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Wie Kanban das agile Arbeiten unterstützt

27.04.2021

Gerade in Zeiten, in denen vermehrt und in manchen Unternehmen ausschließlich remote gearbeitet wird, spielen Online-Kollaborationstools eine sehr wichtige Rolle. Besonders im Umfeld von projektspezifischer Arbeit ist es sinnvoll, Projektmanagement Tools zu nutzen.

Vor allem ein Kanban Board kann dabei helfen, agile (IT-)Projekte zu koordinieren und möglichst effektiv zu bearbeiten. Da wir bei doubleSlash selbst täglich Kanban Boards nutzen und daraus großen Nutzen ziehen, wollen wir die wichtigsten Funktionen, sowie Anbieter solcher Tools vorstellen.

Was ist Kanban und wozu brauche ich ein Kanban Board überhaupt?

Kanban ist eine sogenannte Lean-Methode [1], um Arbeitsschritte zu verwalten und zu verbessern. Der Name Kanban stammt aus dem Japanischen (看板) und bedeutet so viel wie „Plakatwand“ oder „Hinweisschild“. Mit Hilfe der Kanban-Methode werden Anforderungen mit der verfügbaren Arbeitskapazität abgeglichen, um so die Auslastung eines Teams besser zu steuern. Des Weiteren zielt Kanban darauf ab, die Handhabung von Engpässen auf Systemebene zu verbessern, da Blocker transparent ersichtlich sind [2]. Kanban entstand bei Toyota in den 1950er Jahren als Lean Manifacturing [3] Ansatz, um Kundenanforderungen besser umzusetzen und Materialengpässe in der Produktion zu vermeiden [4]. Dieser Ansatz wurde, in ähnlicher Form, 2004 bei Microsoft in der Softwareentwicklung eingesetzt und gilt seitdem als Grundlage für die Weiterentwicklung des Kanban Boards in der IT [5] . Ein großer Vorteil ist, dass Kanban das agile Framework Scrum als Projektmanagementtool für die Softwareentwicklung perfekt ergänzt [6]. Ein Kanban Board kann beispielsweise so aussehen:

 

Beispiel eines Kanban Boards
Abbildung 1: Kanban Board, Eigene Darstellung in Anlehnung an Jira Kanban Board

Kanban Board – Projektplanung an der Tafel

Arbeitsschritte und Aufgaben werden als sog. „Userstories“ von Anforderern erstellt. Nach dem Erstellen wird die Story im Kanban Board angezeigt, wie in Abbildung 1 ersichtlich. Eine Userstory kann dabei alle möglichen Arbeitsanweisungen enthalten, typischerweise werden aber klare Anforderungen (z.B. ein bestimmter Testumfang oder Funktionen, die programmiert werden sollen) definiert. Die Definition von Zielen und Anforderungen geschieht im Bereich „Specification“.

Sobald eine Userstory definiert ist und bearbeitet werden soll, wird die Story in „Ready for Implementation“ gezogen. Aus diesem Pool an definierten Anforderungen können die Team Mitglieder nun Aufgaben ziehen oder Arbeitsschritten zugewiesen werden. Wenn ein Kollege eine Story bearbeitet, zieht er sie in den Bereich „In Progress“. Der Vorteil hierbei ist, dass das Team sich die Arbeit so selbst nach jeweiliger Auslastung und Kapazität einteilen kann. Gleichzeitig ist auf einen Blick ersichtlich, wer gerade an was arbeitet. Wenn während der Bearbeitung Probleme auftreten, so dass die Bearbeitung nicht möglich ist – z.B. durch fehlende Informationen, Systemabhängigkeiten oder Verfügbarkeit von Ansprechpartnern – wandert die Story in den Bereich „Deferred / Blocked“. Durch diesen Schritt werden Blocker transparent ersichtlich – wodurch die Problemlösung vereinfacht wird.

Sobald alle Anforderungen umgesetzt sind, zieht der Bearbeitende die Story in den Bereich „To Review / Resolved“. In der Regel wird die Story im Bereich „To Review / Resolved“ wieder dem Anforderer zugewiesen. Dadurch kann er prüfen, ob die Arbeitsschritte, so wie definiert, implementiert wurden. Ist das der Fall, wird die Story geschlossen. Ist das nicht der Fall, wird die Story mit neuen Anweisungen und/oder Feedback erneut geöffnet.

Natürlich steht und fällt die Effektivität des Kanban Boards mit der Qualität der Dokumentation. Wenn Stories und Fortschritt nur halbherzig dokumentiert werden, kann ein Kanban Board das Projektmanagement nicht verbessern. Daher sollte im Vorfeld klar definiert werden, wie das Kanban Board genutzt werden soll und wie Stories und Fortschritt darin dokumentiert werden.

