Prozessoptimierung in der Praxis: Effizienz muss gewollt sein

copyright_alphaspirit-Fotolia_blog - ProzessoptimierungDie Prozessoptimierung dient in Organisationen und Unternehmen dazu, die Effizienz und Effektivität bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse sowie den Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen kontinuierlich zu verbessern[1]. Ziel ist es, dadurch effizienter, kostengünstiger und kundenfreundlicher zu arbeiten.

Prozessoptimierung muss gewollt sein

Prozesse einfach zu analysieren und Maßnahmen zur Verbesserung zu definieren und umzusetzen, ist gut, aber nur kurzfristig, da die Effekte oft kurzfristig sind und die Motivation im Unternehmen recht schnell nachlässt. Das macht weitere künftige Bemühungen dann schwieriger, da der Sinn in den Optimierungsmaßnahmen nicht deutlich wird. Nachhaltige Prozessoptimierung hingegen ist darauf ausgerichtet, die an den Prozessen beteiligten Mitarbeiter einzubeziehen und von den Optimierungsvorteilen und Verbesserungen zu überzeugen. So wird auch die Eigenmotivation und das Interesse dieser Mitarbeiter an den Prozessoptimierung entfacht und gestärkt. Verbesserungen sind immer möglich, aber ihr Erfolg hängt entscheidend von der Unternehmenskultur ab, ob diese langfristig erfolgreich sein können.

Aufgaben bei der Prozessoptimierung:

Bestandteile der Prozesse

 

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Die Prozessoptimierung wird im unternehmerischen Alltag in vielen komplizierten und komplexen Geschäftsprozessen umgesetzt, z.B. Fertigungsprozesse oder Wartungszyklen in der Industrie. In diesem Beitrag wird die Optimierung an einem einfachen, alltäglichen Prozess dargestellt, um die essentiellen Merkmale einer Prozessverbesserung hervorzuheben. Mittels Business Process Model and Notation (BPMN) – eine grafische Spezifikationsdarstellung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen in der IT – werden die Prozesse in der IST-Analyse visualisiert und dann die Prozessoptimierung zum Vergleich dargestellt.

Im ersten Teil dieses Beitrags wird die Prozessoptimierung anhand einer einfachen IST-Analyse und einer Prozessoptimierung durch Parallelisierung über die Darstellung im BPMN beleuchtet, um dann im zweiten Teil auf die Vorteile einer Prozessoptimierung durch M2M einzugehen.

Beispiel-Prozess „Kaffee holen“ mit BPNM optimieren

IST-Zustand Analyse

IST-Analyse bedeutet, den Prozess in seinem gegenwärtigen Ablauf zunächst aufzunehmen und zu dokumentieren. Ein Mitarbeiter hat Kaffeepause. Er geht in die Küche, nimmt sich eine Tasse aus dem Schrank und einen Löffel aus der Schublade. Danach schaltet er den Kaffeeautomat ein und wartet bis dieser sich aufgeheizt hat. Er stellt seine Tasse unter den Automaten und drückt den Startknopf. Der Automat mahlt die Bohnen und gibt den Kaffee aus. Nur noch Zucker und Milch hinzugeben und wieder zurück ins Büro gehen und der Mitarbeiter kann seinen Kaffee trinken. Das Ganze dauert dann bis zu einer Minute.
Abbildung 1: IST-Analyse:

IST-Analyse-untereinander
tabelle IST-Analyse


 

 

 

Fazit IST-Analyse

Der Mitarbeiter führt jeden Schritt sequenziell und unabhängig von anderen Prozessschritten durch. Daher ergibt sich eine Gesamtdauer von 1 Minute 7 Sekunden.

 


 

Konkrete Prozessoptimierung

Unabhängige Tasks identifizieren und versuchen, diese zu parallelisieren, um die Prozessdauer zu verkürzen. Das ist der Mehrwert, der durch Prozessoptimierung geschaffen wird. Tools wie BPMN unterstützen bei der Visualisierung.

In diesem Beispiel können mehrere Tasks parallel ausgeführt werden. Der Mitarbeiter geht wie im IST-Prozess zuerst in die Küche. Schaltet aber dort gleich zu Beginn den Kaffeeautomaten ein, damit dieser sich aufheizen kann. Parallel kann er sich seine Tasse aus dem Schrank, den Löffel aus der Schublade nehmen und seine Tasse unter den Automat stellen. Ist die Maschine aufgeheizt kann er den Startknopf betätigen. Während die Maschine die Kaffeebohnen mahlt und den Kaffee ausgibt, kann der Mitarbeiter Zucker und Milch hinzugeben. Danach kann er den Kaffee wieder mit zurück ins Büro nehmen und ihn dort trinken.
Abbildung 2: optimierter Prozess

optimierte rProzess mit Visio

Prozessoptimierung-Tabelle

 

 

 


Fazit Prozessoptimierung

Durch die Parallelisierung von Arbeitsschritten können im Vergleich zum IST-Zustand (1 Min. 7 Sek.) 14 Sekunden eingespart werden. In diesem Beispiel sind das die Tätigkeiten, die vom Mitarbeiter ausgeführt werden können, während die Maschine arbeitet (manuelle Tätigkeiten).
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Vorteile von Prozessoptimierung auf einen Blick

Durch Prozessoptimierung können:

  • die Durchlaufzeiten gesenkt,
  • die Prozesse strukturierter dargestellt,
  • die Ressourcen besser verteilt,
  • und die Prozesskosten gesenkt werden.

Lesen Sie kommende Woche im 2. Teil, wie mit M2M Prozessoptimierung noch besser und effizienter funktioniert


[Bild] © alphaspirit,Fotolia.com
[1] https://de.wikipedia.org/wiki/Prozessoptimierung
[2] Vgl. Thaler, K. (1999): Supply Chain Management, Prozessoptimierung in der logischen Kette, S. 14

 

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Ein Kommentar zur “Prozessoptimierung in der Praxis: Effizienz muss gewollt sein

  1. Toller Artikel zum Thema Prozesse aufstellen und optimieren.
    Für mich ist der gesamte Bereich der Prozessoptimierung noch Neuland, allerdings helfen mir solche übersichtlichen Beiträge enorm.
    Beste Grüße
    Felix

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