Wie gehe ich richtig in den Urlaub?

Am 31. Juli beginnen die Sommerferien der Schüler in Baden Württemberg, Bayern und bald auch in anderen Teilen Deutschlands – somit auch der Urlaub vieler Eltern. Neben der Vorfreude und dem Buchen eines Traumurlaubs gibt es einige ToDo’s für Eltern in ihrem Job zu tun, die dafür sorgen, dass sie ganz entspannt ihre Reise antreten können.

Urlaubsorganisation ist ein großes Thema um diese Jahreszeit. Gerade in großen Kundenprojekten ist diese unverzichtbar, um einen optimalen Arbeitsablauf während der Urlaubszeit zu ermöglichen, die Kollegen vorzubereiten und nicht befürchten zu müssen, in ein Chaos zurückzukehren, dass mühselig aufgearbeitet werden muss und die gesamte Urlaubsentspannung schon wieder verfliegen lässt.

Der interne Beantragungsprozess des Urlaubs ist wahrscheinlich der mit am besten dokumentierte Prozess im IT-Umfeld, da er oft hergenommen wird, um ihn beispielshaft zu modellieren oder als Referenzworkflow zu testen. In diesem Beitrag soll der Fokus auf die Urlaubsplanung und -übergabe gelegt werden. Der Urlaubsübergabe-prozess ist übrigens eine gute Möglichkeit für den Projektmanager, folgendes Risiko im Projekt zu reflektieren: Ist die Dokumentation ausreichend und auf dem neusten Stand und funktioniert der Know-how-Transfer zwischen den einzelnen Projektmitgliedern?

Urlaubsplanung im Unternehmen fängt weit vor dem Urlaub an

Je nachdem wie früh der Urlaub beantragt wird, sollten bereits im Vorfeld einige Fragen beachtet werden:

• Fällt der Urlaub in eine „heiße“ Projektphase, beispielsweise ein anstehender Go-Live Termin einer Software – externe Deadline – oder einen projektinternen wichtigen Zieltermin?
• Welche wichtigen Aufgaben, Entscheidungen, möglichen Probleme und Risiken fallen in diese Zeit? Das Thema „wichtige Aufgaben“ sollte normalerweise von einer Urlaubsvertretung übernommen werden können, sofern diese die ausreichenden Kompetenzen und Qualifikationen besitzt.
• Ist diese Urlaubsvertretung bei den anderen Projektmitgliedern bekannt oder ist eine persönliche Bekanntmachung notwendig?
• Wichtig ist zu klären, ob der Vertreter über den gesamten Zeitraum verfügbar ist und für die Vertreterrolle Kapazitäten eingeplant sind.
• Gerade bei vielfältigen Themenbereichen kann ein Aufsplitten der Aufgaben auf mehrere Vertreter notwendig sein.

Sind ein oder mehrere Vertreter gefunden, sollten vorbereitende Aufgaben frühzeitig durchgeführt werden:

• Das Weiterleiten aller relevanten Termine.
• Termine für zu erledigende Routineaufgaben einstellen, eventuell mit einer kleinen Tätigkeits-beschreibung als Checkliste und einer Priorisierung der Aufgaben.
• Benötigte Zugänge (z.B. Ticketsystem, Wiki, Konfigurationsoberflächen etc.) für den Vertreter bereitstellen / beantragen. Ist dies nicht möglich, ist es wichtig zu kommunizieren, dass Tickets oder andere Aufgaben, die einen Toolzugang erfordern, in der Abwesenheit nicht bearbeitet werden können.
• Mögliche Ansprechpartner und Stakeholder, deren Funktionen und Kontaktmöglichkeiten (sind beispielsweise Telefonnummern global oder nur lokal gespeichert) bereitstellen.
• Offene Entscheidungen und Entscheidungen, die während der Abwesenheit nicht getroffen werden sollen oder dürfen, kommunizieren.
• Soll ein Statusreport in der Zwischenzeit erstellt werden oder bleibt er für die Urlaubszeit aus.
• Erreichbarkeit des Urlaubers in dringenden Notfällen kommunizieren und definieren, was unter einem Notfall zu verstehen ist.

Spätestens 2 Wochen vor dem ersehnten Urlaub sollten alle Projektmitglieder und relevanten Kollegen nochmalig und mit einem letzten Update informiert werden. In der Praxis hat sich hier die farblich hervor gehobene Urlaubsankündigung in der E-Mail Signatur bewährt:

Neben der E-Mail- Signatur kann es sinnvoll sein, den anderen Projektmitgliedern einen Termin einzustellen (Wichtig: Verfügbarkeit als frei kennzeichnen, keine Erinnerung für diesen Termin, keine Antwort für diesen Termin anfordern). Dieser Termin kann gleichzeitig dazu dienen, zu klären, ob es noch Themen oder offene Punkte gibt, die vor dem Urlaub geklärt werden müssen.

Am letzten Tag vor dem Urlaub nicht vergessen:

• Abwesenheitsnachricht für den E-Mail- Account zu erstellen (Hinweis auf Abwesenheitsdauer und Wiedererreichbarkeit, Information, ob E-Mail weitergeleitet  oder gelesen wird.
• Kontaktinformation der Vertretung (Name, Funktion, Mail-Adresse, Telefon) nennen.
• Telefon auf die Vertretung umleiten.

Und schon steht einem entspannten Urlaub und einer entspannten Rückkehr nichts mehr im Wege.