Visio BPMN Shapes: Erfahrungswerte, Tipps und Tricks

visioshapes_BeitragsbildUm einen einfachen Sachverhalt darzustellen, benötigt man oft ein Prozessschaubild. Hier hat sich BPMN als Notation in der Praxis bewährt. In diesem Beitrag möchte ich meine Erfahrungswerte, Tipps und Tricks teilen, die ich bei der Konzeptarbeit mit Microsoft Visio und BPMN Shapes sammeln konnte.

Neben den bekannten mächtigen BPMN Suites wie Visual Paradim oder ARIS kann man auch mit Microsoft Visio und den dazugehörigen BPMN Shapes Prozessschaubilder modellieren. Manchmal braucht man eben nur eine Grafik und möchte dafür kein komplettes Modellierungsprojekt mit allen seinen Ressourcen öffnen. Visio dient dazu, mit Hilfe verschiedener Vorlagen durch passende Werkzeuge und Symbole grafische Darstellungen zu erzeugen. Die so entstehenden Diagramme lassen sich einfach, beispielsweise per Drag and Drop, aber auch als eigenständige Datei (*.vsd) in andere Dokumente einbetten.

Wo kann ich die Visio BPMN Shapes herunterladen?

doubleSlash bietet die Visio BPMN Shapes zum freien Download an:
Download Visio BPMN Shapes
Diese Vorlage kann jeder verwenden und auch weitergeben. Es gibt keine Beschränkungen.

Was können die Visio BPMN Shapes nicht?

Eine automatische Syntaxprüfung oder eine Simulation ist mit den Shapes nicht gegeben. Der Fokus von Visio liegt auf der schnellen und einfachen Visualisierung eines Prozesses.

Tipps – nicht nur für die Visio BPMN Shapes, sondern auch für andere Visio-Projekte nutzbar

Die meisten der aufgeführten Tipps können auch mit den Standard Shapes von Visio verwendet werden. In den Beispielen wurden die BPMN Shapes verwendet.

Tipp 1: Visio Dateien in Word embedden

Es ist möglich, Visio BPMN Shapes direkt in ein Word Dokument zu embedden. Hierdurch können Änderungen direkt im Dokument durchgeführt oder Fehler behoben werden. Das verhindert auch ein Neuzeichnen zu einem späteren Zeitpunkt, falls die Sourcen nicht mehr verfügbar sind und die Grafik nur als .jpg vorhanden ist.
Wie? Ganz einfach! Die Zeichnung mit Strg + A und Strg + C kopieren und im Word Dokument mit Strg + V einfügen.

Tipp 2: Das Bearbeiten: Nicht im Dokument, sondern das direkte Öffnen im Visio

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und der Doppelklick ist ein sehr eingeprägtes Verhaltensmuster. Dabei wären ein Rechtsklick für das Öffnen des Prozesses in Visio wesentlich zielführender, wie in den nächsten Bildern zu sehen ist.

Öffnen eines Prozesses aus einem Word Dokument in Visio
Abbildung 1: Öffnen eines Prozesses aus einem Word Dokument in Visio

 

Ein Doppelklick aktiviert die „Bearbeiten“ Funktion von Visio. Hierdurch wird jedoch nur in das Visio-Objekt hineingezoomt. Die eigentliche Bearbeitungsoberfläche bleibt jedoch Word.

Bearbeiten in Word
Abbildung 2: Bearbeiten in Word

 

Führt man die „Öffnen“ Funktion aus, wird das File direkt in einem neuen Visio Fenster geöffnet.

Hier kann der Prozess jetzt geändert werden. Nach dem Schließen befindet sich die neue Version direkt im Wordfile.

Änderungen in Visio und nicht im Word durchführen
Abbildung 3: Änderungen in Visio und nicht im Word durchführen

 

Tipp 3: F8, um die Objekte auszurichten

Durch das Markieren von Objekten und dem anschließen Drücken von F8 lassen sich Objekte linear anordnen. Ein manuelles „Zurechtrücken“ entfällt. Das ist sowohl horizontal als auch vertikal möglich.

Shapes automatisch ausrichten
Abbildung 4: Shapes automatisch ausrichten

 

Tipp 4: Beschriften von Verbindern und das Verschieben von Text

Nicht ganz nativ ist das Verschieben von Text in den Visio BPMN Shapes.

Beschriftungen verschieben und drehen
Abbildung 5: Beschriftungen verschieben und drehen

 

Anklicken, Textfeld und Escape
Abbildung 6: Anklicken, Textfeld und Escape

 

Durch das Anklicken und Auswählen von Textfeld + Escape kann das Textfeld variabel in der Größe geändert und z. B. auch gedreht werden. Das Ändern des Textes geht über „F2“.

