Compliance vs. Wachstum: Wie automatisiertes Subscription Management die Herausforderungen der Umsatzrealisierung löst

Um die Compliance Richtlinien und Accounting Standards einhalten zu können, werden wachstumsbringende Strategien im Pricing und Vertrieb umgeworfen oder angepasst. Das ist leider keine Seltenheit.

Viele Product Owner kennen diesen Moment: Man befindet sich inmitten eines hochmotivierten Teams in der Gestaltung neuer innovativer digitaler Services, welche in Form von Subscriptions neben Flexibilität und Kundenzufriedenheit auch wiederkehrende Umsätze und langfristige Kundenbindung mitbringen. Doch dann folgt der Termin mit den Kollegen der Finanzabteilung. Auf einmal kommen Themen auf, die bis dato noch nicht bedacht wurden, die aber sehr aufwändig sein können und den gesamten GoLive Plan gefährden.

Herausforderungen der Umsatzerfassung

Die korrekte Erfassung des Umsatzes eines Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung für die Bewertung der finanziellen Leistungsfähigkeit. Es handelt sich um gesetzliche Vorschriften. Hierbei muss nach den folgenden Prinzipien gearbeitet werden:

Unternehmen müssen Einnahmen verbuchen, wenn Waren und Dienstleistungen an den Kunden übertragen werden, und zwar in einer Höhe, die im Verhältnis zu dem steht, was zu diesem Zeitpunkt bereits geliefert wurde.

Insbesondere bei Subscriptions müssen die Einnahmen über die gesamte Vertragslaufzeit erfasst werden und nicht nur sofort beim Kauf. Dies stellt Unternehmen und ihre Finanzabteilungen vor Herausforderungen. Die unterschiedlichen Methoden zur Umsatzlegung führen insbesondere bei Abonnementangeboten mit mehreren Elementen zu inkonsistenten Rechnungslegungsergebnissen, was die Vergleichbarkeit von Unternehmen erschwert.

Um dem entgegenzuwirken und eine Vereinheitlichung der Umsatzlegung herzustellen, wurden Internationale Accounting Standards definiert. Für Unternehmen mit Sitz in den USA gilt das
GAAP (General Accepted Accounting Principle) für alle anderen Länder der IFRS (International Financial Reporting Standards). Der IFRS 15 regelt die Erfassung von Erlösen, die auf Basis von Verträgen mit Kunden erzielt werden. Dies ist bei Subscription basierten Modellen der Fall.

Der 5-Stufen-Plan

Wenn nun in einem Vertrag eine Maschine, die Installation, Schulungen sowie Verbrauchsmaterialien enthalten sind, dann wurde gemäß dem alten Rechnungslegungsstandard nicht klar definiert, wann und in welchem Umfang die Umsatzerlöse im Verlauf der Leistungserbringung erfasst werden sollen. Gemäß IFRS 15 wird ein sogenannter 5-Stufen-Plan vorgeschrieben, um dieses Problem zu lösen:

Dieser Plan bietet eine systematische Herangehensweise, um Fragen zur Erfassung von Umsatzerlösen aus Mehrkomponentenverträgen zu beantworten. Wichtig ist zu beachten, dass ein oder mehrere Verträge als Vertragseinheit die Grundlage für die Bilanzierung darstellen, jedoch nicht das eigentliche Bilanzierungsobjekt sind. Tatsächlich sind es die eigenständig abgrenzbaren Leistungsverpflichtungen, die aus einem Vertrag identifiziert werden können und die im Fokus der Bilanzierung stehen.

Der Fünf-Stufen-Plan gliedert sich wie folgt:

Stufe 1: Identifikation der Verträge mit dem Kunden, um festzustellen, ob überhaupt Umsatzerlöse erfasst werden müssen.
Stufe 2: Identifikation der eigenständig abgrenzbaren Leistungsverpflichtungen, die das eigentliche Bilanzierungsobjekt darstellen, nachdem die Verträge identifiziert wurden.
Stufe 3: Identifikation der Gegenleistung, also des Transaktionspreises, der aus dem Vertrag resultiert, um die Frage nach der „Höhe“ zu beantworten.
Stufe 4: Verteilung dieser Gegenleistung auf die zuvor identifizierten Leistungsverpflichtungen, um die Frage nach der „anteiligen Höhe“ zu klären.
Stufe 5: Prüfung des Zeitpunkts oder Zeitraums, in dem die Erlösrealisation erfolgen soll, um die Frage nach dem „wann“ zu beantworten.

