Warum werden Billing Systeme immer wichtiger?

Eine Frage die sich irgendwann in jedem IoT Projekt stellt, ist die Frage nach dem Bezahlen: „Wie stelle ich dem Kunden den Service am einfachsten und smartesten in Rechnung?“

Denn durch die Vernetzung von Menschen, Maschinen und Produkten gewinnt der Dienstleistungsgedanke, nutzungsbasierte Services anzubieten und daraus neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, an Bedeutung. Die Umsetzung einer smarten Lösung für Kunde und Unternehmen sollte nicht zu spät angegangen werden, da der Rechnungs- und Bezahlaspekt viele Touchpoints in der Customer Journey betrifft und meist die traditionellen Buchhaltungssysteme in den Unternehmen hier an ihre Grenzen stoßen.
In unseren IoT-Kundenprojekten haben wir immer wieder die Erfahrung gemacht, dass das Design von Billing Systemen zu spät priorisiert oder gar unterschätzt wird. Eine Anbindung an einen Payment Service Provider reicht nicht aus, denn hier geht es nur um den reinen Bezahlaspekt, nicht aber um den Abrechnungsprozess. Bei der nutzungsbasierten Abrechnung weichen einige Prozesse bei der Rechnungsstellung im Vergleich zum herkömmlichen Prozess ab. Hierfür müssen die Bestandsysteme meist um die neuen Anforderungen erweitert werden. Das wird deutlich, wenn man bedenkt, dass es bei vernetzten Services keine einfachen Produktartikel mit festen Preisschildern mehr gibt und der Kunde aber trotzdem transparent nach Nutzung bezahlen will.

Doch trotzdem stellen sich viele Product Owner auf Kundenseite die Frage: Warum brauche ich ein Billing System wenn ich doch bereits eine Integration zum Payment Gateway habe?

Beide Systeme beschäftigen sich mit dem Einziehen von Zahlungen. Auch für wiederkehrende Zahlungen in Form eines Abonnements gibt es bereits Payment Gateways, die sogenanntes ‚Recurring Billing‘ unterstützen.

Ein wichtiger Unterschied beim Billing System ist jedoch das Management von Subscriptions und Kundenbeziehungen, wohingegen ein Payment Gateway die zuverlässige Abwicklung der Zahlung fokussiert. Chargebee, ein Billing System Anbieter mit Sitz in Indien und USA, bringt das in seinem Handbuch zum Subscription Mananagement sehr gut auf den Punkt: „Because recurring billing is just one spoke of the subscription wheel.“

Das Billing System ist der Dreh- und Angelpunkt im Abrechnungsprozess. Basierend auf den Verträgen die mit den jeweiligen Kunden abgeschlossen wurden, werden Rechnungspositionen erstellt, die dem Kunden transparent aufzeigen wofür, wann und warum bezahlt werden muss. Hierbei gilt es, Business Unit spezifische Aspekte wie zum Beispiel Steuersätze und Steuerregeln, zu betrachten. Auch bei der Preisberechnung spielt das Billing System eine wichtige Rolle. Hier wird im Rahmen des Rating-Prozesses der endgültige Preis, basierend auf den Verbrauchs- und Leistungsdaten, berechnet.

Was Billing Systeme für digitale Geschäftsmodelle leisten müssen

Das Triggern der wiederkehrenden Rechnungen ist hierbei nur ein Teil des Ganzen.
Weitere Aspekte, die ein Billing System mitbringen muss – also weitere Speichen des Rads – sind unter anderem:

• Die Verarbeitung und Bewertung von Nutzungsdaten im Fall von Pay-Per-Use Modellen
• Die Unterstützung eines Rollen- und Rechte-Managements zur Administration unterschiedlicher Kampagnen- und Subscription-Pläne
• Die Verwaltung von unterschiedlichen Tarifen und das Contract-Management im Fall von Upgrades bzw. Downgrades oder beim Wechsel zu unterschiedlichen Abrechnungsfrequenzen
• Das Kampagnenmanagement in Form von Coupons und Rabatten
• Die Fakturierung und Abrechnung unter Berücksichtigung von unterschiedlichen Steuern und Währungen sowie weiteren marktspezifischen Anforderungen
• Das Management des Mahnprozesses
• Die Erzeugung von Notifications abhängig zum Status des jeweiligen Kundenaccounts
• Bereitstellung von Reports und Echtzeit-Auswertungen

Was sollte bei der Einführung eines Billing Systems beachtet werden?

Generell ist zu beachten, dass das Billing System leicht in die bestehende IT Systemlandschaft eines Unternehmens zu integrieren sein sollte. Häufig gilt es, ein zentrales Kundendatenmanagement System sowie bestehende Preis-und Produktkataloge anzubinden. Darüber hinaus gibt es auch oft zentrale Kommunikations- und Dokumenten-Management Systeme, die für den Versand von Benachrichtigungen und Rechnungsdokumenten angebunden werden müssen. Das Billing System ist also DIE zentrale Komponente bei der Abrechnung und muss darum über stabile APIs verfügen, um die Integration leicht und effektiv durchführen zu können.

Beim Design von servicebasierten Geschäftsmodellen sollte das Billing nicht unterschätzt werden. Denn Billing ist weitaus mehr als nur das Payment, wie ein Blick auf das „Subscription Wheel“ zeigt.
Es gilt also schon frühzeitig bei der Entwicklung digitaler Services zu verstehen, welche fachlichen Prozesse vom Billing betroffen sind, da das direkte Auswirkung auf das Kundenerlebnis – die Customer Journey – hat und somit zur Akzeptanz und Loyalität auf Kundenseite beiträgt.

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Quellen:
https://www.chargebee.com/resources/guides/subscription-billing-and-management-guide/
https://www.doubleslash.de/leistungen/subscription-management-fuer-digitale-services/