Tracking von Firmenfahrzeugen mit Augenmaß

In letzter Zeit, macht in Zeitungen und Fernsehen, immer wieder das Thema Spionage und Datenschutz Schlagzeilen. Nun ist auch die Überwachung des Fahrverhaltens ins Auge der Datenschützer geraten. „Vehicle Tracking“ nennt sich die Überwachungstechnik für Fahrzeuge, welche die Ermittlung und Analyse von GPS Koordinaten, Bremsverhalten, Geschwindigkeit und vieler anderer Daten, in Echtzeit festhalten und übertragen kann.

Car-Tracking von Firmenfahrzeugen und Datenschutz

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Verwendung von EMail wird bestraft

Kundendaten oder generell personenbezogene Daten unterliegen seit jeher einem besonderen Schutz. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt dies im § 9 ausdrücklich vor und verpflichtet die Firmen sogar zum Schadensersatz, sollten personenbezogene Daten tatsächlich ungeschützt abhanden kommen.

Versenden von Kundendaten per EMail ist ein DatenleckWie schnell das gehen kann, zeigt das jüngste Beispiel eines mittelständischen Stromversorgers. Deren Mitarbeiter informieren ihren Außendienst über aktuelle Serviceeinsätze und neue Angebote für bestimmte Kundengruppen. Regelmäßig versenden mehrere Mitarbeiter Word und pdf-Dokumente per EMail an die teils externen Mitarbeiter. Naturgemäß wechselt der Personalstamm im Außendienst häufig. So kam es vor, dass die vertraulichen Unterlagen versehentlich an bereits ausgeschiedene Mitarbeiter versendet wurden oder durch Schreibfehler sogar völlig falsche EMail-Adressen eingegeben wurden.

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File Sharing Plattform, speziell fürs Marketing Management

Gerade Marketingabteilungen müssen Mediendaten in Echtzeit austauschen. Eine effiziente Zusammenarbeit mit Kunden, Agenturen und Partner ist nur mit einer sicheren File Sharing Plattform möglich.

File Sharing Plattform für Marketingabteilungen

Die aktuell verfügbaren Technologien für den Dateiaustausch sind für Verbraucher ausgelegt, und es mangelt ihnen üblicherweise an den Hauptmerkmalen, die für die geschäftliche Nutzung notwendig sind: Sicherheit, Einfachheit und hohe Integrationsfähigkeit.

Genau dafür haben wir secureTransfer entwickelt. Als einzelnes Softwaretool oder als integraler Bestandteil eines Marketing Management Systems dient es dazu Agenturmaterial wie Fotos, Filme und Konzepte auszutauschen.

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Dateitausch und Uploadservices im Tauglichkeitstest für Unternehmen

Wenn es um den schnellen Austausch großer Dateien geht existieren eine Vielzahl geeigneter Services im Web.

Für Internetuser mögen diese Dienste völlig ausreichend sein, für den Businessbereich kommen wichtig Anforderungen an Sicherheit und Integrationsfähigkeit in die eigene IT-Infrastruktur hinzu.

Einiger solcher Uploadservices haben wir anhand drei Kriterien bewertet:

Sicherheit
Ein Unternehmen tauscht  in der Regel vertrauliche und häufig geheime Dokumente und Informationen aus. Nicht selten sind dies Forschungsdaten oder Strategieinformationen.
Kommen solche Informationen im Geschäftsalltag an die Öffentlichkeit oder in andere Hände, kann dies für ein Unternehmen ein enormer Imageschaden bedeuten.

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Redesign der secureTransfer Website

Die secureTransfer Website erstrahlt in neuem Glanz. In letzter Zeit haben wir intensiv an unserer secureTransfer Seite gearbeitet und es hat sich einiges getan.

Sicherer Datentransfer mit secureTransfer.deNeben einem modernen Design gibt es viele neue Informationen zu secureTransfer, der Unternehmenslösung für sicheren Dateitransfer. Passend zum neusten Release 2.5 finden Besucher neuste Screenshots und Produktinformationen. Auch zahlreiches Kundenfeedback hat seinen Weg auf die secureTransfer Website gefunden. Für Unklarheiten über secureTransfer steht eine ausführliche Sammlung der häufigst gestellten Fragen mit den dazugehörigen Antworten zur Verfügung.

Zusätzlich bieten wir regelmäßige kostenlose Webinare zum Thema „Sicherer Datentransfer im Unternehmen“ an. Weitere Informationen zum Webinar finden Sie hier.