Tipp 5: Das Hinzufügen von Verbindern

Das Hinzufügen von Verbindern wird in der Praxis oft gebraucht, wenn man ein Objekt mit mehreren Schnittstellen versehen möchte und dies deutlich machen will.

Die meisten Objekte bieten schon von Haus aus eine Anzahl an Verbindungspunkten an (von einem bis zu fünf pro Kante, wie in der ersten Grafik zu sehen ist).

Verbindungspunkte
Abbildung 7: Verbindungspunkte

 

Um einen weiteren Verbindungspunkt auf der Kante hinzuzufügen, ist es notwendig, im Menü das Symbol für Verbindungspunkt auszuwählen.

Verbinder auswählen
Abbildung 8: Verbinder auswählen

 

 

Verbinder setzen
Abbildung 9: Verbinder setzen

 

Der Trick besteht darin, anschließend noch zusätzlich die „Strg“ Taste zu drücken um den Punkt dann zu setzen(hier lila angezeigt).

Tipp 6: Blatt erweitern

Das Zeichenblatt lässt sich durch das Drücken der „Strg“ Taste und dem Fahren mit der Maus über die Kante beliebig erweitern.

Zeichenblatt erweitern
Abbildung 10: Zeichenblatt erweitern

 

Tipp 7: Präzise Veränderungen

Mit den Pfeiltasten lassen sich Objekte schnell und einfach verschieben. Jedoch kann es passieren, dass die Steuerung nicht präzise genug ist. Hierdurch entsteht keine gerade Linie, sondern eine ungewünschte Ausprägung in die andere Richtung.

 

Knick im Verbinder
Abbildung 11: Knick im Verbinder

 

Was hier hilft, ist das Drücken der „Strg Taste“ + Pfeiltasten. Hierdurch fällt die Bewegung wesentlich geringer aus, sodass man mit vielen kleinen Schritten die Objekte justieren kann.

Tipp 8: Gruppieren von mehreren Shapes zu einem

Positives Feedback haben wir in der Praxis dafür bekommen, dass jede Aktivität mit einer ID belegt wurde. Sinnvoll ist hier, zwei Objekte zu einem Objekt zu gruppieren.

Gruppierung von mehreren Objekten
Abbildung 12: Gruppierung von mehreren Objekten

 

Hierdurch werden die Objekte zusammen bewegt. Ein mühseliges Nachziehen des ID Feldes wird so vermieden.

Nützliche Shortcuts für das Arbeiten mit BPMN Visio Shapes

Hier noch meine Shortcuts, die ich in Visio und anderen Office Tools dauernd verwende:

  • Strg + A → Alles markieren
  • Strg + C → Kopieren
  • Strg + V → Einfügen
  • Strg + Alt + V → Einfügen ohne Formatierung
  • Strg + Z → rückgängig
  • Strg + Y → rückgängig aufheben
  • F2 → Text ändern
  • Escape → Aktion abbrechen
  • Mit Shift-Taste gedrückt Objekte verschieben: Nur Verschieben im 90 Grad Winkel (3, 6, 9 und 12 Uhr) möglich

Mit Strg-Taste gedrückt Objekte verschieben: Erstellt eine Kopie

Die oberen beiden Shortcuts lassen sich auch gut kombinieren.

STRG + Shift in Verbindung mit den folgenden Maus-Aktionen:

  • Klick mit linker Maustaste: Zoom in
  • Klick mit rechter Maustaste: Zoom out
  • Rahmen aufziehen mit der linken Maustaste: Zoom stellt sich so ein, dass der Inhalt des Rahmens den ganzen Bildschirm ausfüllt
  • Mit rechter Maustaste gedrückt die Maus verschieben: Wie eine Greifhand, die das Blatt verschiebt

 

Fazit:

Bei der Anforderungsanalyse und Konzeption von Geschäftsprozessen sind die Visio BPMN Shapes inzwischen ein fester Bestandteil. Diese Tipps und Tricks helfen hoffentlich bei der Arbeit mit den Visio BPMN Shapes, um schneller zum Ziel zu kommen. Die Meisten der Tipps, Tricks und Shortcuts sind auch für andere Visio Shapes nutzbar.

Wir freuen uns über weitere nützliche Tipps und Tricks aus der täglichen Arbeit mit Visio Shapes. Wer noch weitere nützliche Tipps kennt, kann sie gerne in den Kommentaren ergänzen.


 

Link zum Download Visio BPMN Shapes: https://blog.doubleslash.de/einfache-visio-vorlage-fur-bpmn-zum-download/

 

Mehr zum Thema Anforderungsanalyse erfahren Sie hier

 

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