aufgrund des simplen Aufbaus und der individuellen Anpassbarkeit sind die Einsatzzwecke der RACI Matrix sehr vielfältig und tragen somit zu Steigerung der Transparenz im eingesetzten Umfeld bei.
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