Hilfe, Umzug in das virtuelle Projektbüro

virtuelles Team

Ich gehe gerne zur Arbeit. Ein kurzer Plausch an der Kaffeemaschine, schnelle Hilfe mit einer störrischen Exceldatei, meine Kollegen sind immer für mich da. Was wäre, wenn sich die Kollegen über den Globus verteilen und das Team in ein virtuelles Projektbüro umzieht? Wäre das noch das Gleiche? Wenn man Ralf Friedrich von der GeProS – German Project Solutions GmbH – glauben darf, dann ist die Antwort: Nein. Aber virtuelle Projektarbeit muss deswegen nicht schlechter sein.

„Tyler? … Haben wir Tyler verloren?“ Diese Frage des Moderatos aus dem Video „a conference call in real life“ fasst viele der Erfahrungen zusammen, die wir im Laufe unseres Berufslebens mit Telefonkonferenzen machen. Wir gehen verloren im Stimmengewirr oder durch Zusammenbruch der Leitung. Bedenkt man, dass mehr als 50 Prozent der Informationen in einem face-to-face Gespräch durch Mimik und Gestik ausgetauscht werden, dann hat die Telefonkonferenz schlechte Karten den Beliebtheitswettbewerb der Konferenzformate zu gewinnen.

Ralf Friedrich öffnete vergangene Woche, in einem Vortrag für die deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) in Friedrichshafen, seine Trickkiste der erfolgreichen virtuellen Projektarbeit. Denn die Arbeit im virtuellen Projektbüro senkt die Kosten für Reisen und Reisezeiten. Gleichzeitig kann virtuelle Projektarbeit die persönliche Produktivität um bis zu 80 Prozent gegenüber „normaler“ Teamarbeit erhöhen1. Alles was man braucht, ist ein gemütliches virtuelles Projektbüro, das den Kaffeeplausch genauso zulässt, wie die Hilfe mit der störrischen Exceldatei.

Die richtigen Tools finden

Der erste Schritt für eine erfolgreiche virtuelle Projektarbeit ist ein geeignetes Konferenztool. Denn nichts ist schlimmer, als der Kampf mit der Technik. Gerade für kleinere Gruppen bietet sich eine Videounterstützung per Webcam an. Screensharing ist genauso wichtig wie eine Chat-Funktion und eine Umfragemöglichkeit. Eine Umfragemöglichkeit? Ralf Friedrich weiss aus eigener Erfahrung, dass kurze anonyme Umfragen während einer Konferenz das Bild vom Arbeitsfortschritt hervorragend für alle festigen können. Und ein verlorener Konferenzteilnehmer wird sofort entdeckt. Eine ordentliche Schulung zur Nutzung des Tools gehört aber unbedingt dazu. Die meisten Konferenzteilnehmer kennen nur einen Bruchteil der Funktionen oder wissen sie nicht geeignet einzusetzen.

Die virtuelle Projektarbeit beschränkt sich aber nicht auf die Konferenz allein. WIKIs und Workflowsysteme unterstützen die Dokumentation von Wissen, die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben und Dokumenten sowie den schnellen Austausch von Informationen per News, Blog oder Chat. Mit Kreativitätstools können z.B. Mindmaps gemeinsam entwickelt und damit virtuelle Workshops effektiv gestaltet werden.

In unseren agilen Projekten bei doubleSlash haben wir gute Erfahrungen mit einem Kollaborationstool gemacht, das uns Scrum- oder Kanbanboards in das virtuelle Projektbüro zaubert – für alle transparent, für jeden einfach zu bedienen.

Das virtuelle Team braucht Regeln

Ist die erste technische Hürde genommen, muss die Zusammenarbeit im Team organisiert werden. Während in einem Großraumbüro viel auf direkten Zuruf geklärt werden kann, braucht ein virtuelles Team Regeln. Zu den Must-Have Regeln für Konferenzen gehören Pünktlichkeit und ein akzeptierter Moderator mit Interventionsrecht.

Ein virtuelles Nest bauen

Technik und Regeln alleine reichen allerdings nicht aus, um die Distanz zwischen den virtuellen Teammitgliedern zu überbrücken. Besonders schmerzhaft ist das, wenn sich die Teammitglieder bereits kennen. Da haben es virtuelle Teams leichter, die sich nie kennengelernt haben. Klingt das nicht unsinnig? Das war in der Tat einer der am heftigsten diskutierten Punkte im Vortrag von Ralf Friedrich. Virtuelle Teams finden leichter zu einer eigenen Teamkultur, wenn das soziale Netzwerk mit den Mitteln der virtuellen Welt aufgebaut wird. Dazu gehören die privaten fünf Minuten während einer Konferenz oder das Anlegen von Profilen in sozialen Netzwerken mit persönlichen Vorlieben, von der Hauskatze bis zum Marathontraining. Und das alles muss nicht viel kosten.

Wir bieten unseren Projekten bei doubleSlash z.B. geschützte Projekträume im Intranet mit eigenen Projektblogs, in denen sich die Teammitglieder auch über die störrische Excel-Datei austauschen können. Nur den Kaffeeduft haben wir noch nicht hinbekommen.

Spannend war die Antwort des Referenten auf die Frage nach dem Umgang mit Konflikten in virtuellen Teams. Virtuelle Rollenspiele analog zu Second Life können dem Team helfen, eine eigene Teamkultur zu entwickeln und Konflikte rechtzeitig zu erkennen. Dazu braucht es allerdings, wie im richtigen Leben, einen Mediator.

Fitness Check für virtuelle Teams

Wie weit virtuelle Teams ihre Potenziale bereits nutzen, lässt sich mit einem Reifegradmodell2 messen. Anhand einer Bewertung von Prozessen, Tools, Kultur und Lessons Learned lassen sich Rückschlüsse darauf ziehen, wie fit das virtuelle Team für die erfolgreiche Zusammenarbeit ist.

In Zukunft nur noch virtuell?

„Zukünftig nur noch virtuell?“ Das war der provokante Titel von Ralf Friedrichs Vortrag. Fast möchte man meinen, dass wir die physische Zusammenarbeit in der realen Welt nicht mehr brauchen. Denn richtig eingeführt, lassen sich alle Potenziale der virtuellen Projektarbeit erschließen. Ganz überzeugt hat mich diese These nicht. Dazu waren der face-to-face Vortrag bei der GPM und der lebendige direkte Dialog mit dem Referenten einfach zu gut. Eine Erkenntnis nehme ich aber auf jeden Fall mit: Virtuelle Projektarbeit kann auch Spaß machen. Man muss nur wissen wie.

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1 http://www.gepros.com
2 http://gepros.com/media/2/D1103101/0181124809/VTMM-20110303-RF.pdf

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