Eine weitere Neuerung ist natürlich auch die Änderung der Domain. secureTransfer ist nun auch unter der TLD (Top Level Domain) „.de“ zu erreichen: www.secureTransfer.de

Neue Funktionen für webbasierten Dateiaustausch

Sicherer und zuverlässiger Dateiaustausch ist nach wie vor bei vielen Unternehmen nicht hinreichend gelöst. Im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz besteht sogar ein zunehmendes Interesse an guten Softwarelösungen.

Das webbasierte Tool zum sicheren Dateiaustausch Media Space, bietet in der aktuellen Version einige wichtige Funktionen wie z. B. zielgerichtetes Publizieren und automatisches Löschen von Dateien.

Media Space - Datei Upload Dialog

In der neuen Version sind weitere, wichtige Funktionen geplant. Beispiele hierfür sind:

  • Sub-Administration
    Vom Admin bestimmbare Sub-Administratoren können nun selber Benutzer-Accounts anlegen und verwalten. So wird gewährleistet, dass beispielsweise Projektgruppen sich selbst verwalten können und nicht auf die zentrale Administration angewiesen sind, um Mitarbeitern oder Dienstleistern einen Media Space Account einzurichten.

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Testzugang um große Videos und Daten ohne EMail sicher zu versenden

Will man große Videos und Daten ohne EMail sicher an Kollegen oder Geschäftspartner versenden, so geht dies mit dem Tool secureTransfer denkbar einfach:

Testzugang um große Dateien sicher zu versendenMan öffnet den Browser, meldet sich an und lädt seine große Datei in ein bestimmtes Verzeichnis.
Die Empfänger der Datei erhalten eine Nachricht, dass die betreffende Datei zum Download bereit steht. Diese melden sich ebenfalls an, klicken den Link und laden die Datei herunter, das wars.

Die Datei wird mit secureTransfer stets verschlüsselt übertragen und gespeichert. Weiterhin wird auf Wunsch die Datei automatisch nach einer bestimmten Zeit vom Server gelöscht. Dies ist besonders bei sensiblen und schützenswerten Daten notwendig, denn was nicht mehr existiert kann auch nicht in falsche Hände geraten.

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Sichere Übertragung großer Softwarepakete und Logfiles für Firmen

Eigentlich ist das Softwaretool MediaSpace zur Übertragung sensibler Unternehmensdaten gedacht. Speziell sollen Marketing- und Mediendaten übertragen werden (Deshalb auch der Name MediaSpace).

Übertragung großer Files für FirmenWie das Tool noch verwendet werden kann, zeigt uns die IT-Organisation einer unserer Kunden.

Dort besteht das Problem, dass zahlreiche Softwarelieferungen diverser Lieferanten sehr unstrukturiert und nur schwer nachvollziehbar geschehen. Der eine stellt die Software auf den eigenen FTP-Server, der andere frei zugänglich auf die Webseite oder versucht 99 MB per EMail an einen Mailverteiler zu senden.
Neben erheblichen Sicherheitsbedenken ist dieses Vorgehen vor allem unpraktisch.

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Maximale Sicherheit beim Austausch von Nachrichten und Dateien

Was gibt es profaneres als Geschäftsdokumente mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner auszutauschen. Per EMail ist dies offensichtlich kein Problem. Mit fünf Klicks die Quartalszahlen an ausgewählte Empfänger zu senden ist per EMail genauso simpel wie die neuste Firmenpräsentation an die ganze Belegschaft zu versenden. Klingt einfach – ist es auch. Wenn da nichts das Problem mit der Sicherheit wäre.

Maximale Sicherheit beim Austausch von Nachrichten und Dateien Sicherheit kostet Zeit, ist unbequem und irgendwie störend. Zwar gibt es zahllose Lösungen wie die Email und die Kommunikationsstrecke zum Empfänger verschlüsselt werden kann, doch werden diese in der Praxis nicht genutzt.

Alle samt erfordern Sie zusätzliche Programme (z.B. PGP) welche die EMail und angehängte Dokumente zunächst verschlüsseln und auf Empfängerseite wieder entschlüsseln können. D.h. der Empfänger benötigt das identische Verfahren wie der Versender selbst. Da die Beteiligten so gut wie nie das identische Programm und Verfahren installiert haben, muss alleine schon aus diesem Grund die Sicherheit von Fachabteilungen vernachlässigt werden. Zu aufwendig und zu kompliziert.