Vor- und Nachteile eines Kanban Boards

Vorteile Nachteile
✔ Auslastung der Team Mitglieder ersichtlich
✔ Agiles Vorgehen
✔ Blocker sind transparent
✔ Gleichzeitige Organisation und Dokumentation von Arbeitsschritten und Ergebnissen
✔ Alle Team Mitglieder können Ideen oder Aufgaben als Stories einsteuern
✔ Priorisierung lässt sich über „Due Dates“ steuern
x Je nach Qualitätskriterien aufwendige Pflege
x Board kann schnell unübersichtlich werden

Welche Kollaborations-Anbieter bieten eine Kanban Funktion?

Im Folgenden wollen wir drei Anbieter vorstellen, die Kanban Boards als zentrale Funktion für die Zusammenarbeit in Projektteams nutzen.

Atlassian Jira – der Marktführer

Jira ist wohl das am weitesten verbreite Kollaborationstool im Unternehmenskontext, was vor allem an den vielfältigen Einbindungsmöglichkeiten mit Confluence (ebenfalls Atlassian) liegt. Neben dem ausgeklügelten Ticket System bietet Jira aber auch die Kanban Board Funktion:

Jira Kanban Board
Abbildung 2: Jira Kanban Board; Bildquelle: https://wac-cdn.atlassian.com/dam/jcr:6b7d9616-752c-47a3-9653-471836f90100/content-1.png?cdnVersion=1454

Hierbei ist es möglich, die Spalten des Kanban Boards selbst zu konfigurieren und eigene Themenbereiche anzulegen. Jira bietet zudem viele Auswertungsfunktionen, um Arbeitsabläufe zu optimieren oder sogar zu automatisieren. [7]

Asana – individuelle Vernetzung und Organisation von Projektteams

Asana wurde 2008 gegründet und vertreibt seit 2012 kommerzielle Projektmanagement- und Kollaborations-Tools. Der Fokus liegt hierbei auf der bestmöglichen individuellen Vernetzung und Organisation von Projektteams. Durch unzählige Integrationsmöglichkeiten (u.a. Slack, Microsoft Teams oder Salesforce) soll Asana eine Plattform zur Koordination der gesamten Arbeit darstellen [8]. Natürlich ist es auch hier möglich, Kanban Boards zu erstellen:

Asana Kanban Board
Abbildung 3: Asana Kanban Board; Bildquelle: https://luna1.co/2536d5.png

Hive – unzählige Integrationsmöglichkeiten

Hive ist ein Start-up, das 2015 gegründet wurde und seit Oktober 2016 die gleichnamige Kollaborationsplattform vertreibt. Ähnlich zu Asana liegt auch bei Hive der Fokus darauf, möglichst alle Arbeitsschritte in einem Tool zu vereinen. Dafür bietet auch Hive unzählige Integrationsmöglichkeiten. Im Gegensatz zu Asana beinhaltet Hive aber noch ein eigenständiges Messaging und Email Tool [9]. Wie bei allen anderen Anbietern gibt es auch bei Hive die Möglichkeit, ein Kanban Board zu konfigurieren:

Hive Kanban Board
Abbildung 4: Hive Kanban Board; Bildquelle: https://471og62zyc0j2knguc3hjfa2-wpengine.netdna-ssl.com/wp-content/uploads/2018/10/Kanban-3-1200×848.png
Fazit

Kanban Boards machen die Auslastung des Teams, sowie Blocker transparent und helfen so, den Arbeitsablauf effizienter zu gestalten. Insbesondere für agile Teams bietet ein Kanban Board die Möglichkeit, Arbeitsprozesse laufend zu organisieren und dokumentieren. Der Mehrwert eines Kanban Boards zeigt sich auch in der Vielzahl an Kollaborationstools, die inzwischen Kanban Funktionen integrieren. Welcher Anbieter der richtige für Ihre Zwecke ist, hängt aber stark von den jeweiligen Anwendungsszenarien und speziellen Anforderungen ab. Dazu kommt natürlich auch die Preisgestaltung, die je nach Anbieter variiert. Allerdings ist ein funktionierendes Kanban Board ein für uns unersetzliches Tool, das wir nicht missen wollen. Daher gilt bei uns die Devise: Agil mit Stil – beziehungsweise mit Kanban.


Quellen:
[1] https://www.lean.org/whatslean/
[2] https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development)
[3] https://en.wikipedia.org/wiki/Lean_manufacturing
[4] https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban
[5] Anderson, D. J. (2010). Kanban: successful evolutionary change for your technology business. Blue Hole Press.
[6] Ladas, C. (2008). Scrumban. Lean Software Engineering-Essays on the Continuous Delivery of High Quality Information Systems.
[7] https://www.atlassian.com/de/software/jira/features
[8] https://asana.com/de
[9] https://hive.com/

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