Digital Media Asset Management Strategie – Trend und Herausforderung zugleich

Fotolia_©-sommai - Asset ManagementDie Kernaussage der diesjährigen dmexco für alle erfolgsorientierten Unternehmen lautet: „Vom Digital Marketing zur Digital Transformation.“

Voraussetzung für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist eine leistungsfähige und vor allem integrierte IT-Landschaft, in der Tools harmonieren, Daten zentral zusammenspielen und entlang der Nachfragekette (Demand Chain) für Marketing und Vertrieb gleichermaßen nutzbar sind.

Ein Meilenstein zur digitalen Transformation ist die Umsetzung einer Digital Media Asset Management Strategie. Sie beantwortet Fragen wie:

  • An welcher Stelle kann sinnvoll angesetzt werden?
  • Mit welcher Vorgehensweise sind die ersten Schritte zu schaffen?
  • Wo können bei steigender Anzahl von Technologien und gleichbleibenden Budgets Kosten gespart werden?
  • Wie kann ein Unternehmen damit konsistent und aus einem Guss kommunizieren?

Vom digitalen Chaos zum smarten Asset-Handling in Marketing und Vertrieb

Die rasante Digitalisierung der letzten Jahre hat in den Abteilungen und Fachbereichen für einen regelrechten Wildwuchs in den Marketing IT Strukturen gesorgt. An der einen Stelle wurde eine Lösung für digitale Assets (DAM) eingeführt, die von der Kommunikationsabteilung für Corporate Bilder, Videos, Flyer und Broschüren verwendet wird. Das Online Marketing hat einen „sharepoint“ für Bild- und Videomaterialien. Die Agenturen stellen den Fachabteilungen produzierte Medien über einen FTP-Server bereit. Im Vertrieb werden Bilder, Präsentationen und Videos im Intranet abgelegt. Das bedeutet: viele Systembrüche für sich überschneidende digitalen Inhalte.

Die Folgen dieser heterogenen Marketing-IT-Landschaft sind:

  • Immense Such- und Abstimmungsaufwände
  • Inkonsistente Kommunikation
  • Mehrfachpflege und doppelte Datenhaltung desselben digitalen Inhalts
  • Hohe Betriebskosten für die Bereitstellung der Daten auf unterschiedlichen Systemen

Mit der Einführung einer Digital Asset Management Strategie lösen Unternehmen dieses Problem. Sie ist ein wichtiger Bestandteil auf dem Weg zur digitalen Transformation.

Das Wesentliche im Fokus: So gelingt die Einführung eines zentralen Digital Asset Management

Um dieses Chaos zu vermeiden und die Usability durch eine zentrale Anlaufstation zu erhöhen, führt der erste Schritt über die Fokussierung auf eine zentrale Drehscheibe für digitale Inhalte. Das bedeutet, die im Einsatz befindlichen Tools und Dateisysteme zu

  • analysieren
  • prüfen
  • konsolidieren
  • migrieren

 

Analysieren

Bei der Analyse der eingesetzten Tools muss geklärt werden, wie hoch die Redundanz von digitalen Inhalten ist. Außerdem ist es wichtig zu wissen, welche Kosten durch den Betrieb der einzelnen Systeme verursacht werden. Es ist empfehlenswert, anhand dessen einen Business Case zu erstellen. Am Ende muss die Frage beantwortet werden, welches (Bestands-)Tool die umfassendste und beste Basis bietet.

Prüfen

Für die Überprüfung, welches Tool für das Unternehmen am geeignetsten ist, sollten einerseits Stakeholder die Bedarfe der einzelnen Tools sammeln. Das Anforderungsmanagement und eine Funktionssammlung zeigen übersichtlich die Schnittmengen der Tools. Daraus können Handlungsalternativen und -szenarien erarbeitet werden.

Als Entscheidungsgrundlage dient zudem das Kosteneinsparungspotenzial. Das heißt die durch Konsolidierung wegfallenden Kosten für Tools und Betrieb können als maximaler Budgetrahmen für eine zentrale Lösung und die Projektaufwände angesetzt werden.

Konsolidieren

Hier muss die Entscheidung darüber fallen, ob eine bestehende oder neue Lösung eingesetzt wird. Daraus folgt ein Aus- oder Umbau der neuen zentralen Plattform für die digitalen Inhalte. Wichtig ist, hier die Key User einzubeziehen – nur so können benötigte Funktionen und die Usability geprüft bzw. sichergestellt werden.

Migrationsplanung und Durchführung

Für die Migrationsplanung ist der Aufbau einer Organisationsstruktur (Medientypen, Fachbereiche, Produkte,…) in der zentralen Plattform erforderlich. Die digitalen Inhalte, Metadaten, Tags etc. sollten möglichst automatisiert aus dem Altsystem überführt werden, damit die Fehleranfälligkeit so gering wie möglich ist.

Essentiell ist ein fundiertes Change Management, das betroffene Mitarbeiter aktiv einbezieht und damit zu Beteiligten an der Veränderung macht.

 

Das Ziel: „Zentrale Plattform für digital Media Assets für alle Unternehmensbereiche.“

Intelligent vernetzen für gezielte Kundenansprache und eine zentrale Datenquelle

Wurde eine zentrale Drehscheibe für digitale Inhalte und Dateien erfolgreich realisiert, folgt die smarte Integration. Die zentrale Plattform wird entlang der Demand Chain mit den führenden Tools vernetzt und automatisiert.

1. Smarte Vernetzung mit dem Vertrieb

CRM Systeme sind das wichtigste Arbeitstool des Vertriebs. Kontakte werden darüber entlang der Kundenbedarfe, Segmente und Interessen mit digitalen Materialien bespielt. Mit der Integration einer intelligenten Suchabfrage, entlang der Kundenbedarfe, werden dem Sales-Mitarbeiter mögliche digitale Inhalte vorgeschlagen, die für den (Kunden-)Kontakt interessant sein könnten. Gleichzeitig wird der erfolgte Versand bzw. die Bereitstellung von Material dokumentiert.

Smarte Vernetzung von digitalen Inhalten entlang der Bedarfskette im Unternehmen - Asset Management

Das Ziel: „Smarte Vernetzung von digitalen Inhalten entlang der Bedarfskette im Unternehmen.“

2. Konsistenter Online Content

Ob Online Kampagne, Landingpage oder Corporate Website – alle aktuellen digitalen Inhalte werden an dieser Stelle ausgespielt. Die Vernetzung der zentralen Plattform mit dem CMS schafft eine zentrale Datenquelle für Bilder, Key Visuals, Videos etc. und verhindert doppelte und veraltete Datenhaltung.

Was heißt das für Unternehmen?

Die Digital Media Asset Management Strategie entlang der Demand Chain:

  • Steigert die Konsistenz der Kommunikation – eine Quelle für alle digitale Inhalte
  • Reduziert manuelle Arbeitsschritte
  • Alle digitale Inhalte an den relevanten Stellen im Zugriff
  • Systembrüche werden aufgelöst
  • Effizienzsteigerung = Kostenreduzierung

Mit einer smarten digital Media Asset Management Strategie legen Unternehmen einen maßgeblichen Grundstein, um das digitale Chaos zu überwinden und den Weg hin zur digitalen Transformation erfolgreich zu meistern.


Quellen:

[1] Bildquelle: Fotolia © sommai

 

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