Zeitsparend, einfacher und sicherer

Die Gute Nachricht ist, dass es hierfür Lösungen gibt, welche nicht nur zeitsparender und einfacher, sondern vor allem deutlich sicherer sind. Sogenannte Filesharing Dienste für Business wie z.B. SugarSync oder unser eigenes Media Space sind technisch sehr einfach zu bedienen und benötigen so gut wie keinen Support der internen IT-Abteilung. Lediglich der bekannte Browser ist notwendig. Denn der Dateiaustausch funktioniert über den Upload der Datei(en) und anschließenden Benachrichtigung der Empfänger.
Ablauf: Sicherheit beim File Sharing für Geschäftspartner

Bekannt sind solche Dienste meistens als Mietsoftware in Form von Hostingmodellen (SaaS). Beispielsweise bietet Amazon Web Services mit ihrem Hostingservice S3 entsprechenden Plattenplatz schon ab 18 Cent pro GB an.

5 Gründe warum Business Filesharing Dienste sicherer sind als EMail

1. Kontrollieren der lokalen Kopien

Werden -wie herkömmlich- Dateien „physikalisch versendet“ so existieren in kurzer Zeit unzählige Kopien von ein und derselben Datei. Sehr schnell können diese dann repliziert und unkontrolliert weiter verbreitet werden.
Beim Filesharing kann die Datei physikalisch auf dem Server liegen bleiben. Es wird meist nur ein sicherer Deep-Link versendet, nicht die Information selbst. Diese liegt sicher auf dem Server. Vor allem bei Videostreams und wichtigen Inhalten kann so eher kontrolliert werden, wer die Inhalte zu Gesicht bekommt und wer nicht.

2. Gültigkeit von Daten

Werden sensible Dokumente per EMail versendet, so haben Sie den Nachteil dass diese solange im lokalen Mail-Archiv liegen bleiben, wie es der Empfänger wünscht. Der Absender hat somit keine Kontrolle wie lange er die Information zugänglich halten möchte.
Bei Filesharing Dienste für Businesszwecke kann sehr sensibel gesteuert werden wie lange ein Dokument mit Forschungsdaten gültig ist. Nach Ablauf dieses Datums „zerstört“ es sich selbst und ist für die Empfänger nicht mehr abrufbar. Genauso ist möglich, dass besonders geheime Informationen vom Empfänger nur einmal abrufbar sind. Danach wird die Berechtigung automatisch gelöscht.

3. Automatische Verschlüsselung

Dateien liegen fast immer in einem Verzeichnis auf einem Firmenserver. Sollen die Informationen verschlüsselt werden muss entweder die Information/das Dokument selbst verschlüsselt sein oder das Verzeichnis muss selbst verschlüsselt sein. In der Praxis bedeutet die zusätzliche Verschlüsselung ein weiterer unproduktiver Arbeitsschritt der immer Zeit und somit bares Geld kostet.
Vor allem Filesharing Dienste für Businessanwender beinhalten im Kern eine Verschlüsselungskomponente die gewährleistet, dass keine Information unverschlüsselt und unkoordiniert irgendwo auf einem Dateisystem liegt. Möglich ist dies, weil kein Dateisystem sondern fast immer eine sichere relationale Datenbank zur Datenablage verwendet wird.

4. Sichere Gewissheit

Zwar gibt es bei EMails die Möglichkeit Lesebestätigungen anzufordern, doch wird diese vom Empfänger meistens nicht bestätigt. Wenn doch, dann bestätigt sie lediglich dass die EMail empfangen wurde, jedoch nicht dass das beiliegende Attachment geöffnet und gelesen wurde. Genau diese Bestätigung ist in manchen Geschäftsabläufen essentiell.
Möglich wird dies durch die restriktive Vergabe von Zugriffsberechtigungen und das Monitoring welcher Empfänger wann welche Information erhalten -und im Besten Fall gesehen- hat. Somit hat der Absender sichere Gewissheit, dass der Empfänger wichtige Daten noch rechtzeitig erhalten hat.

5. Integration in eigene IT

Externe EMail-Konten werden von Unternehmen genauso wenig verwendet wie einer der zahlreichen extern betriebenen File Sharing Systeme. Welches Unternehmen legt schon relevante Information auf einem externer Server ab, nur um diese mit Geschäftspartnern auszutauschen? Zwar wächst die Bereitschaft SaaS-Dienste in Anspruch zu nehmen stetig an, doch bleibt es dabei, dass ein Unternehmen eigene Daten außer Haus gibt.
Im Businessbereich müssen File Sharing Dienste auch in die eigene IT-Umgebung integriert werden können. Wird ein solcher Dienst in der eigenen IT betrieben, so unterliegt der Austauschdienst den vorherrschenden Sicherheits- und Compliancebedingungen.

Links zum Thema sicherer Dateiaustausch: