ECM goes CSP – Alles neu oder alter Wein aus neuen Schläuchen?

weg vom zentralistischen Ansatz – hin zu einer Anpassung mit Blick auf die neuen Anforderungen der Arbeitswelt. Aber was genau sind Content Services Plattformen und wie unterscheiden sie sich von ECM Systemen? Wir geben einen Überblick.

Was ist ein ECM und eine CSP genau?

Enterprise Content Management ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich insbesondere mit den Methoden und Werkzeugen zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten in Unternehmen. Die Anwendungsfelder, in welchen sich ein ECM bewegt, sind laut Definition der AIIM International (The Association for Intelligent Information Management): Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Records Management und Business Process Management. Damit ist ECM einerseits eine Überkategorie, die CMS, DMS und viele weitere zusammenfasst. ECM hat aber auch den Anspruch diese konkreten Systeme zu einem zusammen zu fassen mit den wesentlichen Ziele:

1. Regulatory compliance and risk management
2. Retention and dissemination of business knowledge
3. Cost and process efficiencies
4. Innovation and new ways of working

In der Praxis hat sich gezeigt, dass sich – mit Ausnahmen von Ziel 1 – diese nicht umsetzen lassen. (Siehe hierzu auch: https://www.project-consult.de/in_der_diskussion/gartner-ersetzt-ecm-durch-content-services/)

Content Services Plattformen (CSPs) sind Plattformen, welche verschiedene Services, Repositories und APIs bereitstellt, um Unternehmen in der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. Klassische Anwendungsfälle von CSPs sind neben Datei- und Dokumentenmanagement außerdem Kollaboration und die nachvollziehbare Verwaltung geschäftsrelevanter Transaktionen (Records Management).

Durch standardisierte APIs und Konnektoren lassen sich externe Anwendungen optimal in eine CSP integrieren. Web-, Desktop- und mobile Interfaces ermöglichen Benutzern wiederum den Zugriff von zentraler Stelle auf verschiedene Services der Plattform.

Was ist nun der Unterschied?

Ein ECM System, gemäß unserer Definition, versucht alle Unternehmensinhalte in ein einziges, zentrales Verzeichnis zu bringen. Dieses Konzept ist jedoch in der Praxis oft nur schwer zu realisieren. Gartner versucht daher den Begriff ECM durch ein Bündel von Bausteinen zu ersetzen und Rückt damit von dem Ansatz der Datenzentralisierung bei CSPs weg. Grund dafür, die Zahl der Datensilos in Unternehmen sind aufgrund der Einführung neuer SaaS-Lösungen und zusätzlichen Anforderungen aus den Fachbereichen gestiegen. Zudem werden Compliance und Datenkontrolle zwar bis zu einem gewissen Grad erfüllt, jedoch wurde an manchen Stellen versäumt, den Endbenutzern die gewünschte Benutzererfahrung zu bieten. Also der Zugriff von überall und von jedem Gerät. Darüber hinaus sind Funktionen der modernen Arbeitswelt wie unternehmensweite Dateifreigaben, Synchronisierung und kollaboratives Arbeiten über Unternehmensgrenzen hinweg bisher kaum Bestandteil dieser Lösungen. Grund dafür ist unter anderem, dass ECM-Systeme meist nur für einen ausgewählten Key-User-Kreis und nicht das ganze Unternehmen bereitgestellt werden.

ECM und CSP im Vergleich

CSP als Weiterentwicklungsmöglichkeit

Die CSPs können als Weiterentwicklung der Vernetzung angesehen werden. Aufgrund standardisierter APIs und der damit einhergehenden Flexibilität lassen sich weitere externe Datenspeicher oder Drittanwendungen optimal integrieren. Dies ermöglicht es, verteilte Inhalte, welche in unterschiedlichen Repositories liegen direkt in der führenden Anwendung dem Benutzer zur Verfügung zu stellen. Inhalte sollen somit kontextbezogen geliefert und um Metadaten angereichert werden. Für den Benutzer wird es daher zweitrangig, woher der Inhalt stammt oder wie er verwaltet wird.

Welche Funktionalitäten haben Content Services Plattformen?

1. Zusätzlich zu ihrem primären Repository unterstützen CSPs auch externe Repositories
2. Content Service Plattformen sind API-zentriert. Es werden gemeinsame, offene APIs für den Zugriff genutzt
3. Es wird großen Wert auf intuitive Benutzeroberflächen und eine gute User Experience gelegt
4. Flexibler Zugriff auf die verwalteten Inhalte über mehrere Endpunkte und Oberflächen (z.B. Laufwerk, Client, Synchronisierung, Weboberfläche, mobile Anwendungen, Add-On, usw.)
5. CSPs bieten Integrationen mit gängigen Anwendungen wie Salesforce, SAP und weiteren
6. Eine ideale CSP ist cloud-unabhängig und unterstützt öffentliche, private und hybride Cloud-Speicher
7. Die Verwaltung der Inhalte geschieht nach gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben und Vorschriften
8. Flexible Architekturen und Funktionen zur Verhinderung von Datenlecks zur Sicherung von Unternehmensinhalten
9. Zugriffsberechtigungen für Benutzer, Ordner und Dateien
10. Verwaltung von Metadaten und Klassifizierung von Inhalten zur besseren Organisation und Sicherung von Inhalten

Fazit 

Content Services Plattformen (CSP) und Enterprise Content Management (ECM) verfolgen ähnliche Ziele, schlagen aber unterschiedliche Wege ein. Die Anforderungen und Strukturen der Arbeitswelt verändern sich, daher brauchen wir flexible Systeme, die sich weiterentwickeln können und von überall aus zugänglich sind. Aus diesem Grund hat Gartner den Begriff neu geprägt. Die Weiterentwicklung zu CSPs und die damit verbundenen Möglichkeiten, z.B. Zugriffe auf Inhalte über diverse Endpunkte intuitive Oberflächen sowie Integrationen mit Anwendungen (SAP etc.) orientieren sich an den neuen Ansprüchen. Der Trend geht also auch hier dazu, komplexe Systeme gegen schlanke und spezifische Services zu ersetzen.