Scheint auf den ersten Blick also recht simpel. Wieso stellt dies dann trotzdem so viele Finanzabteilungen vor so große Herausforderungen? Im IFRS ist doch alles strukturiert geregelt?

Wenn wir nun auf die Punkte schauen, die erfolgreiche Subscription Modelle ausmachen, so sind dies unter anderem:

• Ein individuelles, transparentes Pricing
• Flexibilität in der Bereitstellung (flexible Laufzeiten und Abrechnungszyklen, Möglichkeiten zum Pausieren, etc.)
• Skalierbarkeit (einfache Erweiterung der Nutzeraccounts, Upgrades, etc.)

Vertragsänderungen sind somit die Regel im Subscription Business. Der 5-Stufen-Plan muss daher nicht nur einmalig bei Vertragsabschluss durchlaufen werden, sondern stattdessen individuell pro Kunde und mit jeder Änderung über die gesamte Customer Journey hinweg.
Flexible Laufzeiten und Abrechnungszyklen können sich während der Vertragslaufzeit ändern, was eine Anpassung von Schritt 5 zur Erlösrealisierung erfordert. Bei Angeboten wie Pay-per-Use oder Staffelpreisen ist der Transaktionspreis zu Beginn der Abrechnungsperiode möglicherweise noch nicht festgelegt, wodurch Anpassungen in den Schritten 2 und 3 des Erlösrealisierungsplans erforderlich sind.

Ähnliche Anpassungen gelten auch für Upgrades und Downgrades, da sie die Identifizierung des Vertrags in Schritt 1 erschweren können. Je nach Situation werden Vertragsänderungen entweder als Modifikation des bestehenden Vertrags behandelt oder es wird ein separater Vertrag erstellt. All dies wirkt sich entsprechend auf die Umsatzrealisierung aus.

Wenn solche Fälle nun manuell im Finanzteam verwaltet werden, wird deutlich, dass dies nicht stabil und skalierbar implementiert werden kann, was zu Frust und Ablehnung führt.

Bei der Lösungssuche wurde möglicherweise bereits ein Altsystem für die wiederkehrende Abrechnung angepasst, vielleicht sogar mit unschönen Sonderlösungen. Dies stößt spätestens bei der korrekten und compliance-gerechten Umsatzrealisierung an seine Grenzen. Infolgedessen werden selbst kleinste Anpassungen, wie z. B. neue Preismodelle, nur mit großem Aufwand und Verzögerungen umgesetzt, was entsprechend teuer ist.

Die Lösung: Automatisierung und der Einsatz professioneller Subscription Management Software

Finanzsysteme müssen vollautomatisiert in die Customer Journey im Subscription Management integriert werden. Dabei ist der strategische Einsatz spezialisierter, automatisierter Subscription Management-Produkte von entscheidender Bedeutung.

Wir bei doubleSlash unterstützen unsere Kunden bei der Auswahl dieser Produkte und stellen sicher, dass spätestens bei der Skalierung des Business Modells auf Subscription Management Produkte gesetzt wird, welche die Einhaltung der Compliance-Vorschriften bei der Umsatzlegung bereits out-of-the-box mitbringen.

In unserem Partnernetzwerk finden sich hierbei Produktanbieter, welche für einfache Prepaid Business Modelle Deferred Revenue Recoginition standardmäßig bei der Nebenbuchführung mitbringen, bis hin zu Produktpartnern, welche ganze Produkt-AddOns für das Thema Revenue Recognition anbieten.
Wir helfen hier, auch mit Blick auf die Kosten, den richtigen Anbieter zu finden und sorgen dafür, dass die Einhaltung der Compliance Vorschriften auch als Wachstumschance gesehen werden kann.

Ein automatisiertes Subscription Management System minimiert rechtliche Risiken, stärkt das Kundenvertrauen und sichert den reibungslosen Geschäftsbetrieb. Hierbei ist zu betonen, dass Compliance und Wachstum Hand in Hand gehen: Eine effektive Compliance-Strategie fördert das Wachstum, indem sie Vertrauen bei den Kunden schafft und solide Geschäftsbeziehungen aufbaut.

In der lebhaften Welt der Subscription Economy sind Compliance und Wachstum untrennbar miteinander verbunden. Unsere Expertise in der Softwareentwicklung und -integration ermöglicht uns, die spezifischen Bedürfnisse unserer Kunden zu verstehen und effektive Lösungen zu liefern, die zu nachhaltigem Wachstum beitragen.

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